Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С сделать проводку на забалансовый счет
Пошаговая инструкция: как сделать проводку на забалансовый счет в 1С:Бухгалтерии 8.3 через операцию вручную и документы, как проверить результат и избежать ошибок.
Забалансовые счета применяются для учета имущества и обязательств, которые не принадлежат организации, но находятся в её пользовании или на ответственном хранении: арендованных основных средств, МЦ на хранении, арендованных помещений, полученных и выданных обеспечений. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такие записи формируются либо типовыми документами, либо вручную через документ «Операция».
Ключевая особенность забалансового учета — отсутствие двойной записи. Проводка делается только по дебету или только по кредиту забалансового счета без корреспонденции с другим счетом. Именно это чаще всего вызывает вопросы у бухгалтеров, привыкших к классическим проводкам вида Дт 01 — Кт 60.
Ниже разобраны оба способа: через типовые документы и через ручную операцию, а также настройка плана счетов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых забалансовый учет «не сходится».
Что такое забалансовые счета и когда они нужны
Забалансовые счета — это счета, остатки по которым не включаются в баланс организации. В плане счетов 1С они имеют признак «Забалансовый» и в типовой поставке начинаются с нуля: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 010 «Износ основных средств» и другие.
Типовые ситуации, когда нужна проводка на забалансовый счет: получение арендованного имущества, прием товаров на комиссию или хранение, учет бланков строгой отчетности, отражение полученных гарантий и залогов, списание износа по полностью амортизированным ОС. Если организация арендует офис или склад, забалансовый учет обязателен — имущество должно где-то числиться.
Как убедиться, что счет настроен как забалансовый
Перед тем как делать проводку, откройте план счетов: раздел «Главное — План счетов». Найдите нужный счет и откройте его карточку. У забалансового счета должен быть установлен флажок «Забалансовый». У типовых счетов 001–012 он установлен по умолчанию.
Если вы создаете собственный забалансовый счет (например, для учета спецодежды в эксплуатации или имущества арендодателя по договорам), добавьте счет в план счетов, обязательно установите признак «Забалансовый» и настройте аналитику — субконто. Обычно это «Контрагенты», «Номенклатура», «Основные средства» или «Склады» в зависимости от предмета учета.
Без флажка «Забалансовый» программа будет требовать корреспондирующий счет при ручной операции или включит остаток в баланс, что исказит отчетность. Это одна из самых частых причин «странного» поведения самодельных счетов.
Проводка на забалансовый счет через документ «Операция»
Основной способ ручной проводки — документ «Операция». Перейдите в раздел «Операции — Операции, введенные вручную», нажмите «Создать» и выберите «Операция». В поле «Содержание» укажите смысл записи, например: «Принято на забалансовый учет арендованное помещение по договору № 12».
Нажмите «Добавить» в табличной части проводок. В колонке «Дебет» укажите забалансовый счет, например 001. Поле «Кредит» оставьте пустым — для забалансовой записи это нормально. После выбора счета появятся поля субконто: заполните контрагента-арендодателя, объект основных средств или договор — в зависимости от настроенной аналитики счета.
Введите сумму — оценочную стоимость имущества по договору или акту приема-передачи. Если стоимость в документах не указана, допускается учет в условной оценке (например, 1 рубль за объект) с количественным учетом. Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть».
Для выбытия имущества с забалансового учета создается зеркальная запись: счет указывается в колонке «Кредит», дебет остается пустым. Например, при возврате арендованного имущества — Кт 001 на ту же сумму, что была принята.
- 1Откройте «Операции — Операции, введенные вручную» и создайте документ «Операция»
- 2Заполните дату и содержание операции
- 3Добавьте строку: в «Дебет» укажите забалансовый счет (например, 001), «Кредит» оставьте пустым
- 4Заполните субконто: контрагент, объект, договор
- 5Укажите сумму по акту приема-передачи или договору
- 6Проведите документ и проверьте движения кнопкой «Дт/Кт»
Проводки через типовые документы
Часть забалансовых операций в 1С формируется автоматически стандартными документами, и ручная операция не нужна. Например, поступление товаров на комиссию оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия» и соответствующим договором — программа сама сделает запись по дебету 004.
Прием материалов в переработку (давальческое сырье) отражается документом поступления с видом операции «Материалы в переработку» — формируется проводка по дебету 003. ТМЦ на ответственном хранении (счет 002) в типовой конфигурации часто приходится отражать вручную через «Операцию», так как отдельного документа для этого нет.
Поэтому перед созданием ручной проводки проверьте, нет ли типового документа под вашу хозяйственную ситуацию. Автоматические проводки корректнее: они связаны с первичным документом, участвуют в отчетах и не ломаются при перепроведении.
Ручная операция или типовой документ
Подходит, если операция предусмотрена конфигурацией: комиссия, переработка. Проводки формируются автоматически и связаны с первичкой.
Подходит для аренды, хранения, гарантий, износа и нестандартных ситуаций. Требует внимательного заполнения субконто и сумм.
Для специфического учета (спецодежда, имущество арендодателя). Требует предварительной настройки плана счетов.
Как проверить результат
Сразу после проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» или «Показать проводки». Убедитесь, что запись сформирована по нужному счету, субконто заполнены, сумма верна и нет лишней корреспонденции.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету: раздел «Отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите забалансовый счет и период. В отчете должны быть видны оборот по вашей операции и итоговое сальдо в разрезе аналитики.
Дополнительно полезно проверить карточку счета по конкретному субконто — например, по контрагенту-арендодателю. Так вы убедитесь, что аналитика заполнена правильно и остаток «висит» на нужном объекте, а не на пустом значении субконто.
Как проверить результат
Одна строка: только Дт или только Кт забалансового счета, субконто заполнены
Пустые субконто, лишняя корреспонденция или неверная сумма
Оборот и сальдо соответствуют документу, аналитика детализирована
Сальдо на пустом субконто, сумма не совпадает с актом
Остатки забалансовых счетов не попадают в актив/пассив баланса
Сумма из забалансового счета увеличила валюту баланса — счет настроен неверно
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — попытка сделать двойную запись с забалансовым счетом, например Дт 001 — Кт 60. Такая проводка методологически неверна: забалансовый учет ведется простой записью. Вторая частая проблема — незаполненные субконто, из-за чего остатки невозможно сверить с контрагентом или инвентаризировать.
Еще одна ошибка — завышенная или заниженная оценка. Стоимость арендованного имущества берется из договора или акта приема-передачи, а не из головы. Если в документах оценки нет, зафиксируйте порядок условной оценки в учетной политике.
При выбытии имущества сумма списания должна совпадать с суммой оприходования по тому же субконто. Если списать по другой аналитике или сумме, на счете останется «хвост», который потом придется искать и исправлять.
Особые случаи: счет 010 и собственные счета
Счет 010 «Износ основных средств» используется для начисления износа по объектам, не амортизируемым в обычном порядке (например, по жилищному фонду). Проводка делается вручную через «Операцию»: Дт 010 без корреспонденции, обычно в конце года на сумму годового износа.
Если типовых счетов не хватает, создайте собственный забалансовый счет в плане счетов с кодом, не занятым типовой поставкой (часто используют коды с буквами или дополнительные числовые). Установите признак «Забалансовый», добавьте нужные субконто и при необходимости включите количественный учет — тогда в отчетах будет видно и количество объектов, и сумму.
Учтите ограничение: самодельные счета не участвуют в типовых регламентных операциях и отчетах конфигурации, поэтому весь учет по ним ведется только ручными операциями. Это приемлемо для внутреннего управленческого контроля, но требует дисциплины при вводе документов.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сделать проводку Дт 001 — Кт 60 для арендованного имущества?
Нет. Забалансовые счета ведутся по простой схеме без двойной записи: имущество принимается записью только по дебету 001, а выбывает — записью только по кредиту 001. Корреспонденция с балансовыми счетами для забалансового учета не предусмотрена методологией.
Почему 1С не дает провести операцию без кредитового счета?
Если программа требует заполнить кредит, скорее всего, у выбранного счета не установлен признак «Забалансовый». Проверьте карточку счета в плане счетов («Главное — План счетов»). У типовых счетов 001–012 признак установлен по умолчанию, у самодельных его нужно поставить вручную.
По какой стоимости принимать арендованное имущество на счет 001?
По стоимости, указанной в договоре аренды или акте приема-передачи. Если оценка в документах отсутствует, допускается условная оценка (например, 1 рубль за объект) с ведением количественного учета. Выбранный способ оценки закрепите в учетной политике.
Как списать имущество с забалансового счета при возврате арендодателю?
Создайте документ «Операция» и сделайте запись по кредиту забалансового счета (например, Кт 001) с теми же субконто и суммой, что были при принятии к учету. Если аналитика или сумма отличаются, на счете останется остаток, который придется исправлять отдельно.
Попадают ли забалансовые счета в бухгалтерский баланс?
Нет, остатки забалансовых счетов не включаются в валюту баланса. Сведения о них раскрываются в справках к балансу и пояснениях. Если остаток вашего счета попал в баланс — проверьте, установлен ли у него признак «Забалансовый».
Нужно ли делать забалансовые проводки при комиссионной торговле?
Да, но обычно не вручную. При поступлении товаров от комитента документ «Поступление» с соответствующим видом операции и договором комиссии автоматически формирует запись по дебету 004, а при реализации — списание с кредита 004. Ручная операция нужна только для нестандартных ситуаций.
Что важно запомнить
Проводка на забалансовый счет делается через «Операции, введенные вручную» простой записью: счет указывается только в дебете (принятие) или только в кредите (выбытие), без корреспонденции. Проверьте признак «Забалансовый» у счета, заполните субконто и сумму по первичным документам, а результат контролируйте оборотно-сальдовой ведомостью по счету.