Как в 1С сделать, чтобы расходы не учитывались при налогообложении

Не все затраты организации можно учесть при расчёте налога на прибыль: часть расходов Налоговый кодекс запрещает принимать вовсе, часть — принимает только в пределах норматива, а некоторые признаются в бухгалтерском учёте, но не в налоговом. В конфигурациях 1С («Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация», ERP) это решается не удалением документов, а правильной настройкой аналитики затрат и статей расходов.

Ключевой механизм — реквизит «Вид расхода» в статье затрат и признак принятия расхода для целей налогового учёта. Именно от этих настроек зависит, попадёт ли сумма в налоговую базу, сформирует ли постоянную разницу по ПБУ 18/02 и как отразится в декларации по налогу на прибыль.

Ниже разобраны основные способы исключения расходов из налогообложения в типовой «1С:Бухгалтерии 8», порядок проверки результата и типичные ошибки, из-за которых расходы всё равно «пролезают» в налоговый учёт.

Когда расходы нельзя принимать в налоговом учёте

Статья 270 НК РФ содержит перечень затрат, которые не уменьшают базу по налогу на прибыль: дивиденды, штрафы и пени в бюджет, безвозмездно переданное имущество, материальная помощь работникам, стоимость призов и подарков сверх норм, оплата проезда и питания сверх нормативов и другие. Если бухгалтер проведёт такие суммы как обычные расходы, налоговая база окажется заниженной, а это риск доначислений и штрафов при проверке.

Отдельная группа — нормируемые расходы: представительские, рекламные (частично), проценты по займам в особых случаях, компенсации за использование личного транспорта. Они принимаются в пределах лимита от выручки или фонда оплаты труда, а превышение исключается из налогообложения. В 1С нормирование выполняется автоматически при закрытии месяца, но только если вид расхода в статье затрат выбран правильно.

Настройка статьи затрат для непринимаемых расходов

Основной сценарий — расходы, отражаемые документами «Требование-накладная», «Поступление товаров и услуг», «Авансовый отчёт» со счетами затрат (20, 25, 26, 44). Для них аналитика задаётся через справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат»).

Откройте нужную статью или создайте новую, например «Материальная помощь (не приним.)». В поле «Вид расхода» выберите значение «Не учитываемые в целях налогообложения». После этого все документы с этой статьёй будут формировать проводки только по бухгалтерскому учёту, а в налоговом учёте сумма отразится как постоянная разница (вид движения «ПР» на счёте затрат).

Важно: статья затрат задаётся в каждом документе отдельно. Если в базе уже есть документы со старой статьёй, изменение настройки задним числом потребует перепроведения документов и повторного закрытия месяца за затронутые периоды.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Статьи затрат» и создайте новую статью с понятным названием
2. 2
   В поле «Вид расхода» выберите «Не учитываемые в целях налогообложения»
3. 3
   Укажите статью в документе отражения расхода (требование-накладная, авансовый отчёт и т.п.)
4. 4
   Выполните «Закрытие месяца» за период и проверьте проводки: по НУ должна быть сумма с видом «ПР»
5. 5
   Сформируйте «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» и убедитесь, что база корректна

Расходы через «Прочие доходы и расходы» (счёт 91.02)

Затраты, которые отражаются на счёте 91.02 «Прочие расходы» — штрафы, пени, курсовые потери от переоценки, списание дебиторки сверх срока исковой давности и подобные — настраиваются через другой справочник: «Прочие доходы и расходы» (раздел «Справочники»).

В элементе справочника есть флажок «Принимается к налоговому учёту». Снимите его для тех статей, которые не должны уменьшать налоговую базу: «Штрафы и пени по налогам», «Материальная помощь», «Премии за счёт чистой прибыли» и т.п. После этого суммы по такой статье будут попадать только в бухгалтерский учёт с формированием постоянной разницы.

Типичная ситуация: в типовой поставке часть статей уже преднастроена (например, штрафы в бюджет), но при обмене данными или переносе справочников признак мог быть установлен ошибочно. Перед отчётным периодом полезно выгрузить список статей 91-го счёта и сверить настройки с учётной политикой.

Нормируемые расходы: как исключается превышение

Для нормируемых расходов исключать сумму вручную не нужно — программа делает это при регламентной операции «Расчёт налога на прибыль» в составе закрытия месяца. Но механизм работает только при правильном виде расхода в статье затрат: «Представительские расходы», «Расходы на рекламу (нормируемые)», «Добровольное страхование (нормируемые)» и другие предопределённые значения.

Если бухгалтер завёл рекламные расходы с видом «Материальные расходы» или «Прочие», программа примет всю сумму без нормирования — и база будет занижена. Обратная ошибка — выбор нормируемого вида для расхода, который принимается полностью: тогда часть затрат необоснованно «отвалится» в постоянные разницы.

Проверить результат нормирования можно через справку-расчёт «Нормирование расходов» из обработки «Закрытие месяца»: в ней видны предельная величина, принятая сумма и сверхнорматив, ушедший в постоянные разницы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа по счёту затрат

Норма

Сумма БУ заполнена, сумма НУ пустая или равна нулю, есть сумма с видом «ПР»

Тревожный признак

Сумма НУ равна сумме БУ — расход принят к налогообложению

Отчёт «Анализ состояния налогового учёта»

Норма

Расхождений между БУ и НУ по разделу нет или они объяснены

Тревожный признак

Программа показывает отклонения и несоответствие базы

Декларация по налогу на прибыль

Норма

Непринимаемые расходы отсутствуют в строках расходов приложения 2

Тревожный признак

Сумма попала в расходные строки декларации

Исключение расходов вручную: когда и как

Иногда стандартной настройки недостаточно: расход частично принимается по решению бухгалтера, либо документ уже проведён с обычной статьёй, а менять аналитику нежелательно. В таких случаях есть два рабочих приёма.

Первый — ручная корректировка движений документа: в проводках документа включите флажок ручной корректировки и обнулите сумму НУ по дебету счёта затрат, добавив сумму по виду «ПР». Способ быстрый, но опасный: при перепроведении документа ручные правки слетают, а контроль со стороны программы отключается.

Второй — документ «Операция» (или «Операция, введённая вручную») с проводками по регистру налогового учёта: сторнирование суммы НУ и отражение постоянной разницы. Этот вариант прозрачнее для аудита, но требует аккуратности с датой операции и последующим закрытием месяца.

УСН и другие режимы: особенности

На упрощёнке с объектом «доходы минус расходы» механизм другой: расход принимается при выполнении условий статьи 346.16 НК РФ (оплата, реализация, закрывающие документы), а список принимаемых видов затрат закрытый. В 1С признание расхода контролируется регистрами УСН, и чтобы расход не попал в книгу учёта доходов и расходов, достаточно не выполнять условия признания либо отражать затрату статьёй, не входящей в перечень.

Для расходов, заведомо не принимаемых при УСН (например, штрафы в бюджет, представительские расходы), используются статьи с соответствующим видом либо ручное снятие отражения в расходах УСН через настройку документа. Проверка результата — отчёт «Книга учёта доходов и расходов»: спорной суммы в разделе расходов быть не должно.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — создание нескольких похожих статей затрат с разными настройками и использование «не той» в документах. Решение: периодически сверять обороты по счетам затрат в разрезе статей и искать статьи-дубликаты, после чего объединять их и перепроводить документы.

Вторая типичная проблема — изменение вида расхода в статье в середине года без перепроведения старых документов. Обороты за прошлые месяцы останутся по старым правилам, и налоговый учёт «разъедется» с декларациями. После смены настройки всегда перепроводите документы периода и повторяйте закрытие месяца.

Частые вопросы

Можно ли просто удалить документ с расходом, чтобы он не попал в налог?

Нет. Удаление документа искажает бухгалтерский учёт и валовые обороты: расход фактически был, и его нужно показать в БУ. Правильный путь — оставить документ, но настроить статью затрат так, чтобы сумма не принималась к налоговому учёту и формировала постоянную разницу.

Почему после настройки статьи расход всё равно попадает в декларацию?

Чаще всего документы не были перепроведены после изменения настройки, либо в части документов используется другая, похожая статья. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту затрат в разрезе статей, перепроведите документы периода и повторите закрытие месяца.

Что делать с расходом, который принимается частично, но не по нормативу?

Разделите сумму на два документа или две строки: принимаемая часть — со статьёй с обычным видом расхода, непринимаемая — со статьёй «Не учитываемые в целях налогообложения». Так учёт останется прозрачным и проверяемым.

Нужно ли что-то настраивать для ПБУ 18/02 отдельно?

Если в настройках учётной политики включён учёт постоянных и временных разниц, программа сама рассчитает ПНО по непринимаемым расходам при закрытии месяца. Дополнительных настроек для конкретной статьи не требуется — достаточно правильного вида расхода.

Как исключить расходы при УСН «доходы минус расходы»?

Используйте статьи затрат, не входящие в перечень принимаемых при УСН, либо контролируйте выполнение условий признания (оплата, реализация). Итог проверяйте по книге учёта доходов и расходов: спорная сумма не должна попасть в раздел расходов.