Как в 1С сделать договор займа

Договор займа в 1С оформляется в два этапа: сначала создаётся элемент справочника «Договоры контрагентов» с нужным видом и параметрами, затем на его основании отражаются операции — выдача займа, начисление процентов и возврат. Ошибки чаще всего возникают не в самом договоре, а в выборе счетов учёта и вида договора, от которых зависят проводки и отчётность.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) в типовой поставке. В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» логика похожая, но названия разделов могут отличаться. Если ваша база сильно доработана, сверяйте действия с внутренним регламентом учёта.

Важно понимать разницу между займом выданным (организация даёт деньги) и займом полученным (организация берёт деньги). Это разные счета учёта, разные документы и разные налоговые последствия, поэтому договор нужно заводить с правильными настройками с самого начала.

Какой вид договора выбрать и где он создаётся

Откройте справочник «Контрагенты», найдите или создайте заёмщика (заимодавца) и перейдите на вкладку «Договоры». Нажмите «Создать» — откроется карточка договора. В типовой 1С:Бухгалтерии для займов используется вид договора «Прочее», поскольку отдельного вида «Займ» в списке нет, а виды «С покупателем» и «С поставщиком» привязывают договор к расчётам за товары и услуги, что исказит взаиморасчёты.

Заполните наименование договора так, чтобы его было легко найти: например, «Договор займа № 3 от 15.03 (выданный, Сидоров А.А.)». Укажите номер и дату договора, организацию и валюту расчётов. Если заём выдаётся физическому лицу — сотруднику, учтите, что для займов сотрудникам в 1С:Бухгалтерии предусмотрен отдельный механизм через документ «Договор займа сотруднику» в разделе зарплаты, если он включён функциональностью.

Настройка параметров договора и счетов учёта

После выбора вида договора проверьте поле «Расчёты» и порядок определения счетов. В банковских документах при выборе операции «Расчёты по кредитам и займам» программа подставит счета автоматически: для выданных займов обычно используется счёт 58.03 «Предоставленные займы» (или 73.01 для займов сотрудникам), для полученных — 66 (краткосрочные) или 67 (долгосрочные).

Срок займа влияет на выбор счёта полученного займа: до 12 месяцев — краткосрочный, свыше — долгосрочный. Если договор изначально долгосрочный, но до погашения осталось меньше года, в бухгалтерском учёте может потребоваться переклассификация — уточните это в учётной политике организации. В самой программе перевод между счетами делается документом «Операция, введённая вручную».

Сохраните договор и проверьте, что он доступен для выбора в документах. Если договор не подставляется, чаще всего причина в несовпадении организации или валюты в договоре и в документе.

Выдача займа: как отразить в программе

Выдача займа оформляется документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса → Банковские выписки»). Ключевое поле — «Вид операции»: выберите «Выдача займа контрагенту» или «Расчёты по кредитам и займам» (название зависит от релиза). Укажите контрагента, созданный договор займа и сумму.

После проведения документа проверьте проводки: должна сформироваться запись по дебету счёта 58.03 (или 73.01 для сотрудника) и кредиту 51. Если программа подставила счёт 60 или 76 — значит, выбран неверный вид операции, и заём попадёт в обычные расчёты с контрагентами, что исказит акт сверки и баланс.

1. 1
   Создайте контрагента-заёмщика и договор с видом «Прочее»
2. 2
   Откройте «Банк и касса → Банковские выписки → Списание»
3. 3
   Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту»
4. 4
   Укажите договор займа, сумму и счёт списания
5. 5
   Проведите документ и откройте кнопку «ДтКт» для проверки проводок
6. 6
   Сверьтесь: дебет 58.03 (или 73.01), кредит 51

Начисление процентов по займу

Проценты по выданному займу — это доход организации, который в бухгалтерском учёте признаётся ежемесячно, даже если по договору заёмщик платит их в конце срока. В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического документа начисления процентов по выданным займам нет, поэтому используется «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») с проводкой: дебет 76 (или 73.01, 58.03 — в зависимости от учётной политики), кредит 91.01.

Для займов, полученных организацией, проценты начисляются аналогично: дебет 91.02 (или 08, если заём целевой под инвестиционный актив), кредит 66.02 или 67.02. Сумму процентов рассчитывайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (или 366) × количество дней пользования. Проверяйте, как считает калькулятор или внешний расчёт, прежде чем вводить операцию.

Если заём выдан сотруднику через документ «Договор займа сотруднику» в подсистеме зарплаты, проценты и материальная выгода могут рассчитываться автоматически при начислении зарплаты — это зависит от настроек функциональности. Проверьте, включена ли опция в разделе настроек зарплаты и кадров.

Возврат займа и процентов

Возврат оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа контрагентом» или «Расчёты по кредитам и займам». Если заёмщик возвращает и тело, и проценты одним платежом, разбейте сумму на две строки или создайте два документа: тело займа гасит счёт 58.03, а проценты закрывают задолженность по счёту 76 (или тот счёт, где они начислялись).

Для полученных займов возврат отражается списанием с расчётного счёта с тем же видом операции «Расчёты по кредитам и займам». Следите, чтобы погашение шло на тот же субсчёт, где висит задолженность: если тело займа на 66.01, а проценты на 66.02, то и платежи нужно распределять соответственно.

После возврата сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту займа с отбором по контрагенту и договору. Конечное сальдо должно быть нулевым. Остаток на счёте после полного расчёта означает, что какая-то операция прошла мимо договора или на другой счёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 58.03 (66, 67) по договору

Норма

Сальдо равно непогашенному остатку займа по договору

Тревожный признак

Сальдо не сходится с договором или висит после полного погашения

Проводки документа выдачи

Норма

Дт 58.03 / Кт 51

Тревожный признак

Дт 60 или 76 без аналитики займа — неверный вид операции

Акт сверки с заёмщиком

Норма

Совпадает с данными контрагента

Тревожный признак

Расхождения из-за процентов, проведённых другим договором

Особые ситуации и ограничения

Заём от учредителя

Заём от учредителя оформляется так же, как от любого контрагента: учредитель заводится в справочник контрагентов, к нему создаётся договор. Беспроцентный заём от учредителя не создаёт налоговых последствий по налогу на прибыль для организации-заёмщика, но операцию всё равно нужно отражать корректно, чтобы не исказить отчётность.

Валютный заём

При займе в валюте в договоре укажите валюту расчётов. Программа будет переоценивать задолженность на отчётные даты, формируя курсовые разницы. Проверьте корректность курсов в справочнике валют — ошибка в курсе исказит и остаток задолженности, и финансовый результат.

Конвертация займа в вклад в имущество

Если заём планируется зачесть в счёт вклада в имущество или уставный капитал, это отдельная хозяйственная операция, оформляемая операцией вручную по решению участников. Автоматического документа для такой конвертации в типовой конфигурации нет.

Проверка перед закрытием периода

Перед закрытием месяца сформируйте ОСВ по счетам 58.03, 66, 67 и 73.01 в разрезе договоров. Сверьте остатки с графиком платежей по договорам займа. Убедитесь, что проценты начислены за каждый месяц пользования займом, а не только за месяцы фактической оплаты.

Для займов сотрудникам дополнительно сверьте данные с зарплатным учётом: удержания по займу должны совпадать с графиком погашения, а НДФЛ с матвыгоды — начисляться в месяце, когда определяется доход.

Частые вопросы

Какого вида договора нет в списке для займа — что выбрать?

В типовой 1С:Бухгалтерии отдельного вида «Заём» нет, используйте вид «Прочее». На учёт это не влияет: счета определяются видом операции в банковских документах. Главное — дать договору понятное наименование с указанием, что это заём.

Можно ли выдать заём через кассу, а не банк?

Да, используйте документ «Расходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции «Расчёты по кредитам и займам». Учитывайте ограничения по наличным расчётам между юридическими лицами, установленные законодательством.

Как отразить беспроцентный заём?

Технически так же: договор, выдача через списание со счёта, возврат через поступление. Проценты просто не начисляются. Для займа сотруднику помните про материальную выгоду и НДФЛ 35%.

Что делать, если заём выдан в прошлом периоде, а в программе его нет?

Введите договор и документы задним числом по выпискам банка, затем перепроведите закрытие месяцев. Если период закрыт и сдана отчётность, согласуйте корректировку с главным бухгалтером — возможно, потребуется уточнённая декларация.

Почему при возврате займа остаток по счёту не закрывается?

Чаще всего платёж проведён на другой субсчёт (например, тело займа на 66.02 вместо 66.01) или без указания договора. Откройте карточку счёта по контрагенту, найдите «висящую» сумму и исправьте аналитику в документе.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру на проценты по займу?

Нет, операции по предоставлению займов в денежной форме, включая проценты, не облагаются НДС, и счета-фактуры по ним не выставляются. В книге продаж такие суммы не отражаются.