Как в 1С сделать платежное поручение самозанятому

Оплата услуг самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход, НПД) в 1С оформляется обычным платежным поручением, но с рядом особенностей: контрагент заводится как физическое лицо, НДС в платежке не выделяется, а в назначении платежа важно корректно указать основание оплаты. Ошибки на любом из этих этапов приводят к возврату платежа банком или вопросам налоговой.

Инструкция ниже подходит для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и в целом применима к «Управлению нашей фирмой» и «Комплексной автоматизации» — отличаются только названия отдельных команд интерфейса. Порядок действий: завести контрагента с правильным видом, проверить его статус самозанятого, создать платежное поручение, заполнить реквизиты и отправить в банк.

Проверка статуса самозанятого перед оплатой

До создания платежного поручения убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован плательщиком НПД. Это делается бесплатно на сайте ФНС через сервис проверки статуса налогоплательщика НПД по ИНН. Введите ИНН исполнителя и дату, на которую проверяется статус, — сервис покажет, действует ли регистрация.

Проверку стоит выполнять на дату оказания услуги или на дату оплаты. Если самозанятый снялся с учета, а вы оплатили ему как плательщику НПД, у налоговой могут возникнуть вопросы к обоснованности расхода и к тому, не является ли выплата доходом физлица с необходимостью удержания НДФЛ.

Дополнительное ограничение: самозанятый не может оказывать услуги работодателю, у которого состоял в трудовых отношениях менее двух лет назад. Если исполнитель — ваш бывший сотрудник, проверьте этот срок до оплаты, иначе доход исполнителя будет переквалифицирован, а компании доначислят НДФЛ и взносы.

Создание контрагента-самозанятого в 1С

Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. Ключевой момент — вид контрагента: выберите «Физическое лицо», а не «Юридическое лицо» и не «Индивидуальный предприниматель». Самозанятый не является ИП (если только он не совмещает НПД со статусом ИП — тогда уточните, в каком качестве он выступает по вашему договору).

Заполните ФИО, ИНН (12 знаков), при необходимости — адрес и контакты. ИНН обязателен: он понадобится и для платежного поручения, и для сверки чека. Данные паспорта вносить в карточку контрагента не требуется — для оплаты по НПД достаточно ИНН и банковских реквизитов.

В карточке контрагента добавьте банковский счет: раздел «Банковские счета» → «Создать». Укажите номер счета (20 знаков) и БИК банка — 1С подтянет наименование и корсчет банка автоматически по классификатору. Самозанятые часто просят оплату на карту: в этом случае запросите у исполнителя полные реквизиты счета, к которому привязана карта, — платить по номеру карты из юридического лица нельзя.

Оформление договора и основания платежа

В карточке контрагента создайте договор: вкладка «Договоры» → «Создать». Вид договора — «С поставщиком». В поле наименования укажите номер и дату договора оказания услуг или подряда. Если договор не заключался, а услуга оформлена счетом или актом, договор в 1С все равно заводится — как «безномерной» или по реквизитам счета.

Письменный договор с самозанятым формально не обязателен, если есть чек НПД, но для обоснования расходов в налоговом учете компании договор или хотя бы счет-заявка настоятельно рекомендуются. В спорной ситуации именно комплект «договор + акт + чек из „Мой налог“» подтверждает реальность расхода.

Создание платежного поручения

Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Платежные поручения» и нажмите «Создать». Заполните поля в следующем порядке:

• Получатель — выберите созданного контрагента-физлицо; программа подставит его банковский счет.
• Сумма — сумма оплаты по договору или счету.
• Ставка НДС — установите «Без НДС». Самозанятые НДС не платят, и выделение налога в платежке — грубая ошибка.
• Очередность платежа — обычно 5 (оплата по договору).
• Назначение платежа — см. следующий раздел.

Проверьте, что в поле «Счет получателя» указан именно банковский счет самозанятого, а банк определился по БИК корректно. Если у контрагента несколько счетов, выберите нужный вручную из выпадающего списка.

1. 1
   Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
3. 3
   Добавьте банковский счет получателя по номеру счета и БИК
4. 4
   Создайте договор с видом «С поставщиком»
5. 5
   Создайте платежное поручение, ставка НДС — «Без НДС»
6. 6
   Заполните назначение платежа с реквизитами договора
7. 7
   Отправьте платежку в банк и проверьте исполнение по выписке
8. 8
   Получите от самозанятого чек из приложения «Мой налог»

Как заполнить назначение платежа

Назначение платежа — самое проблемное поле. Рекомендуемый шаблон: «Оплата по договору № ___ от ___ за [наименование услуги]. НДС не облагается». Формулировка «НДС не облагается» (а не «без НДС» или «НДС 0%») корректно отражает, что исполнитель — плательщик НПД и налог не применяется в принципе.

Не указывайте в назначении слова «заработная плата», «вознаграждение сотруднику» и подобные — это создает риск переквалификации выплаты в оплату труда. Также избегайте пустого или шаблонного назначения вроде «оплата услуг» без ссылки на договор: банк по правилам комплаенса может запросить пояснения.

Если платеж авансовый, добавьте слово «аванс»: «Авансовый платеж по договору № ___ от ___. НДС не облагается». Это важно для последующего закрытия аванса актом и чеком.

Отправка в банк и контроль исполнения

Если у вас настроен обмен с банком (1С:ДиректБанк), нажмите «Отправить в банк» прямо из платежного поручения — документ уйдет на исполнение без выгрузки файла. При обмене через файл используйте «Выгрузить в банк» и импортируйте файл в клиент-банк.

После исполнения платежа загрузите банковскую выписку («Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Загрузить»). 1С создаст документ «Списание с расчетного счета» и свяжет его с платежным поручением. Убедитесь, что в документе списания корректно указана статья расходов и договор — от этого зависит попадание затрат в налоговый учет.

Если платежка отправлена, но деньги не списались, проверьте статус документа в системе обмена с банком: возможные причины — неверные реквизиты, недостаток средств или отказ банка по комплаенсу. Не создавайте дубль платежного поручения, пока не получен окончательный статус первого.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус платежки в 1С

Норма

«Оплачено», есть связанное списание с расчетного счета

Тревожный признак

Статус «Отправлено» долго не меняется или платеж отклонен банком

Выписка банка

Норма

Списание на сумму платежки, получатель — самозанятый

Тревожный признак

Списания нет или сумма вернулась на счет

Чек НПД

Норма

Чек сформирован в «Мой налог» на дату получения оплаты, сумма совпадает

Тревожный признак

Чека нет, сумма или дата не совпадают с оплатой

Чек самозанятого и закрытие расхода в учете

После получения оплаты самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его вам (PDF или ссылку/QR-код). Запросите чек сразу — это обязанность исполнителя, но контролировать ее исполнение в интересах заказчика. Без чека расход для налога на прибыль или УСН подтвержден слабо.

В 1С отразите поступление услуги документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги». В качестве подтверждающего документа приложите чек НПД (в программе можно хранить файл чека в карточке документа). Счет-фактура от самозанятого не выставляется и не требуется — НДС нет.

Сверьте три суммы: платежное поручение, акт и чек должны совпадать. Расхождения (например, чек на меньшую сумму, чем оплата) — повод запросить у исполнителя корректировку чека или возврат разницы.

Частые вопросы

Можно ли платить самозанятому на карту по номеру карты?

Нет. Организация и ИП перечисляют оплату только на банковский счет по полным реквизитам (номер счета, БИК). Попросите исполнителя прислать реквизиты счета, к которому привязана карта, — их можно получить в приложении его банка.

Что указывать в поле НДС платежного поручения?

Ставку «Без НДС», а в назначении платежа — фразу «НДС не облагается». Самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому выделять налог или писать «НДС 0%» нельзя.

Нужен ли с самозанятым письменный договор?

Формально чек НПД сам по себе подтверждает сделку, но для налогового учета расходов рекомендуется договор или счет плюс акт. Комплект «договор + акт + чек» снимает большинство вопросов при проверке.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Направьте письменный запрос. Формирование чека — обязанность исполнителя, за нарушение которой ему грозит штраф. Если чек так и не получен, расход в налоговом учете лучше не признавать либо подтверждать иными документами (договор, акт, переписка), понимая риск спора с налоговой.

Можно ли оплатить самозанятому, который раньше был нашим сотрудником?

Только если с момента увольнения прошло не менее двух лет. Иначе доход по НПД от бывшего работодателя не считается объектом налога на профессиональный доход, и выплату переквалифицируют в оплату труда с доначислением НДФЛ и взносов.

Как отразить аванс самозанятому в учете?

Платежное поручение оформляется так же, в назначении добавьте слово «аванс». В учете сумма висит как аванс выданный до получения акта и чека; после закрытия услуги аванс зачитывается документом поступления.