Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С сделать кассовый ордер: приходный и расходный
Как оформить приходный и расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии: пошаговые инструкции, виды операций, проводки, печать КО-1 и КО-2, типичные ошибки.
Кассовый ордер — это первичный документ, которым в 1С оформляется движение наличных денег через кассу организации. Приходный кассовый ордер (ПКО, унифицированная форма КО-1) фиксирует поступление наличных в кассу, расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2) — выдачу денег из кассы. В программах 1С оба документа создаются в разделе банковских и кассовых операций и формируют проводки по счёту 50 «Касса».
Работа с ордерами почти одинакова в 1С:Бухгалтерии, 1С:Управление нашей фирмой и других конфигурациях: отличаются названия пунктов меню и набор видов операций. Ниже приведены инструкции на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространённой конфигурации, с оговорками для других решений.
Главное, что нужно понять перед началом: вид операции внутри документа определяет, какие поля будут доступны и какие проводки сформируются. Ошибка на этом этапе — самая частая причина неверных движений по кассе, поэтому выбору вида операции уделено отдельное внимание.
Где в 1С находятся кассовые документы
В 1С:Бухгалтерии 8.3 журнал кассовых документов открывается через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Здесь в едином списке отображаются и приходные, и расходные ордера. Кнопки «Поступление наличных» и «Выдача наличных» на панели журнала создают документ нужного типа сразу, без выбора из общего списка.
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) путь выглядит как «Деньги» → «Касса» или «Деньги» → «Расход из кассы». В 1С:Комплексной автоматизации и ERP кассовые ордера находятся в разделе «Казначейство». Логика заполнения при этом сохраняется: вид операции, сумма, основание, проведение.
Если кнопки создания недоступны или раздел пуст, проверьте, что в учётной политике и функциональности программы включён учёт наличных операций, а у пользователя есть права на кассовые документы. В типовых конфигурациях кассовые операции доступны по умолчанию, но в доработанных базах права могли быть ограничены администратором.
Как оформить приходный кассовый ордер (ПКО)
Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы», нажмите «Поступление наличных». Программа предложит выбрать вид операции — от него зависит корреспондирующий счёт и набор полей. Наиболее востребованные варианты: «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке», «Розничная выручка», «Прочее поступление».
Заполните поля документа: номер и дату (подставляются автоматически, номер должен быть сквозным в пределах кассовой книги), контрагента или подотчётное лицо, договор при учёте по договорам, сумму, счёт учёта (например, 50.01 «Касса организации»), статью движения денежных средств. В поле «Принято от» укажите ФИО или наименование плательщика так, как это должно выглядеть в печатной форме, а в «Основание» — содержание операции, например «Оплата по договору № 12».
Нажмите «Провести». Для оплаты от покупателя сформируется проводка Дт 50.01 — Кт 62.01, для возврата подотчётных сумм — Дт 50.01 — Кт 71.01, для получения наличных с расчётного счёта — Дт 50.01 — Кт 51. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
- 1Откройте «Банк и касса → Кассовые документы» и нажмите «Поступление наличных»
- 2Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
- 3Заполните плательщика, сумму, основание и статью ДДС
- 4Проверьте автоматически сформированные проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 5Проведите документ и распечатайте форму КО-1
- 6Передайте квитанцию плательщику, ордер подшейте к кассовым документам
Как оформить расходный кассовый ордер (РКО)
В журнале «Кассовые документы» нажмите «Выдача наличных» и выберите вид операции: «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Взнос наличными в банк», «Выплата заработной платы», «Возврат покупателю», «Прочий расход». Как и в ПКО, вид операции определяет счёт кредита и обязательные поля.
Для выдачи под отчёт укажите сотрудника из справочника «Физические лица» (при этом он должен быть оформлен как сотрудник организации), сумму и назначение. Проводка будет Дт 71.01 — Кт 50.01. Для оплаты поставщику выберите контрагента и договор — получится Дт 60.01 — Кт 50.01. При сдаче наличных на расчётный счёт используется операция «Взнос наличными в банк» с проводкой Дт 51 — Кт 50.01.
Особое внимание уделите полям «Выдать» и «По документу»: в них вносятся ФИО получателя и реквизиты удостоверяющего документа (серия, номер паспорта, кем и когда выдан). Эти данные обязательны для расходного ордера по правилам ведения кассовых операций — без заполнения печатная форма КО-2 будет формально невалидной.
Выбор вида операции и проводки
Вид операции — ключевое поле обоих ордеров. Если выбрать «Прочее поступление» вместо «Оплата от покупателя», программа не закроет задолженность контрагента, и в актах сверки появятся ложные долги. Обратная ситуация: попытка провести оплату поставщику через «Прочий расход» приведёт к тому, что долг перед контрагентом в учёте останется непогашенным.
| Хозяйственная ситуация | Документ | Вид операции | Типовая проводка |
|---|---|---|---|
| Оплата от покупателя наличными | ПКО | Оплата от покупателя | Дт 50.01 — Кт 62.01 |
| Снятие наличных с расчётного счёта | ПКО | Получение наличных в банке | Дт 50.01 — Кт 51 |
| Возврат неиспользованного аванса | ПКО | Возврат от подотчётного лица | Дт 50.01 — Кт 71.01 |
| Выдача денег под отчёт | РКО | Выдача подотчётному лицу | Дт 71.01 — Кт 50.01 |
| Оплата поставщику наличными | РКО | Оплата поставщику | Дт 60.01 — Кт 50.01 |
| Сдача выручки в банк | РКО | Взнос наличными в банк | Дт 51 — Кт 50.01 |
Проводки приведены для типового плана счетов 1С:Бухгалтерии. В конфигурациях с управленческим учётом (УНФ, ERP) вместо бухгалтерских проводок формируются движения по регистрам денежных средств и расчётов, но логика выбора вида операции сохраняется.
Печать форм КО-1 и КО-2
После проведения в форме документа доступна кнопка «Печать». Для ПКО выбирайте «Приходный кассовый ордер (КО-1)», для РКО — «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа подставит в форму номер, дату, сумму прописью, основание и данные из полей «Принято от» / «Выдать», «Основание», «Приложение».
Проверьте перед печатью, что в карточке организации заполнены реквизиты руководителя и главного бухгалтера — они выводятся в подписи ордера. Если подписи пустые, откройте «Главное» → «Реквизиты организации» → раздел «Подписи» и укажите ответственных лиц с периодом действия полномочий.
Квитанция к приходному ордеру отрезается и выдаётся плательщику как подтверждение приёма денег. Расходный ордер подписывает получатель с указанием полученной суммы прописью. Если организация применяет электронный документооборот кассовых документов, убедитесь, что порядок подписания согласован с учётной политикой.
Как проверить результат
Кнопка «Дт/Кт» показывает корректную корреспонденцию со счётом 50.01
Проводок нет или счёт контрагента не соответствует ситуации
ОСВ по счёту 50 после проведения неотрицательная
Красный (отрицательный) остаток на конец дня
Заполнены номер, дата, сумма прописью, подписи ответственных лиц
Пустые поля подписей или неверная сумма прописью
Номер ордера продолжает сквозную нумерацию за день
Дубли номеров или разрывы в последовательности
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — создание ПКО вместо РКО и наоборот при зеркальных операциях, например при сдаче выручки в банк. Помните правило: деньги приходят в кассу — это ПКО, уходят из кассы — РКО. Снятие наличных в банке для кассы является поступлением (ПКО), сдача в банк — расходом (РКО).
Вторая группа ошибок связана с датами и нумерацией. Кассовые документы должны оформляться в день фактического движения денег. Проведение ордера «задним числом» после закрытия месяца может изменить уже сданную отчётность по ДДС и нарушить последовательность документов — тогда потребуется перепроведение через «Операции» → «Проведение документов».
Третья типичная проблема — незаполненная статья движения денежных средств. На бухгалтерские проводки это не влияет, но отчёт о движении денежных средств (ОДДС) и платёжный календарь окажутся неполными. Заведите привычку заполнять статью ДДС в каждом ордере.
Как исправить или удалить ошибочный ордер
Если документ ошибочен, но ещё нужен в исправленном виде, распроведите его (кнопка «Ещё» → «Отменить проведение» или снятие флажка проведения), внесите изменения и проведите снова. Номер документа при этом сохранится, что важно для непрерывности кассовой нумерации.
Если ордер создан по ошибке и не нужен вовсе, пометьте его на удаление. Учтите: удаление документа из середины дневной нумерации создаёт разрыв, который при проверке кассовой дисциплины придётся пояснять. Практичнее оставить документ помеченным на удаление с комментарием, чем физически удалять его до конца отчётного периода.
После любых исправлений в кассовых документах за прошлые периоды перепроверьте кассовую книгу («Банк и касса» → «Кассовая книга») за затронутые даты: листы книги формируются по проведённым ордерам, и изменения должны в ней отразиться корректно.
Перед закрытием дня полезно сверять остаток по счёту 50.01 в ОСВ с фактическим наличием денег в кассе. Расхождение проще найти в тот же день по кассовым документам, чем восстанавливать картину в конце месяца.
FAQ по кассовым ордерам в 1С
Можно ли создать ПКО на основании другого документа?
Да. Из документов «Реализация (акты, накладные)», «Отчет о розничных продажах» и некоторых других доступно создание на основании: кнопка «Создать на основании» → «Поступление наличных». Контрагент, договор и сумма подставятся автоматически, останется проверить вид операции и провести документ.
Что делать, если в печатной форме не выводятся подписи руководителя и главбуха?
Откройте карточку организации через «Главное» → «Реквизиты организации» и проверьте раздел ответственных лиц и подписей. Должность и ФИО должны быть указаны с периодом, охватывающим дату ордера. Если подпись добавлена позже даты документа, форма её не подтянет — исправьте дату начала действия полномочий.
Нужно ли оформлять ордер, если организация применяет онлайн-кассу?
Да, это разные вещи. Онлайн-касса (ККТ) фискализирует расчёт с покупателем, а кассовые ордера оформляют движение наличных внутри кассы организации: внесение выручки, выдачу под отчёт, сдачу денег в банк. Розничная выручка за день обычно приходуется одним ПКО с видом операции «Розничная выручка» на основании отчёта о розничных продажах.
Почему программа не даёт провести РКО с сообщением о контроле остатков?
В настройках учёта может быть включён контроль отрицательных остатков по кассе. Это значит, что по данным программы на момент документа наличных недостаточно. Проверьте хронологию: возможно, приходный ордер проведён более поздним временем, чем расходный. Измените время документов в пределах дня или сначала проведите поступление.
Как оформить возврат денег покупателю наличными?
Создайте РКО с видом операции «Возврат покупателю», выберите контрагента и договор, укажите сумму и основание (например, «Возврат по чеку от …»). Сформируется проводка Дт 62.01 — Кт 50.01, которая уменьшит или закроет переплату по расчётам с покупателем.
Что важно запомнить
ПКО и РКО создаются в журнале «Кассовые документы» раздела «Банк и касса». Ключ к правильному учёту — верный вид операции: он определяет проводки и закрытие расчётов. Перед проведением РКО сверяйте остаток кассы, после проведения — печатную форму и подписи. Ошибочные документы исправляйте через отмену проведения, а не дублированием.