Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С сделать акт сверки с поставщиками
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов с поставщиком в 1С:Бухгалтерии 8.3 и Управлении торговлей: настройки, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов с поставщиком — документ, который подтверждает состояние расчётов между вашей организацией и контрагентом на определённую дату. Он нужен перед закрытием отчётного периода, при смене бухгалтера, при претензионной работе и при подготовке к аудиту. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) акт сверки формируется автоматически на основании проведённых документов, и ручная работа сводится к правильной настройке отбора и проверке результата.
Главное условие корректного акта — актуальные данные в учёте: все поступления, оплаты и возвраты должны быть проведены, а расчёты с контрагентом не должны содержать «висящих» сумм на неправильных договорах или счетах. Если в базе есть непроведённые документы или расчёты ведутся по нескольким договорам, акт покажет искажённую картину, и поставщик его не подпишет.
Ниже разобран полный порядок: от подготовки данных до выгрузки акта в печатную форму, а также способы найти расхождения, если сальдо с контрагентом не сходится. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика в УТ 11 и ERP аналогична — отличаются только названия разделов меню.
Что проверить перед формированием акта сверки
Акт сверки в 1С — это отражение учётных данных, а не самостоятельный документ. Если в учёте ошибка, акт её честно покажет. Поэтому первый шаг — убедиться, что база готова к сверке.
Проверьте, что все первичные документы за период сверки проведены: поступления товаров и услуг, оприходования, платёжные поручения, списания с расчётного счёта, возвраты поставщику и от поставщика. Непроведённые документы в акт не попадают, и сальдо окажется заниженным или завышенным.
Второй момент — корректность аналитики расчётов. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (и при необходимости 76) с группировкой по контрагентам и договорам. Тревожные признаки: дебиторка и кредиторка по одному контрагенту на одном договоре (не закрытый аванс), суммы без договора, расчёты на нестандартных субсчетах.
Как проверить готовность базы к сверке
Сальдо либо дебетовое (наш аванс), либо кредитовое (наш долг) по каждому договору
Одновременно дебет и кредит по одному договору — аванс не зачтён
Журналы документов не содержат помеченных или непроведённых записей по поставщику
Есть документы со статусом «не проведён» — они не войдут в акт
Каждая сумма привязана к конкретному договору и документу расчётов
Суммы «виснут» без договора или на договоре «без договора»
Где находится акт сверки в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчётов с контрагентом» и доступен из нескольких разделов: «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами», «Продажи» → тот же пункт, а также «Банк и касса» и «Расчёты с контрагентами» в некоторых версиях интерфейса. Удобнее всего работать через раздел «Покупки», когда сверка идёт именно с поставщиком.
В 1С:Управление торговлей 11 и ERP документ находится в разделе «Закупки» (или «Казначейство») → «Сверки взаиморасчётов» либо «Акты сверки расчётов». Логика заполнения та же: шапка с отбором, табличная часть с оборотами, печатная форма.
Если пункта меню нет, проверьте права пользователя и функциональность: в некоторых настройках интерфейса раздел скрыт. Также акт сверки можно найти через поиск в строке «Все функции» (Ctrl+Shift+F, если режим включён администратором).
Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Создайте новый документ: «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» → кнопка «Создать». Заполните шапку: организацию (если в базе их несколько), контрагента-поставщика и период сверки. Период обычно берут с начала года или с даты последней подписанной сверки по текущую дату.
На вкладке «Отбор» (или в полях шапки, зависит от релиза) укажите счета учёта расчётов. Для поставщиков стандартный набор: 60.01 (расчёты), 60.02 (авансы выданные), при необходимости 76.05 и другие счета, если с этим контрагентом были прочие расчёты. Если с поставщиком несколько договоров, программа по умолчанию соберёт данные по всем — при необходимости сузьте отбор до конкретного договора.
Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта». Программа соберёт в табличную часть все проведённые документы за период: поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Колонки «Дебет» и «Кредит» отражают движения с точки зрения вашей организации. Проверьте итоговое сальдо внизу документа — оно должно совпасть с сальдо по ОСВ на ту же дату.
- 1Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3Проверьте список счетов расчётов (60.01, 60.02, при необходимости 76)
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта»
- 5Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счёту 60 на ту же дату
- 6Запишите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки»
Настройка печатной формы и выгрузка для поставщика
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Типовой вариант — «Акт сверки расчётов», который содержит таблицу оборотов, начальное и конечное сальдо, а также поля для подписей обеих сторон. Форма не является унифицированной законодательно, поэтому типовой макет 1С подходит для большинства случаев.
В документе можно заполнить представителей организации и контрагента — эти данные попадут в подписи печатной формы. Если нужно вывести расшифровку по договорам, включите соответствующую настройку в параметрах печати (в некоторых релизах доступна форма «Акт сверки (с договорами)»).
Для отправки поставщику используйте «Печать» → сохранение в PDF или Excel либо кнопку «Отправить» → «По электронной почте», если настроена учётная запись почты. Перед отправкой убедитесь, что в акте нет служебных пометок и период в шапке указан верно — поставщик будет сверять именно с ним.
Как найти и исправить расхождения с данными поставщика
Типичная ситуация: поставщик присылает свой акт, и сальдо не сходится. Не редактируйте свой акт «под чужой» — сначала найдите источник разницы. Расхождения почти всегда сводятся к нескольким причинам: документ есть у одной стороны и отсутствует у другой, разные даты документа, разные суммы (НДС, округление) или оплата зачтена не на тот договор.
Практический приём: сформируйте в 1С карточку счёта 60 по контрагенту за период сверки и построчно сопоставьте с актом поставщика. Отмечайте совпавшие строки — то, что осталось неотмеченным с любой стороны, и есть расхождение. Часто это последняя оплата, не дошедшая до поставщика на дату сверки, или накладная, которую вы ещё не оприходовали.
Если ошибка в вашем учёте — исправьте первичный документ (или введите недостающий), перезаполните акт. Если ошибка у поставщика — укажите расхождение в разделе «Расхождения» акта или приложите письмо с перечнем спорных операций. В документе 1С есть возможность зафиксировать расхождения по данным контрагента — табличная часть позволяет ввести суммы по данным контрагента отдельно.
Особые сценарии: несколько договоров, взаимозачёты, возвраты
Сверка по нескольким договорам
Если с поставщиком несколько договоров, решите заранее, как сверять: одним общим актом или по каждому договору отдельно. Общий акт удобнее, но при наличии авансов по одному договору и долга по другому сальдо «схлопнется», и картина расчётов будет неочевидной. Для претензионной работы лучше формировать акты по каждому договору отдельно — так долг доказывается проще.
Взаимозачёты и корректировки долга
Операции зачёта взаимных требований (документ «Корректировка долга» или «Зачёт задолженности» в зависимости от конфигурации) попадают в акт сверки как отдельные строки. Если поставщик одновременно является покупателем и проводился взаимозачёт, убедитесь, что документ зачёта проведён до формирования акта — иначе обе стороны увидят долги, которые фактически уже погашены.
Возвраты товара поставщику
Возвраты отражаются в акте документом «Возврат товаров поставщику» и уменьшают задолженность. Частая проблема — возврат оформлен сторнированием поступления или ручной операцией: тогда в акте строка может отсутствовать или попасть не на тот счёт. Проверьте, что возврат прошёл именно по счетам расчётов (60), а не только по товарным счетам.
Как выбрать способ сверки
Как проверить результат и зафиксировать сверку
После формирования акта выполните три контрольные проверки. Первая: итоговое сальдо акта равно сальдо ОСВ по счетам 60 (и 76, если включали) по этому контрагенту на дату окончания периода. Вторая: начальное сальдо совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта — если сверки ведутся регулярно, разрывов быть не должно. Третья: все крупные документы периода присутствуют в табличной части.
После подписания акта обеими стороны отсканированный экземпляр удобно прикрепить к документу в 1С (кнопка с скрепкой в форме документа), чтобы в следующий раз быстро найти, на какую дату расчёты подтверждены. Саму дату подписанной сверки полезно зафиксировать в комментарии документа.
Что важно запомнить
Акт сверки формируется автоматически из проведённых документов: «Покупки» → «Акты сверки расчётов» → «Заполнить по данным учёта». Качество акта полностью зависит от состояния учёта: сначала проверьте ОСВ по счёту 60, потом формируйте акт. Расхождения с поставщиком ищите построчным сопоставлением, а не правкой акта вручную.
Частые вопросы
Почему в акте сверки одновременно дебет и кредит по одному поставщику?
Чаще всего это незачтённый аванс: оплата прошла по 60.02, а поступление закрылось на 60.01 без зачёта аванса, либо документы привязаны к разным договорам. Проверьте в поступлении поле «Зачёт аванса» и договор в документе оплаты, затем перезаполните акт.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Да, документ создаётся за любой период. Но учтите: если после закрытия периода в него вносились изменения, акт покажет текущее состояние учёта, а не то, что было на момент закрытия. Перед сверкой за старый период сформируйте ОСВ и сравните с данными, которые были подписаны ранее.
Что делать, если поставщик просит акт с расшифровкой по счетам-фактурам?
Типовая табличная часть акта содержит документы-основания (поступления, оплаты). Если нужна детализация по счетам-фактурам, сформируйте акт и приложите к нему карточку счёта 60 по контрагенту или используйте внешнюю печатную форму — в типовой форме отдельной колонки «счёт-фактура» может не быть.
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Закон не обязывает проводить сверки, это добровольная процедура. Однако подписанный акт подтверждает размер задолженности и может прерывать течение срока исковой давности. Практическая рекомендация — сверяться с ключевыми поставщиками минимум раз в год перед формированием годовой отчётности.
Почему акт не заполняется — табличная часть пустая?
Проверьте три вещи: правильно ли выбраны организация и контрагент, есть ли проведённые документы расчётов за указанный период и не снят ли отбор по договору, по которому нет движений. Также убедитесь, что в списке счетов расчётов присутствуют нужные счета (60.01, 60.02).
Можно ли отправить акт поставщику прямо из 1С?
Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты: кнопка «Отправить» → «По электронной почте» вложит печатную форму в письмо. Альтернатива — сохранить акт в PDF через «Печать» → «Сохранить» и отправить любым удобным способом, включая ЭДО, если с поставщиком настроен обмен документами.