Как в 1С сделать табель учета рабочего времени на всех сотрудников

Табель учета рабочего времени — основание для расчета зарплаты, поэтому в 1С он должен формироваться корректно для всех сотрудников без ручных правок. В типовых конфигурациях (1С:Зарплата и управление персоналом 8, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) табель строится автоматически на основе графиков работы и документов отклонений: отпусков, больничных, командировок, прогулов.

Если в табеле появляются пустые строки, неправильные часы или пропавшие сотрудники, причина почти всегда в настройках: не заполнен график, не проведен документ отсутствия или не назначено плановое начисление. Ниже разобран полный порядок — от подготовки данных до печати унифицированной формы Т-13 и проверки результата.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 как наиболее распространенную конфигурацию, но логика действий аналогична в КА и ERP. В 1С:Бухгалтерии 8 табель как отдельный документ отсутствует — там учет времени ведется укрупненно через начисление зарплаты.

Что должно быть настроено до формирования табеля

Табель в 1С — это не самостоятельный документ, который заполняют вручную, а результат обработки данных. Программа собирает его из трех источников: графиков работы сотрудников, кадровых документов (приемы, переводы, увольнения) и документов отклонений от графика. Если хотя бы один источник не заполнен, табель будет неполным или неверным.

Проверьте справочник «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка — Графики сотрудников»). Для каждого режима работы в организации должен существовать свой график: пятидневка 40 часов, сменный график 2/2, график неполного рабочего времени и так далее. В графике указывается шаблон заполнения, расписание рабочего времени и учитываемые праздничные дни.

Убедитесь, что каждому сотруднику график назначен — это делается при приеме на работу в документе «Прием на работу» или отдельным документом «Изменение графика работы списком» при переводе на другой режим. Сотрудник без назначенного графика в табель не попадет вовсе или попадет с пустыми ячейками.

Как ввести графики работы для всех сотрудников

Откройте раздел «Настройка — Графики сотрудников» и создайте нужные графики. Для стандартной пятидневки укажите шаблон «По дням недели», задайте рабочие дни с понедельника по пятницу и время, например с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед. Обязательно поставьте признак учета производственного календаря — тогда праздничные дни будут автоматически исключаться из рабочего времени.

Для сменных режимов используйте шаблон «Циклический» и задайте длину цикла: например, два рабочих дня по 11 часов, затем два выходных. Проверьте итоговую норму часов за месяц — она отображается внизу формы графика и должна соответствовать производственному календарю для полной ставки.

После создания графиков массово назначьте их сотрудникам через документ «Изменение графика работы списком» (раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения» или журнал «Все кадровые документы»). Это особенно удобно при первоначальном заполнении базы, когда графики нужно проставить сразу всему штату.

Как зарегистрировать отсутствия и отклонения от графика

Все неявки оформляются только документами — ручная правка табеля в 1С:ЗУП не предусмотрена и считается нарушением методики учета. Отпуск регистрируется документом «Отпуск», болезнь — документом «Больничный лист», служебная поездка — «Командировка», неявка по невыясненной причине — «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Зарплата — Все отсутствия».

Документы отклонений автоматически вытесняют рабочее время по графику: вместо буквенного кода «Я» (явка) в табеле появятся «ОТ», «Б», «К» или «НН». Проведите все документы за месяц до формирования табеля — иначе отсутствия отразятся как явки, и зарплата будет завышена.

Работу сверх графика оформляйте документом «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни» из раздела «Зарплата». Эти документы добавляют в табель код «РВ» и дополнительные часы, которые затем участвуют в оплате по повышенным ставкам.

Как сформировать табель Т-13 на всех сотрудников

Когда данные готовы, откройте раздел «Зарплата — Отчеты по зарплате» и выберите отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно календарный месяц), организацию и при необходимости подразделение. Оставьте отбор по подразделению пустым, чтобы в отчет попали все сотрудники организации.

Нажмите «Сформировать». Программа выведет унифицированную форму Т-13: по каждому сотруднику — табельный номер, должность, буквенные коды и часы по каждому дню месяца, итоги за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом. Форму можно сразу распечатать или сохранить в файл через кнопку «Сохранить».

Если нужна неунифицированная форма или сводная аналитика, используйте отчеты «Табель (по дням)» и «Анализ неявок» из того же раздела. Они удобны для внутренней проверки, тогда как Т-13 предназначен для подписания и хранения как первичный документ.

1. 1
   Заполните производственный календарь на нужный год: «Настройка — Производственные календари»
2. 2
   Создайте и проверьте графики работы: «Настройка — Графики сотрудников»
3. 3
   Назначьте графики всем сотрудникам через приемы или документ «Изменение графика работы списком»
4. 4
   Проведите все документы отсутствий и сверхурочной работы за месяц
5. 5
   Откройте «Зарплата — Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени (Т-13)»
6. 6
   Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать» и сверьте итоги

Проверка табеля перед расчетом зарплаты

Перед начислением зарплаты сверьте табель с первичными документами. Сопоставьте количество отработанных дней по каждому сотруднику с ожидаемым: у сотрудника на полной ставке без отсутствий оно должно совпадать с числом рабочих дней по производственному календарю. Любое отклонение должно объясняться конкретным проведенным документом.

Обратите внимание на сотрудников, принятых или уволенных в середине месяца: табель должен показывать их время только с даты приема или до даты увольнения. Если уволенный сотрудник продолжает «работать» в табеле, проверьте дату и проведение приказа об увольнении.

Дополнительно полезно сформировать отчет «Остатки отпусков» и «Начисления и удержания» после расчета зарплаты и убедиться, что оплата по окладу соответствует отработанному времени из табеля. Расхождение между табелем и начислением — верный признак непроведенного документа или неверного графика.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник на полной ставке без отсутствий

Норма

Отработанные дни и часы совпадают с производственным календарем

Тревожный признак

Дней меньше или больше нормы без документа-основания

Сотрудник в отпуске часть месяца

Норма

В дни отпуска стоит код «ОТ», остальные дни — «Я»

Тревожный признак

Весь месяц заполнен явками — отпуск не проведен

Уволенный сотрудник

Норма

Ячейки после даты увольнения пустые

Тревожный признак

После увольнения продолжают идти явки

Итоговые часы за месяц

Норма

Совпадают с данными документа «Начисление зарплаты и взносов»

Тревожный признак

Табель и начисление показывают разное время

Особые ситуации: сменные графики, совместители, дистанционные работники

Для сотрудников со сменным графиком важно, чтобы цикл графика был задан корректно и не «уезжал» от месяца к месяцу. Проверяйте таких сотрудников отдельно: их норма часов может отличаться от пятидневки, и это нормально при суммированном учете рабочего времени, если в настройках графика включен соответствующий признак.

Внутренние совместители отображаются в табеле отдельной строкой по каждому месту работы — это правильно, объединять их не нужно. Внешние совместители включаются в табель вашей организации только по времени, отработанному у вас.

Для дистанционных сотрудников механизм тот же: назначьте им график, соответствующий договоренности о режиме работы. Если режим свободный и учет ведется по фиксированному окладу, обычно используют стандартную пятидневку — табель при этом носит формальный характер, но для кадрового учета обязателен.

Типовые проблемы и их решение

Если сотрудник не попадает в табель, проверьте три вещи: проведен ли прием на работу, назначен ли график и не попадает ли дата приема позже формируемого периода. Чаще всего причина — отсутствующий график.

Если в табеле вместо кодов стоят прочерки или нули, обновите производственный календарь и переформируйте график: откройте график, нажмите «Заполнить» и сохраните. После этого табель пересчитается автоматически.

Если отсутствие отражается неверным кодом (например, отпуск показан как «НН»), откройте документ отсутствия и проверьте вид отсутствия — возможно, выбран неправильный тип. Исправьте и перепроведите документ, затем переформируйте отчет.

Формируйте табель дважды: в середине месяца — для промежуточной проверки отклонений, и после закрытия всех документов — как итоговый документ для подписи. Так ошибки выявляются до расчета зарплаты, а не после выплаты.

FAQ

Можно ли в 1С:ЗУП заполнить табель вручную, без документов?

Нет, типовая методика не предусматривает ручного ввода табеля. Все отклонения от графика оформляются документами, иначе данные табеля разойдутся с начисленной зарплатой и кадровым учетом. Ручные правки печатной формы после выгрузки не отражаются в учете.

Как сформировать табель только по одному подразделению?

В отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)» перед формированием укажите нужное подразделение в поле отбора. В отчет попадут только сотрудники, числящиеся в этом подразделении на даты периода.

Почему у нового сотрудника пустой табель?

Наиболее частая причина — не назначен график работы. Откройте карточку сотрудника и проверьте поле «График работы». Если оно пустое, создайте документ «Изменение графика работы списком» или исправьте прием на работу, затем переформируйте отчет.

Что делать, если табель сформирован, а зарплата рассчитана неверно?

Сначала сверьте отработанное время в табеле и на закладке «Начисления» документа «Начисление зарплаты и взносов». Если время совпадает, а сумма нет — проверяйте размер оклада и показатели расчета. Если время различается — ищите непроведенные или измененные задним числом документы отсутствий.

Нужно ли формировать табель, если в организации несколько сотрудников?

Да. Обязанность работодателя вести учет фактически отработанного времени не зависит от численности штата. В 1С это не требует дополнительных усилий: отчет формируется автоматически по тем же данным, что используются для расчета зарплаты.

Как распечатать табель Т-13 для подписи?

Сформируйте отчет и нажмите кнопку печати в панели инструментов формы или сохраните таблицу в файл Excel или PDF через меню «Файл — Сохранить копию». Подписывает табель руководитель подразделения и работник кадровой службы.