Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С сделать акт сверки по счетам
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов по счетам в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка документа, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на конкретную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведенных документов, но корректность результата зависит от правильных настроек отбора по счетам и от того, насколько чисто ведется учет по субконто «Контрагенты» и «Договоры».
Типовая ситуация: контрагент присылает свой акт сверки, и бухгалтеру нужно сформировать зеркальный документ в 1С, сравнить сальдо по счетам 60, 62, 76 и выявить расхождения. Программа позволяет сделать это штатными средствами без доработок — через документ «Акт сверки взаиморасчетов» в разделе «Покупки» или «Продажи».
Ниже разобран полный цикл работы: подготовка базы, создание документа, настройка счетов расчетов, заполнение данными, проверка расхождений и печать. Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 редакции 3.0, но логика применима и к другим типовым конфигурациям, где есть аналогичный документ.
Подготовка базы перед формированием акта сверки
Главное условие корректного акта — отсутствие «висящих» и непроведенных документов за сверяемый период. Если часть накладных не проведена или оплаты разнесены на другой договор, акт заполнится с искажениями, и расхождения с данными контрагента будут гарантированы.
Перед формированием акта выполните три проверки. Во-первых, убедитесь, что все документы за период проведены: помогает отчет «Экспресс-проверка ведения учета» или простой анализ журнала документов на предмет непроведенных записей. Во-вторых, проверьте, не зависла ли задолженность на счете 60.02 (авансы выданные) или 62.02 (авансы полученные), которая должна была закрыться зачетом. В-третьих, убедитесь, что у контрагента нет задвоенных карточек в справочнике — если один и тот же партнер заведен дважды, расчеты размазаны по двум элементам, и акт по одному из них будет неполным.
Также проверьте аналитику: расчеты должны вестись по правильному договору. Если в учете несколько договоров с одним контрагентом, решите заранее, сверяете ли вы расчеты в целом по контрагенту или по конкретному договору — от этого зависит настройка отбора в документе.
Где находится документ «Акт сверки взаиморасчетов»
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ доступен сразу из двух разделов: «Покупки → Акты сверок расчетов с контрагентами» и «Продажи → Акты сверок расчетов с контрагентами». Это один и тот же журнал, размещенный в разных подсистемах для удобства — независимо от того, откуда вы создадите документ, он появится в обоих списках.
Если пункта меню нет, проверьте права пользователя: документ доступен при наличии роли, связанной с ведением взаиморасчетов. Альтернативный путь — через «Все функции» (если кнопка включена в настройках интерфейса): найдите в дереве документ «Акт сверки взаиморасчетов» и создайте его оттуда.
В конфигурациях «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе взаиморасчетов с клиентами или поставщиками. Логика заполнения аналогична: контрагент, период, детализация по документам расчетов.
Пошаговое создание акта сверки
Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале актов сверок. Заполните шапку: организацию (от чьего имени сверка), контрагента и период сверки. Период задается датами начала и окончания — обычно это календарный год, квартал или период действия договора. Дата самого документа — это дата составления акта, она попадет в печатную форму.
Если сверка ведется по конкретному договору, укажите его в поле «Договор». Если поле оставить пустым, программа соберет расчеты по всем договорам контрагента — это удобно для общей сверки, но контрагент может прислать акт по одному договору, и тогда сравнение будет некорректным.
После заполнения шапки перейдите к настройке счетов и заполнению табличной части — это ключевые шаги, от которых зависит результат.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверок расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор
- 3На закладке «По данным учета» укажите счета расчетов: 60, 62, 66, 67, 76
- 4Нажмите «Заполнить по данным учета» — табличная часть заполнится документами и оборотами
- 5Проверьте сальдо на конец периода, сверьте его с ОСВ по счетам
- 6Заполните закладку «По данным контрагента», если есть акт от партнера
- 7Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
Настройка счетов расчетов для сверки
На закладке «По данным учета» есть таблица счетов, по которым программа соберет обороты. По умолчанию подставляется стандартный набор: 60 «Расчеты с поставщиками», 62 «Расчеты с покупателями», 66, 67 (кредиты и займы), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Состав можно отредактировать: убрать лишние счета или добавить нужные, например 76.АВ и 76.ВА (НДС с авансов), если требуется детальная сверка.
Важный нюанс: программа берет обороты по счетам в целом, с детализацией по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Если в учете используются нестандартные счета расчетов (например, выделенные субсчета для расчетов в валюте или по факторингу), добавьте их в таблицу вручную, иначе часть задолженности в акт не попадет.
Для сверки с конкретным поставщиком часто достаточно одного счета 60, с покупателем — счета 62. Ограничение списка счетов делает акт короче и понятнее для контрагента, а также снижает риск включить в сверку операции, не относящиеся к взаиморасчетам (например, проценты по кредитам на счете 66).
Заполнение данными и проверка расхождений
Нажмите «Заполнить по данным учета» — программа соберет все проведенные документы по выбранным счетам за указанный период: поступления, реализации, оплаты, корректировки. Каждая строка табличной части содержит дату, документ, сумму по дебету и кредиту. Внизу формы автоматически рассчитывается сальдо на начало и конец периода.
Если контрагент прислал свой акт, перенесите его данные на закладку «По данным контрагента» — вручную или копированием. Программа сопоставит строки и покажет расхождения: суммы, которые есть у вас, но отсутствуют у партнера, и наоборот. Это самый быстрый способ локализовать разногласия.
Типичные причины расхождений: документ проведен у сторон в разных периодах (накладная от последнего дня месяца попала у поставщика в следующий), неотраженная оплата, разнесение платежа на другой договор, курсовые разницы при расчетах в валюте. Каждое расхождение нужно разобрать индивидуально — простое «подгоняние» сальдо недопустимо, так как акт сверки может использоваться как доказательство в суде и при признании долга для прерывания срока исковой давности.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо ОСВ по счету 60/62/76 по данному контрагенту и договору
Суммы различаются — проверьте список счетов в настройках и наличие непроведенных документов
Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки с этим контрагентом
Начальное сальдо «плывет» — вероятно, задним числом изменили документы прошлого периода
Все поступления, реализации и оплаты периода присутствуют по одному разу
Документы дублируются или отсутствуют — проверьте договоры в документах и отбор по счетам
Печать и подписание акта сверки
Печатная форма выводится кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». В форму попадают: наименования организации и контрагента, период сверки, таблица операций, итоговое сальдо с расшифровкой «долг за контрагентом» или «долг за организацией», а также поля для подписей и печатей обеих сторон.
Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены полное наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные подтягиваются в шапку акта. Аналогично проверьте карточку контрагента. Пустые реквизиты в печатной форме — частая причина возврата акта от контрагента без подписи.
Документ можно отправить контрагенту напрямую из программы, если настроен обмен электронными документами (ЭДО) или подключен сервис 1С-Отчетность. Подписанный обеими сторонами акт храните вместе с первичными документами — он относится к документам бухгалтерского учета и подтверждает состояние расчетов при инвентаризации задолженности.
Особенности сверки в отдельных сценариях
Сверка расчетов в валюте
При валютных расчетах акт формируется в рублях по данным учета. Если контрагент сверяет в валюте договора, штатная форма может не подойти — потребуется дополнительно сверить валютные суммы по оборотно-сальдовой ведомости с субконто и учесть переоценку на отчетные даты. Курсовые разницы в акте взаиморасчетов обычно не показывают как отдельные строки задолженности.
Сверка по нескольким договорам
Если договоров много, а контрагент хочет один акт, оставьте поле договора пустым, но будьте готовы, что табличная часть будет сгруппирована по договорам. Для внутренней проверки удобнее сначала сформировать ОСВ по счету с детализацией по договорам и убедиться, что по каждому договору сальдо осмысленное — нет одновременно дебиторки и кредиторки, которую следовало бы свернуть.
Акт сверки с бюджетом и фондами
Для сверки с налоговой и фондами документ «Акт сверки взаиморасчетов» не используется — расчеты по налогам и взносам сверяются через запрос справки о состоянии расчетов с бюджетом (по счетам 68 и 69) в личном кабинете налогоплательщика или через 1С-Отчетность. Данные по счетам 68/69 в акт сверки с обычным контрагентом включать не нужно.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему акт сверки не заполняется по кнопке «Заполнить»?
Наиболее вероятные причины: за выбранный период нет проведенных документов по указанным счетам, расчеты ведутся по другому договору, чем указан в документе, либо в таблице счетов отсутствует нужный счет. Проверьте наличие оборотов через оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 или 62 с отбором по контрагенту — если обороты есть, а акт пустой, проблема в настройках отбора документа.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый год?
Да, документ можно создать за любой период, в том числе закрытый. Но учтите: акт заполнится по текущим данным базы. Если после закрытия периода вносились исправления задним числом, данные акта могут отличаться от того, что было в учете на момент закрытия. Для архивных периодов полезно формировать акт сразу после закрытия и хранить подписанный экземпляр.
Чем акт сверки отличается от оборотно-сальдовой ведомости по счету?
ОСВ — внутренний регистр для бухгалтера: она показывает сальдо и обороты, но не является документом для контрагента. Акт сверки — двусторонний документ: он содержит расшифровку по первичным документам, итоговое сальдо и поля для подписей обеих сторон. Подписанный акт имеет юридическое значение — в частности, может прерывать срок исковой давности при признании долга.
Как показать в акте только сальдо без расшифровки по документам?
В типовой форме акта табличная часть заполняется документами всегда. Если нужна укороченная форма, можно ограничить период сверки (тогда строк будет немного) либо отредактировать печатную форму через макет — но это требует навыков работы с конфигуратором или внешней печатной формы. На практике контрагенты чаще требуют как раз полную расшифровку.
Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки?
Неподписание акта не отменяет саму задолженность — она подтверждается первичными документами (накладными, актами, платежными поручениями). Акт сверки без подписи второй стороны остается внутренним документом. Если расхождения не устраняются, фиксируйте их письменно, а при инвентаризации задолженности опирайтесь на данные учета и первичку, а не на неподписанный акт.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется документом «Акт сверки взаиморасчетов»: укажите контрагента, период, договор и счета расчетов, затем заполните по данным учета. Перед формированием убедитесь, что все документы проведены и нет задвоений в справочнике контрагентов. Результат всегда проверяйте по оборотно-сальдовой ведомости, а расхождения с актом контрагента разбирайте построчно, не редактируя данные вручную.