Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С сделать книгу доходов и расходов
Как сформировать книгу учёта доходов и расходов в 1С: настройка учётной политики, проверка документов, формирование КУДиР для УСН и ИП на патенте, типичные ошибки.
Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учёта для организаций и ИП на упрощённой системе налогообложения, а также для ИП на патенте. В типовых конфигурациях 1С («Бухгалтерия предприятия 8», «Управление нашей фирмой») книга формируется автоматически на основании введённых первичных документов, и задача пользователя сводится к правильной настройке учётной политики и корректному отражению операций.
Главная причина проблем с КУДиР — не сама процедура формирования, а качество первичных данных: неправильно указанный порядок признания доходов в документе оплаты, расходы, не принятые для целей налогового учёта, или операции, проведённые «не тем» документом. Поэтому работу с книгой стоит начинать с проверки настроек и заканчивать сверкой результата с банковскими выписками.
Проверьте, что ваша конфигурация и режим налогообложения поддерживают КУДиР
Книга доходов и расходов в типовой 1С:Бухгалтерии 8 формируется, если в настройках организации указана упрощённая система налогообложения (объект «Доходы» или «Доходы минус расходы») либо ИП применяет патентную систему. Если организация на общей системе, отчёт КУДиР ей не нужен — вместо него ведутся регистры налогового учёта по налогу на прибыль.
Откройте раздел «Главное» → «Налоги и отчёты» и убедитесь, что система налогообложения указана верно. Для УСН дополнительно проверьте объект налогообложения: от него зависит, какие разделы книги будут заполняться. При объекте «Доходы» расходная часть книги заполняется справочно и на налог не влияет, при объекте «Доходы минус расходы» порядок признания расходов становится критичным.
Настройте учётную политику и порядок признания доходов и расходов
Перейдите в «Главное» → «Настройки» → «Учётная политика». Для УСН здесь задаются ключевые параметры: порядок признания доходов (кассовый метод применяется по умолчанию), порядок признания расходов на товары (по мере реализации), расходы на материалы и услуги (после оплаты поставщику). Эти настройки определяют, какие суммы попадут в книгу и в каком периоде.
Дополнительно проверьте справочник «Статьи затрат» и номенклатурные группы: для расходов при УСН «доходы минус расходы» важно, чтобы в документах использовались статьи с правильным видом расхода. Расходы, не поименованные в перечне для УСН, в налоговую базу не включаются — в 1С это контролируется настройкой «Принимаемые / Не принимаемые» в аналитике затрат.
Как выбрать действие
Введите и проверьте первичные документы
Книга формируется из проведённых документов, поэтому до её построения убедитесь, что за отчётный период введены все поступления денег, реализации, поступления товаров и услуг, списания с расчётного счёта. Удобно загрузить банковскую выписку через обмен с клиент-банком — тогда платежи попадут в базу без ручного ввода и риска пропуска операций.
Ключевой момент для УСН — поле «Порядок отражения в НУ» в документах оплаты. В документе «Поступление на расчётный счёт» от покупателя доход признаётся автоматически на дату оплаты. Если оплата — аванс под будущую отгрузку, она всё равно попадает в доходы на дату поступления: это соответствует кассовому методу. Возвраты покупателям уменьшают доходы того периода, в котором выполнен возврат.
Для расходов при объекте «Доходы минус расходы» действует цепочка условий: товар должен быть оприходован, оплачен поставщику и (для товаров на перепродажу) реализован покупателю. Пока хотя бы одно условие не выполнено, расход в книгу не попадает. Проверить статус расхода можно в документе по кнопке с настройкой отражения в налоговом учёте УСН.
Выполните закрытие месяца и сформируйте книгу
Перед формированием книги выполните регламентные операции: «Операции» → «Закрытие месяца». Для УСН важны операции признания расходов и формирования записей книги. Без них отчёт может показать неполные данные, особенно по расходной части.
Далее откройте «Отчёты» → «Книга учёта доходов и расходов (УСН)». Укажите период — книга формируется нарастающим итогом с начала года за квартал, полугодие, девять месяцев или год. Нажмите «Сформировать». Программа построит разделы: I — доходы и расходы, II — расчёт расходов на основные средства (если есть), III — расчёт убытков.
- 1Проверьте систему налогообложения и объект УСН в «Главное» → «Налоги и отчёты»
- 2Настройте учётную политику: порядок признания доходов и расходов
- 3Введите все первичные документы за период, загрузите банковскую выписку
- 4Выполните «Закрытие месяца» за каждый месяц периода
- 5Откройте «Отчёты» → «Книга учёта доходов и расходов (УСН)», укажите период и сформируйте
- 6Сверьте итоги доходов с банковскими поступлениями и кассовыми операциями
- 7Распечатайте или сохраните книгу в PDF для хранения
Проверьте результат и исправьте расхождения
Первый контроль — итог доходов за период должен совпасть с суммой поступлений от покупателей по банку и кассе за вычетом возвратов и операций, не являющихся доходом (возврат займа, пополнение счёта собственными средствами, ошибочные зачисления). Если в книгу попали собственные переводы между счетами — проверьте вид операции в документах: переводы между своими счетами доходом не являются.
Второй контроль — расшифровка. Кликните по сумме в книге или используйте отчёт «Анализ учёта по УСН»: он покажет, из каких документов сложились признанные и непризнанные суммы. Это самый быстрый способ найти «зависший» расход или доход, отражённый не в том периоде.
Как проверить результат
Совпадает с поступлениями от покупателей за вычетом возвратов и не-доходных операций
Есть расхождение — ищите переводы между своими счетами или пропущенные оплаты
В книгу попали только оплаченные и реализованные товары
Расход отсутствует, хотя всё оплачено — проверьте документ реализации и закрытие месяца
Каждая строка содержит дату, номер документа и содержание операции
Строки без документов-оснований — признак ручных операций в обход типовых документов
Особенности для ИП на патенте и совмещении режимов
Для ИП на патентной системе в 1С предусмотрен отдельный отчёт — «Книга доходов ИП на ПСН». В неё включаются только доходы от патентной деятельности. Чтобы программа отличала их, в документах поступления оплаты указывайте вид деятельности или патент, к которому относится доход. Если признак не заполнен, доход может попасть не в ту книгу или не попасть никуда.
При совмещении УСН и патента ведутся две книги одновременно, а общие расходы (например, аренда офиса) распределяются пропорционально доходам. В 1С это распределение выполняется при закрытии месяца, но корректность пропорции стоит проверять вручную — ошибка в отнесении дохода к режиму исказит обе книги.
Хранение и представление книги в налоговую
КУДиР не сдаётся в налоговую инспекцию вместе с декларацией — её предъявляют только по требованию при проверке. Тем не менее книга должна быть сформирована и заверена: по итогам года её распечатывают, прошнуровывают, нумеруют страницы и подписывают. Электронная книга, ведущаяся в 1С, приравнивается к бумажной при условии возможности вывода на печать.
Сохраняйте книгу в PDF по итогам каждого квартала — это зафиксирует состояние данных на момент формирования. Если позже кто-то перепроведёт документы прошлых периодов, у вас останется контрольная версия для сравнения и объяснения разницы.
Что важно запомнить
Книга доходов и расходов в 1С строится автоматически из первичных документов: настройте учётную политику, корректно вводите оплаты и поступления, выполняйте закрытие месяца и формируйте отчёт из раздела «Отчёты». Итоги всегда сверяйте с банковской выпиской, а расхождения исправляйте через первичные документы, а не ручными правками регистров.
Частые вопросы о книге доходов и расходов в 1С
Почему в книгу не попал расход, хотя счёт поставщику оплачен?
При объекте «Доходы минус расходы» оплата — только одно из условий. Для товаров нужна ещё реализация покупателю, для материалов и услуг — документ поступления. Проверьте цепочку документов и выполните закрытие месяца: регламентная операция признания расходов УСН «подберёт» выполненные условия.
Нужно ли вести книгу, если объект УСН — «Доходы»?
Да, обязанность ведения книги не зависит от объекта налогообложения. Разница в том, что при объекте «Доходы» расходная графа заполняется справочно и на расчёт налога не влияет, но доходная часть должна быть полной и корректной.
Попадают ли в книгу переводы между своими расчётными счетами?
Нет, если в документе списания и поступления выбран вид операции «Перевод на другой счёт организации». Если такая сумма попала в доходы, проверьте вид операции в документе поступления — скорее всего, он указан как оплата от покупателя.
Можно ли сформировать книгу за прошлый год, если документы вводились с опозданием?
Да. Введите недостающие документы правильными датами, перепроведите закрытие месяца за все месяцы года и сформируйте книгу заново. Учтите, что изменение данных прошлых периодов может потребовать уточнённой декларации, если налог уже был рассчитан и уплачен.
Чем отличается книга в 1С:Бухгалтерии от книги в 1С:Управление нашей фирмой?
Принцип одинаков: книга строится из документов согласно настройкам налогообложения. В УНФ отчёт находится в разделе «Деньги» или «Отчёты», а настройка УСН выполняется в карточке организации. Логика признания доходов и расходов соответствует тем же правилам кассового метода.
Обязательно ли распечатывать книгу каждый квартал?
Нет, обязательная прошивка и подписание выполняются по итогам налогового периода (года). Промежуточные книги за кварталы удобно формировать для контроля авансовых платежей, но заверять их не требуется.