Как в 1С сделать акт сверки с контрагентами

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов между вашей организацией и контрагентом на определённую дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.

Документ находится в разделе «Покупки» или «Продажи» (подраздел «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов»), а также доступен через «Банк и касса» в некоторых конфигурациях. Вне зависимости от точки входа создаётся один и тот же документ с идентичной логикой заполнения.

Перед формированием акта убедитесь, что в базе проведены все первичные документы за сверяемый период: реализации, поступления, счета-фактуры, платёжные поручения. Акт строится по данным учёта, и если часть документов не введена или не проведена, расхождения с контрагентом гарантированы.

Где найти документ и какие права нужны

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки расположен в двух местах: «Покупки → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов» и «Продажи → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов». Это один журнал, поэтому документ, созданный из любого раздела, будет виден в обоих.

Для работы достаточно стандартных прав бухгалтера. Если кнопка «Создать» недоступна, проверьте, не ограничен ли доступ на уровне ролей — это настраивается администратором в разделе «Администрирование → Пользователи и права». В конфигурациях «Управление торговлей» и «ERP» документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе продаж или закупок, но принцип работы тот же.

Создание акта сверки: пошаговый порядок

Откройте журнал «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». В новом документе заполните обязательные поля: организация (если в базе их несколько), контрагент и период сверки. Период обычно совпадает с кварталом, годом или сроком действия договора — важно, чтобы обе стороны сверяли одинаковый интервал.

Если с контрагентом заключено несколько договоров, обратите внимание на поле «Договор». Оставьте его пустым, чтобы сверка охватила все договоры сразу, либо выберите конкретный — тогда в акт попадут только операции по нему. Для сверки по крупному договору поставки это часто удобнее, чем общий акт.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   При необходимости выберите конкретный договор или оставьте поле пустым
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта»
5. 5
   Сверьте итоговое сальдо с вашими ожиданиями и данными контрагента
6. 6
   Укажите представителей организации и контрагента для печатной формы
7. 7
   Проведите документ и распечатайте акт в двух экземплярах

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» и выберите «По данным учёта». Программа соберёт в табличную часть все проведённые документы по счетам расчётов: поступления товаров, реализации, оплаты, возвраты, корректировки. Каждая строка покажет дебет или кредит с указанием документа-основания.

Как проверить заполненный акт перед отправкой

Главный контрольный показатель — сальдо на конец периода. Сравните его с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62 и 76 в разрезе этого контрагента: цифры должны совпадать. Если сальдо в акте отличается от ОСВ, вероятнее всего, часть операций отражена на другом договоре или субконто.

Проверьте хронологию документов: все ли крупные отгрузки и оплаты попали в таблицу. Быстрый способ — сформировать отчёт «Анализ субконто» по контрагенту за тот же период и сопоставить список документов. Пропуск документа в акте почти всегда означает, что он не проведён либо относится к другому договору.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте против ОСВ по счетам 60/62/76

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — ищите непроведённые документы или другой договор

Наличие всех крупных документов в таблице

Норма

Все отгрузки и оплаты присутствуют

Тревожный признак

Документ отсутствует — проверьте его проведение и дату

Период сверки

Норма

Совпадает с периодом, который сверяет контрагент

Тревожный признак

Разные периоды у сторон — акт не подпишут

Настройка печатной формы и подписантов

Перед печатью заполните поля представителей: от своей организации — обычно руководитель или главный бухгалтер, от контрагента — его уполномоченное лицо. Эти данные выводятся в подписной блок печатной формы. Если поля оставить пустыми, в акте будут пустые строки для подписи, что допустимо, но менее аккуратно.

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчётов». В типовой форме выводятся таблица операций, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности («по данным организации задолженность в пользу…»). Если формулировка сальдо не соответствует действительности (например, переплата вместо долга), проверьте развёрнутое сальдо по счетам — типовая форма показывает свёрнутый итог.

Типичные расхождения и как их исправить

Самая частая причина расхождений — оплата, проведённая у вас, но ещё не отражённая у контрагента (или наоборот), из-за разницы дат зачисления средств. Такие суммы обычно показывают в акте как неподтверждённые, и стороны договариваются о корректной дате. Вторая причина — документы, ошибочно заведённые на другого контрагента из группы компаний или на другой договор.

Если контрагент прислал свой вариант акта с расхождениями, не правьте цифры вручную под чужие данные. Сначала найдите источник разницы через «Анализ субконто» или карточку счёта, затем либо исправьте свой учёт (введите недостающий документ), либо зафиксируйте расхождение в акте с пояснением. Ручная правка табличной части без корректировки учёта приведёт к тому, что следующая сверка снова «не сойдётся».

Сверка по нескольким договорам и валютным операциям

Когда с контрагентом несколько договоров, есть два подхода. Первый — один общий акт без указания договора: проще, но при расхождении придётся искать ошибку по всей базе. Второй — отдельные акты по каждому договору: дольше, но каждый акт сходится с конкретным договором у контрагента. Для контрагентов с 2–3 договорами обычно достаточно общего акта, для крупных поставщиков с десятками договоров — раздельного.

По валютным договорам акт формируется в валюте расчётов с пересчётом по курсу. Убедитесь, что курсы валют загружены за весь период сверки, иначе переоценка рассчитается некорректно и сальдо исказится. Курсовые разницы в акт не попадают — они относятся к финансовым результатам, а не к расчётам.

Маршрут решения

Как выбрать действие

С контрагентом один-два договора и немного операцийФормируйте один общий акт без указания договора

Много договоров и регулярные расхожденияДелайте отдельные акты по каждому договору

Контрагент прислал акт с расхождениямиНайдите разницу через «Анализ субконто», исправьте учёт, затем пересформируйте акт

Акт нужен для суда или списания задолженностиСверяйте до копейки, фиксируйте расхождения письменно, подписывайте у обеих сторон

Хранение и юридическое значение подписанного акта

Подписанный акт сверки хранится вместе с договором и первичными документами. В 1С отсканированную копию удобно прикрепить к документу через кнопку прикрепления файлов — тогда при следующей сверке или проверке не придётся искать бумажный оригинал. Проведённый документ в базе изменять после подписания акта контрагентом не следует: если учётные данные за период поменялись, сформируйте новый акт.

Учтите, что подписанный акт сверки может прервать течение срока исковой давности, если в нём признана задолженность. Это важно при сверке с дебиторами по старым долгам: прежде чем направлять такой акт должнику или подписывать акт кредитора, оцените последствия с юристом.

FAQ: частые вопросы об акте сверки в 1С

Почему кнопка «Заполнить по данным учёта» выдаёт пустую таблицу?

Чаще всего документы за период не проведены, относятся к другой организации в базе или заведены на другого контрагента (дубль в справочнике). Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов за тот же период — если и там пусто, дело в данных учёта, а не в акте.

Можно ли сформировать акт сверки в разрезе счетов расчётов?

В типовой 1С:Бухгалтерии акт строится по всем счетам расчётов с контрагентом сразу (60, 62, 76 и др.), раздельная настройка по счетам в стандартной форме ограничена. Если нужна детализация, используйте отчёт «Анализ субконто» по контрагенту с группировкой по счетам как приложение к акту.

Что делать, если контрагент просит акт с расшифровкой по счетам-фактурам?

Табличная часть акта и так содержит документы-основания, включая счета-фактуры. Если нужен иной формат, сформируйте «Карточку счёта» или «Анализ субконто» за период и приложите к акту — это общепринятая практика при детальной сверке.

Обязательно ли проводить документ «Акт сверки» в базе?

Проведение не формирует бухгалтерских проводок — документ носит информационный характер. Но проведённый акт фиксирует состояние расчётов на дату и защищает его от случайного изменения, поэтому проводить документ рекомендуется.

Как сверить расчёты, если часть документов введена в другой программе?

Сначала выполните обмен или ручной перенос документов в бухгалтерскую базу, иначе акт будет неполным. Если перенос невозможен, сверяйте по внешним данным: выгрузите обороты из обеих систем и сопоставьте их в табличном редакторе, а в 1С сформируйте акт только после выравнивания данных.

Можно ли отправить акт контрагенту по ЭДО из 1С?

Да, если в программе настроен обмен электронными документами через оператора ЭДО. Акт сверки передаётся как неформализованный документ или в формате, поддерживаемом вашим оператором; контрагент должен быть подключён к тому же или совместимому оператору.