Как в 1С сделать ПКО (приходный кассовый ордер)

Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации: оплата от покупателя, возврат подотчетных сумм, взнос учредителя, выручка с торговой точки. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Поступление наличных» (в старых релизах — «Приходный кассовый ордер») и находится в разделе «Банк и касса».

От корректного заполнения ПКО зависят кассовая дисциплина, правильность взаиморасчетов с контрагентами и отсутствие претензий при налоговой проверке. Ошибка в виде операции или счете учета приводит к неверным проводкам и расхождениям в отчетности, которые потом приходится искать вручную.

Ниже разобран полный порядок создания ПКО: от выбора вида операции до печати унифицированной формы КО-1, а также типичные ошибки и способы проверки результата.

Где находится ПКО в 1С и как его создать

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» в левом меню и перейдите в журнал «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите «Поступление наличных» — это и есть приходный кассовый ордер. Если вид операции по умолчанию подходит под вашу ситуацию (например, «Оплата от покупателя»), можно нажать кнопку «Поступление наличных» прямо на панели журнала.

Документ откроется в новой форме. Обязательные поля подсвечены красными точками: программа не даст провести ПКО без их заполнения. Дата документа должна совпадать с фактической датой приема денег в кассу — задним числом ПКО оформлять нельзя, это нарушение кассовой дисциплины.

В конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» документ также находится в разделе кассовых операций, но называется «Приходный кассовый ордер» или «Поступление денег». Логика заполнения везде одинаковая.

1. 1
   Откройте «Банк и касса → Кассовые документы» и нажмите «Создать → Поступление наличных»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
3. 3
   Заполните контрагента, сумму, счет учета и статью движения денежных средств
4. 4
   Укажите основание: номер и дату договора, счета или расписки
5. 5
   Проведите документ кнопкой «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте форму КО-1, подпишите у главного бухгалтера и выдайте квитанцию внесшему деньги

Выбор вида операции: от чего зависят проводки

Вид операции — ключевое поле ПКО: именно оно определяет, какие счета будут задействованы и какие поля появятся в форме. Основные варианты:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки за товары и услуги; проводка Дт 50.01 Кт 62.01 (либо Кт 62.02, если это аванс);
• Возврат от подотчетного лица — сотрудник вернул неизрасходованный аванс; Дт 50.01 Кт 71;
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчетного счета в кассу; Дт 50.01 Кт 51;
• Взнос учредителя — вклад в уставный капитал или финансовая помощь; Дт 50.01 Кт 75 (или 66/67 при займе);
• Прочее поступление — свободная корреспонденция, счет кредита выбирается вручную.

Если выбрать неверный вид операции, документ проведется, но взаиморасчеты «повиснут»: например, оплата покупателя, проведенная как «Прочее поступление», не закроет задолженность по счету 62, и в актах сверки появится фиктивный долг.

Заполнение полей документа

Поле «Контрагент» заполняется из справочника контрагентов — для оплаты от покупателя, возврата займа или взноса учредителя. Если деньги вносит физическое лицо — сотрудник, в операции «Возврат от подотчетного лица» выбирается элемент справочника «Физические лица». При получении наличных из банка контрагент не нужен — указывается расчетный счет организации.

Сумма вводится в рублях. Если оплата от покупателя идет по договору в валюте, программа пересчитает сумму по курсу на дату документа — проверьте, что курс в базе актуален. Поле «Статья движения денежных средств» обязательно для корректного отчета о движении денежных средств (ОДДС): выберите статью из справочника, например «Оплата от покупателей» или «Возврат от подотчетных лиц».

В поле «Основание» (или «Приложение») укажите реквизиты документа-основания: «Оплата по счету № 15 от 12.03», «Возврат подотчетной суммы по авансовому отчету № 8». Этот текст попадет в печатную форму КО-1, и при проверке кассовой дисциплины именно по нему инспектор будет судить об обоснованности приема денег.

Документ расчетов и счет авансов

В операции «Оплата от покупателя» доступно поле «Документ расчетов» и переключатель способа зачета: «Автоматически», «Аванс» или «По документу». Режим «Автоматически» подходит для большинства случаев — программа сама закроет самый ранний долг. Если оплата должна закрыть конкретную реализацию, переключитесь на «По документу» и подберите нужную отгрузку вручную.

Проведение и проверка проводок

После заполнения нажмите «Провести». Стандартная проводка для оплаты от покупателя — Дт 50.01 «Касса организации» Кт 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» на панели документа и убедитесь, что счета и субконто соответствуют вашей учетной политике.

Дополнительно проверьте результат через отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50» покажет увеличение остатка в кассе, а «Анализ субконто» по контрагенту — уменьшение задолженности покупателя. Если в кассе после проведения образовался отрицательный остаток (красное сальдо), значит, расходные документы были проведены раньше приходных — восстановите хронологию документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 50.01 и корректный счет кредита по виду операции

Тревожный признак

Счет кредита не соответствует операции или пустое субконто

ОСВ по счету 50 за день документа

Норма

Остаток в кассе положительный и увеличился на сумму ПКО

Тревожный признак

Отрицательное сальдо или сумма не изменилась

Взаиморасчеты с контрагентом

Норма

Задолженность покупателя уменьшилась на сумму оплаты

Тревожный признак

Долг не закрыт — неверный вид операции или документ расчетов

Печатная форма КО-1

Норма

Заполнены основание, сумма прописью, подписи

Тревожный признак

Пустые поля, нет суммы прописью, не выделена квитанция

Печать формы КО-1 и подписи

Из проведенного документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма состоит из двух частей: самого ордера, который остается в бухгалтерии, и отрывной квитанции, которую кассир выдает лицу, внесшему деньги. Сумма в форме выводится прописью автоматически.

ПКО подписывает главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) и кассир; на квитанции ставится печать организации, если она используется. Ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), если организация его ведет. Если в компании применяется электронный документооборот кассовых документов, настройки подписания задаются в учетной политике.

Печатайте и подписывайте ПКО в день приема денег, а не пакетом в конце месяца. При проверке кассовой дисциплины банк или налоговая сопоставляют даты ордеров с датами кассовой книги — расхождения трактуются как нарушение порядка ведения кассовых операций.

Типичные ошибки при оформлении ПКО

Самая частая ошибка — неверный вид операции. Например, возврат займа от сотрудника оформляют как «Оплату от покупателя», и в учете появляется фиктивная выручка от физического лица. Вторая распространенная проблема — неправильный документ расчетов: оплата зачтена не на ту реализацию, и по одной отгрузке висит долг, а по другой — переплата.

Третья группа ошибок касается дат и хронологии: ПКО проведен более поздней датой, чем расходный ордер на выдачу этих же денег, из-за чего в кассе возникает минус. Еще одна ошибка — пустое поле «Основание»: формально документ проводится, но при проверке такой ордер не подтверждает происхождение денег.

Особые сценарии: эквайринг, розничная выручка и валюта

Розничная выручка с торговой точки

Прием выручки из розничной точки оформляется операцией «Розничная выручка» с указанием склада (торговой точки). Проводка — Дт 50.01 Кт 90.01.1, при этом документ одновременно отражает и реализацию, и приход денег. Не создавайте отдельный ПКО «Оплата от покупателя» на розничную выручку — это задвоит доход.

Поступление оплаты по картам (эквайринг)

Оплата банковской картой — это не ПКО: деньги приходят на расчетный счет за вычетом комиссии банка. Используйте документ «Оплата платежной картой» в разделе кассовых документов. Оформление такого поступления через ПКО исказит остаток в кассе, которого физически не существует.

Валютные поступления

Наличная валюта принимается на счет 50.02 «Операционная касса» (или 50.01 с валютной аналитикой — зависит от настроек плана счетов). Убедитесь, что в кассе организации включен учет в валюте, иначе программа не даст выбрать валютную кассу. Курсовые разницы по валютной кассе пересчитываются регламентной операцией при закрытии месяца.

Частые вопросы

Можно ли изменить проведенный ПКО?

Да, но сначала отмените проведение кнопкой «Отменить проведение», внесите изменения и проведите документ заново. Если изменилась сумма или вид операции, перепечатайте форму КО-1 — старый распечатанный ордер должен быть заменен корректным.

Почему программа не дает провести документ?

Чаще всего не заполнено обязательное поле: контрагент, счет учета, статья ДДС или касса. Программа подсвечивает незаполненные поля. Также проверьте, не закрыт ли период датой запрета редактирования (раздел «Администрирование → Даты запрета изменения данных»).

Как оформить ПКО, если покупатель внес часть суммы наличными, а часть — на расчетный счет?

Создайте два документа: ПКО на наличную часть и «Поступление на расчетный счет» на безналичную. Оба документа привяжите к одному документу расчетов (реализации) — тогда задолженность закроется полностью и корректно.

Чем ПКО отличается от документа «Операция, введенная вручную»?

«Операция» создает только проводки и не формирует печатную форму КО-1, не участвует в кассовой книге и не ведет взаиморасчеты по документам. Для приема наличных всегда используйте именно ПКО — это требование кассовой дисциплины, а не только вопрос бухгалтерских записей.

Нужно ли пробивать кассовый чек при оплате от покупателя наличными?

Да, если организация обязана применять онлайн-ККТ: при расчете наличными с покупателем пробивается чек, а ПКО оформляет приход денег в кассу предприятия. Это два разных документа с разными функциями: чек фиксирует расчет, ордер — движение денег в кассе организации.

Как удалить ошибочно созданный ПКО?

Если документ не распечатан и деньги фактически не принимались, пометьте его на удаление через меню «Ещё → Пометить на удаление». Если ордер уже распечатан и зарегистрирован, удалять его нельзя — оформите сторнирующий расходный документ или исправление по правилам вашей учетной политики.