Как в 1С сделать напоминание о платежах

Контроль платежей — одна из самых частых задач в учёте: нужно вовремя оплатить поставщику, напомнить покупателю о долге или не пропустить срок по договору. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) для этого есть несколько механизмов — от встроенных напоминаний пользователя до автоматической рассылки писем по расписанию.

Выбор способа зависит от конфигурации, её версии и того, что именно нужно контролировать: входящие платежи от покупателей, исходящие платежи поставщикам или календарь платежей по договорам. Ниже разобраны рабочие варианты — от настройки без программирования до доработки через регламентные задания.

Какие задачи решают напоминания о платежах

Прежде чем настраивать, определите, какой именно платёж нужно контролировать. От этого зависит механизм:

• Дебиторская задолженность — покупатель не оплатил счёт или отгрузку, нужно напомнить менеджеру или самому клиенту.
• Кредиторская задолженность — компания должна поставщику, важно не допустить просрочки и штрафов по договору.
• Плановые платежи — аренда, кредиты, подписки, налоги с фиксированной датой.
• Предоплата по заказам — отгрузка разрешена только после оплаты, нужно отслеживать поступление денег.

Для разовых и личных задач подходят простые напоминания. Для регулярного контроля задолженности по всем контрагентам эффективнее отчёты с рассылкой. Для автоматических писем клиентам потребуется настройка учётной записи электронной почты и, возможно, небольшая доработка.

Личные напоминания пользователя

Самый простой способ — встроенный механизм напоминаний, который есть в большинстве конфигураций на платформе 8.3. В 1С:Бухгалтерии он доступен через «Администрирование» → «Настройки программы» → «Напоминания» (в некоторых версиях путь: «Администрирование» → «Общие настройки»). Включите флажок «Напоминания» — после этого у пользователей появится возможность создавать напоминания.

Создать напоминание можно из карточки документа: например, откройте «Счёт на оплату покупателю» и используйте команду «Напомнить» (обычно в меню «Ещё» или на панели). Укажите текст, дату и время срабатывания. В назначенный момент программа покажет всплывающее окно с текстом напоминания.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Напоминания» и включите механизм
2. 2
   Откройте документ (счёт, заказ, реализацию) и выберите команду «Напомнить»
3. 3
   Укажите текст, дату и время срабатывания
4. 4
   Сохраните — в указанное время появится всплывающее уведомление
5. 5
   Проверьте: напоминание видно в списке «Мои напоминания»

Ограничение способа: напоминание привязано к конкретному пользователю и сработает только если он запустил программу. Если бухгалтер в отпуске, никто напоминание не увидит. Для критичных платежей используйте рассылку на почту.

Контроль дебиторской задолженности через отчёты

Для регулярного контроля долгов покупателей используйте отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга» (в Бухгалтерии: «Отчёты» → «Задолженность покупателей по срокам долга»; в УТ и ERP — «Дебиторская задолженность» в разделе продаж или финансов). Отчёт группирует долги по интервалам просрочки: текущая задолженность, просрочка до 30 дней и далее.

Чтобы отчёт корректно определял просрочку, в договорах с контрагентами должен быть указан срок оплаты. Проверьте карточку договора: поле «Срок оплаты» или «Условия оплаты» заполняется в зависимости от конфигурации. Без этого программа не сможет отличить текущий долг от просроченного.

Сохраните настройку отчёта с нужными отборами (по организации, менеджеру, группе контрагентов) под понятным именем, например «Просроченная дебиторка для отдела продаж». Эта настройка понадобится для автоматической рассылки.

Автоматическая рассылка отчётов по расписанию

Рассылка отчётов — штатный способ получать «напоминание» о состоянии платежей на почту без доработок. В 1С:Бухгалтерии 3.0 механизм находится в разделе «Отчёты» → «Рассылки отчетов». В УТ 11 и ERP аналогичная функция есть в подсистеме рассылок.

Порядок настройки: создайте новую рассылку, добавьте в неё сохранённый вариант отчёта по задолженности, укажите получателей (адреса электронной почты ответственных), задайте расписание — например, каждый понедельник в 9:00. Для работы рассылки должна быть настроена учётная запись электронной почты в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Электронная почта» (путь зависит от конфигурации).

После настройки проверьте выполнение: дождитесь ближайшего срабатывания или запустите рассылку вручную кнопкой «Выполнить сейчас». Письмо с отчётом во вложении должно прийти на указанные адреса. Если письмо не пришло — проверьте журнал регистрации и корректность пароля почтовой учётной записи.

Напоминания по календарю платежей и договорам

В конфигурациях с подсистемой казначейства (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) есть «Календарь платежей» и заявки на расходование денежных средств. Заявка создаётся на плановый платёж, содержит дату оплаты, сумму и контрагента. Ответственный видит список неоплаченных заявок и может отсортировать их по сроку.

Для контроля используйте рабочее место «Платёжный календарь»: просроченные и приближающиеся платежи выделяются визуально. Настройте отбор по датам «на ближайшие 7 дней» — это фактически и есть напоминание о предстоящих оплатах. Сохраните настройку как вариант и добавьте в рассылку финансовому отделу.

В Бухгалтерии такой подсистемы нет — там плановые платежи (аренда, кредит) удобно контролировать через личные напоминания, привязанные к документам, либо через внешний календарь с повторяющимися событиями.

Доработка: автоматические письма через регламентное задание

Если нужно, чтобы программа сама отправляла письма клиентам о просроченной задолженности или уведомляла менеджера о приближении срока оплаты, потребуется доработка. Типовое решение: расширение конфигурации с регламентным заданием, которое по расписанию выбирает просроченные документы и отправляет письма через встроенный механизм работы с почтой.

Упрощённая логика такого задания:

• запросом выбрать документы с датой оплаты раньше текущей и ненулевым долгом;
• сгруппировать по ответственным менеджерам или контрагентам;
• сформировать текст письма с таблицей долгов;
• отправить через объект «ИнтернетПочтовоеСообщение» с использованием настроенного почтового профиля.

Процедура ОтправитьНапоминанияОПлатежах() Экспорт
  Профиль = РаботаСПочтовымиСообщениямиСлужебный.ИнтернетПочтовыйПрофиль(УчетнаяЗапись);
  Почта = Новый ИнтернетПочта;
  Почта.Подключиться(Профиль);
  Письмо = Новый ИнтернетПочтовоеСообщение;
  Письмо.Тема = "Напоминание о задолженности";
  Письмо.Получатели.Добавить(АдресПолучателя);
  Письмо.Тексты.Добавить(ТекстПисьма);
  Почта.Послать(Письмо);
  Почта.Отключиться();
КонецПроцедуры

Доработку делайте через расширение, а не изменение типовой конфигурации — так обновления будут устанавливаться без конфликтов. Если нет штатного разработчика, оцените, не дешевле ли обойтись рассылкой отчётов: во многих случаях её достаточно.

Типичные ошибки при настройке

Отдельно отметим файловый режим работы: регламентные задания (включая рассылки) выполняются только пока запущен сеанс, в котором разрешено их выполнение. Если бухгалтер закрывает программу вечером, ночная рассылка не сработает. В клиент-серверном режиме задания выполняет сервер — это надёжнее для автоматики.

Часто задаваемые вопросы