Как сделать инвентаризацию кассы в 1С

Инвентаризация кассы в 1С — это сверка фактического остатка наличных денег в кассе организации с учетными данными по счету 50. Процедура включает подготовку приказа, пересчет наличных, оформление описи и отражение выявленных расхождений в учете. В 1С:Бухгалтерии и других типовых конфигурациях для этого есть специальные документы, которые автоматически подтягивают учетные остатки и формируют печатные унифицированные формы.

Ошибки при инвентаризации кассы приводят к искажению данных учета, претензиям со стороны налоговых органов и спорам с материально ответственным лицом. Поэтому важно не только правильно провести документы в программе, но и соблюсти регламент: зафиксировать остаток на нужную дату, оформить расписку кассира и корректно отразить результат.

Материал ориентирован на пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0), но общие принципы применимы и к другим конфигурациям: 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP. Названия разделов меню могут незначительно отличаться.

Когда проводится инвентаризация кассы и кто участвует

Обязательная инвентаризация кассы проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственного лица (кассира), при выявлении фактов хищения или порчи денежных средств. Кроме того, руководитель организации вправе назначить внезапную ревизию кассы в любой момент — такие проверки часто проводятся неожиданно для кассира, чтобы получить объективную картину.

В инвентаризации участвует комиссия, назначаемая приказом руководителя. Минимальный состав — обычно три человека: председатель и члены комиссии. Кассир (материально ответственное лицо) присутствует при пересчете, но в состав комиссии не входит. До начала пересчета кассир подписывает расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а неоприходованных денег в кассе нет.

Пересчет наличных выполняется по каждой купюре и монете. Если в кассе хранятся не только деньги, но и денежные документы (марки, путевки, билеты), они инвентаризируются отдельно — по счету 50.3.

Подготовительные шаги перед оформлением в 1С

Прежде чем создавать документ инвентаризации в программе, убедитесь, что все кассовые операции на дату инвентаризации введены в базу: приходные и расходные кассовые ордера, выдачи подотчет, операции по эквайрингу. Если какие-то документы не проведены, учетный остаток по счету 50 будет неверным, и расхождение окажется фиктивным.

Проверьте остаток по счету 50 через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»). Сформируйте ее на дату инвентаризации включительно и запишите сумму — это контрольное значение, с которым вы сверите данные документа инвентаризации.

1. 1
   Проведите все ПКО и РКО на дату инвентаризации
2. 2
   Сформируйте ОСВ по счету 50 и зафиксируйте учетный остаток
3. 3
   Издайте приказ о проведении инвентаризации с составом комиссии
4. 4
   Возьмите расписку у кассира о сдаче всех кассовых документов
5. 5
   Пересчитайте наличные в присутствии комиссии

Если у организации несколько касс (например, основная касса и операционные кассы подразделений), инвентаризация оформляется по каждой кассе отдельно — отдельным документом с указанием соответствующего субсчета или подразделения.

Как оформить документ инвентаризации кассы в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Операции» — «Инвентаризация наличных денежных средств» (в некоторых релизах документ доступен также из раздела «Банк и касса»). Создайте новый документ и заполните шапку: дату (дату фактического пересчета), организацию, ответственное лицо.

На вкладке с данными о наличных укажите фактическую сумму, подтвержденную пересчетом комиссии. Учетный остаток программа подставляет автоматически по данным счета 50 на указанную дату — именно поэтому так важно заранее провести все кассовые документы. Разница между фактом и учетом отобразится в поле расхождений: положительная — излишек, отрицательная — недостача.

На вкладке «Инвентаризационная комиссия» заполните состав комиссии: председателя и членов. Эти данные попадут в печатные формы. Также укажите основание проведения инвентаризации — реквизиты приказа руководителя.

Печать форм ИНВ-15 и ИНВ-16

Из документа инвентаризации доступны печатные формы по кнопке «Печать»: инвентаризационная опись наличных денежных средств (форма ИНВ-15) и акт о результатах инвентаризации (ИНВ-16). Опись заполняется до пересчета в части учетных данных, акт — после подведения итогов.

Формы ИНВ-15 и ИНВ-16 относятся к унифицированным. Организации вправе использовать собственные формы первичных документов, утвержденные в учетной политике, но на практике унифицированные бланки удобны: они уже встроены в 1С и содержат все обязательные реквизиты.

Подписать документы должны все члены комиссии и кассир. Если кто-то из членов комиссии отсутствовал при пересчете, его подпись под актом ставить нельзя — это нарушение, при котором результат инвентаризации может быть признан недействительным.

Как отразить излишки и недостачу в учете

Если фактический остаток больше учетного, разница признается излишком. В 1С:Бухгалтерии он оформляется документом «Поступление наличных» (или «Операция, введенная вручную») с проводкой Дт 50 — Кт 91.01: излишки, выявленные при инвентаризации, относятся на прочие доходы.

Недостача отражается сложнее. Сначала сумма списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Дт 94 — Кт 50. Дальнейшая судьба суммы зависит от решения руководителя: если виновное лицо установлено (обычно это кассир), недостача взыскивается с него — Дт 73.02 — Кт 94. Если виновник не установлен или суд отказал во взыскании, сумма списывается на прочие расходы — Дт 91.02 — Кт 94.

Варианты отражения недостачи

Взыскание с кассира

Применяется, когда вина материально ответственного лица доказана. Проводка Дт 73.02 — Кт 94, удержание из зарплаты с ограничениями по ТК РФ.

Списание на расходы

Применяется, когда виновник не установлен или взыскание невозможно. Проводка Дт 91.02 — Кт 94, требуется документальное подтверждение отсутствия виновного.

Удержание недостачи из заработной платы кассира имеет ограничения по трудовому законодательству: как правило, за один месяц нельзя удержать больше среднего месячного заработка, если с сотрудником не заключен договор о полной материальной ответственности. С кассиром такой договор обычно заключается, но проверьте его наличие до взыскания.

Проверка результата и типичные ошибки

После отражения всех операций сформируйте ОСВ по счету 50: учетный остаток должен совпасть с фактической суммой в кассе. Счет 94 на конец процедуры должен закрыться — «зависшая» сумма на нем означает, что недостача не списана ни на виновное лицо, ни на расходы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счету 50 после отражения

Норма

Совпадает с фактической суммой наличных

Тревожный признак

Расхождение — не отражены излишки или недостача

Сальдо счета 94

Норма

Нулевое, недостача распределена

Тревожный признак

Сумма «зависла» — нет решения о взыскании или списании

Печатные формы

Норма

ИНВ-15 и ИНВ-16 подписаны комиссией и кассиром

Тревожный признак

Нет подписей или не указан состав комиссии

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление нашей фирмой инвентаризация кассы оформляется документом «Инвентаризация кассы» в разделе «Деньги». Документ автоматически сравнивает учетный и фактический остатки и при проведении формирует движения по излишкам и недостачам — в отличие от 1С:Бухгалтерии, где расхождения отражаются отдельно.

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации используется документ «Инвентаризация наличных денежных средств» с похожей логикой: заполнение комиссии, фиксация учетных и фактических сумм, печать ИНВ-15 и ИНВ-16. Распределение недостачи выполняется через документы отражения расхождений.

Перед внезапной ревизией кассы полезно сформировать кассовую книгу и ОСВ по счету 50 прямо в день проверки, до пересчета. Это исключит споры о том, какие документы были учтены на момент инвентаризации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию кассы без кассира?

Пересчет наличных без присутствия материально ответственного лица допускается только в исключительных случаях (например, при увольнении кассира, уклоняющегося от участия). Тогда в акте делается отметка о причинах отсутствия, а вскрытие и пересчет кассы выполняет комиссия. В обычной ситуации присутствие кассира обязательно.

Что делать, если в кассе есть деньги, не оформленные приходным ордером?

Такие суммы считаются излишком и подлежат оприходованию: Дт 50 — Кт 91.01. Предварительно разберитесь в происхождении денег — возможно, просто не введен ПКО, и достаточно провести документ, а не признавать доход.

Нужно ли делать инвентаризацию кассы, если наличных расчетов нет?

Если по счету 50 нет движений и остаток нулевой, инвентаризация все равно может быть назначена приказом для подтверждения нулевого остатка — например, перед годовой отчетностью. Документ оформляется с нулевыми суммами.

Как отразить недостачу, если кассир согласен возместить ее добровольно?

Оформляется проводка Дт 73.02 — Кт 94, затем внесение денег в кассу документом «Поступление наличных» с видом операции «Прочий приход» или удержание из зарплаты в 1С:ЗУП. Добровольное возмещение фиксируется заявлением сотрудника.

Можно ли использовать свои формы вместо ИНВ-15 и ИНВ-16?

Да, законодательство разрешает использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов, если они утверждены руководителем и содержат обязательные реквизиты. Однако в 1С встроены именно унифицированные формы, поэтому большинство организаций использует их.

Почему в документе инвентаризации неверный учетный остаток?

Чаще всего причина в непроведенных или проведенных более поздней датой кассовых документах. Проверьте ОСВ по счету 50 на дату инвентаризации, перепроведите кассовые документы и обновите данные документа инвентаризации.