Как сделать акт сверки расчетов в 1С

Акт сверки расчетов с контрагентом — один из самых востребованных документов в бухгалтерии: его запрашивают покупатели и поставщики перед оплатой, аудиторы при проверках, а сама компания — при инвентаризации расчетов. В 1С:Бухгалтерии 8.3 (а также в 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация) акт сверки формируется автоматически на основании проведенных документов, и вся работа сводится к правильному заполнению параметров и проверке результата.

Главное условие корректного акта — актуальные данные в базе: все первичные документы по контрагенту должны быть введены и проведены, а оплаты — разнесены. Если в учете есть «виртуальные» остатки, непроведенные реализации или задвоенные платежки, акт сверки честно покажет эти ошибки, и подписывать его контрагенту будет нельзя.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки учета до печати подписанного документа, а также типовые расхождения и способы их устранения.

Подготовка учета перед формированием акта сверки

Прежде чем создавать акт, убедитесь, что база отражает реальное состояние расчетов. Проверьте, что все накладные, акты, счета-фактуры и платежные поручения по данному контрагенту за сверяемый период введены и проведены. Непроведенные документы в акт не попадут, и сальдо исказится.

Отдельное внимание уделите авансам. Если оплата от покупателя зачтена как аванс, а реализация прошла позже, акт сверки покажет обе строки — и это нормально. Но если аванс «завис» без зачета, сальдо по счетам 62.01 и 62.02 может оказаться двойным и ввести контрагента в заблуждение.

Полезно заранее сформировать отчет «Обороты по счету» (или «Анализ субконто») по счетам 60, 62, 66, 76 с отбором по контрагенту за тот же период. Это эталон, с которым вы сравните готовый акт: конечное сальдо в акте должно совпасть с сальдо по отчету.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов» и доступен из разделов «Покупки» или «Продажи» — пункт «Акты сверки расчетов». Также его можно найти через «Все функции» → «Документы». Содержимое документа одинаково независимо от того, из какого раздела вы его открыли.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексной автоматизации документ находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») в группе документов по расчетам с партнерами и называется «Сверка взаиморасчетов» либо «Акт сверки». Логика заполнения аналогична: контрагент, период, автоматическое заполнение по данным учета.

В 1С:Управление нашей фирмой акт сверки расположен в разделе «Деньги» или «Продажи» в зависимости от версии. Если найти документ не удается, воспользуйтесь строкой поиска в верхней части окна программы — введите «сверка».

Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента и договор. Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчеты по всем договорам с этим контрагентом, что удобно для общей сверки.

Укажите период сверки: дату начала и дату окончания. Обычно сверяют квартал, полугодие или год, но перед крупной сделкой акт запрашивают за весь период сотрудничества. На закладке «Счета расчетов» проверьте список счетов: по умолчанию программа подставляет 60, 62, 66, 67, 76. Если с контрагентом есть расчеты по специфическим счетам (например, 58.03 по займам), добавьте их вручную.

Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Табличная часть заполнится документами: реализациями, поступлениями, оплатами и взаимозачетами в хронологическом порядке. Сальдо на начало и конец периода программа рассчитает сама.

1. 1
   Проверьте, что все документы по контрагенту за период проведены
2. 2
   Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчетов» → «Создать»
3. 3
   Укажите организацию, контрагента, договор (или оставьте пустым для общей сверки)
4. 4
   Задайте период сверки и проверьте список счетов расчетов
5. 5
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
6. 6
   Сравните конечное сальдо с отчетом «Обороты по счету»
7. 7
   Распечатайте акт командой «Печать» → «Акт сверки расчетов»

Заполнение по данным контрагента и согласование расхождений

Акт сверки — двусторонний документ. В 1С предусмотрен режим, когда сначала заполняется таблица «По данным организации», а после получения ответа от контрагента можно внести его данные. Для этого в документе есть соответствующая закладка или колонка (в зависимости от версии конфигурации).

Если контрагент прислал свой вариант акта с расхождениями, введите его данные в табличную часть вручную и установите флаг «Расхождения» (или «Есть расхождения»). Программа подсветит разницу по каждой строке, и в печатной форме появится таблица расхождений — это стандартная практика согласования.

Типичные причины расхождений: документ проведен у одной стороны в другом периоде (накладная от 31 декабря попала к контрагенту в январе), не отражена оплата, у контрагента ошибка в номере или сумме документа, либо у вас не введен возврат товара. Каждую разницу нужно разобрать до конкретного документа — «списать на округление» произвольную сумму нельзя.

Печать, подписание и отправка акта

Для печати используйте кнопку «Печать» в документе и выберите форму «Акт сверки расчетов». В печатной форме выводятся: реквизиты обеих сторон, период, сальдо на начало, обороты по документам и итоговое сальдо задолженности с расшифровкой — кто кому должен. Если были внесены данные контрагента, печатная форма покажет обе колонки и расхождения.

Стандартная форма подходит для большинства случаев. Если контрагент требует свой шаблон, документ можно выгрузить в Excel или Word через кнопку «Сохранить» в печатной форме и скорректировать оформление, не меняя цифры. Подписанный скан акта рекомендуется прикрепить к документу в базе через кнопку с изображением скрепки — это упрощает поиск при повторных сверках и аудите.

Обмениваться актами можно и через ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот: акт отправляется прямо из 1С, подписывается электронной подписью и имеет полную юридическую силу.

Проверка результата и контрольные точки

После заполнения акта выполните три контрольные проверки. Первая — сальдо: конечное сальдо акта должно совпасть с сальдо по отчету «Обороты по счету» по тем же счетам и контрагенту за тот же период. Разница даже в копейки означает, что в акт не попал документ или выбраны не все счета.

Вторая проверка — полнота документов: откройте «Анализ субконто» по контрагенту и сравните количество и суммы документов с табличной частью акта. Третья — корректность стороны сальдо: дебиторская задолженность контрагента и ваша кредиторская задолженность не должны «схлопываться», если в учете они учитываются на разных счетах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Конечное сальдо акта против оборотки по счетам 60/62/76

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — ищите непроведенный или пропущенный документ

Дебиторка и кредиторка по контрагенту

Норма

Сальдо развернутое: долг контрагента и ваш долг показаны отдельно

Тревожный признак

Сальдо свернуто в одну сумму — проверьте счета и договоры

Состав документов в акте

Норма

Все накладные и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Часть документов отсутствует — проверьте даты, договор и проведение

Частые вопросы по акту сверки в 1С

Почему акт сверки заполняется пустым?

Чаще всего дело в отборе: проверьте, правильно ли выбраны организация, контрагент и период. Если по контрагенту несколько договоров, а в шапке указан конкретный, по которому не было движений, — акт будет пустым. Также убедитесь, что документы за период проведены, а не просто записаны.

Можно ли сделать акт сверки по всем договорам сразу?

Да. Оставьте поле «Договор» пустым — программа включит расчеты по всем договорам выбранного контрагента. Это удобно для общей сверки, но если контрагент просит акт по конкретному договору (например, для закрытия сделки), договор нужно указать явно.

Как внести в акт данные контрагента при расхождениях?

В документе есть режим ввода данных контрагента: заполните вторую табличную часть (или колонку) суммами из присланного контрагентом акта и установите признак наличия расхождений. Печатная форма покажет обе стороны и итоговую разницу. Каждую расходящуюся строку следует разобрать до конкретного первичного документа.

Что делать, если сальдо в акте не сходится с обороткой?

Сверьте список счетов в акте со счетами в отчете — чаще всего в акт не включен какой-то счет (например, 76.АВ по авансам или 66 по займам). Также проверьте, нет ли ручных операций по контрагенту, которые попадают в отчет, но не подбираются в акт из-за настроек отбора.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки — первичный документ, подтверждающий состояние расчетов, если он подписан обеими сторонами. Сам по себе он не признание долга, но суд может учитывать его как доказательство задолженности, а при прямом признании долга — как основание для прерывания срока исковой давности. Подписанный через ЭДО акт равнозначен бумажному.

Можно ли сформировать акт сверки за прошлые закрытые периоды?

Да, акт можно сформировать за любой период, по которому в базе сохранились проведенные документы. Закрытие периода не мешает формированию. Но если после закрытия периода данные корректировались, акт покажет актуальное состояние учета, которое может отличаться от ранее подписанной версии.