Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С сделать акт сверки по счетам-фактурам
Как сформировать в 1С акт сверки по счетам-фактурам: стандартные отчеты, регистр НДС, расхождения с контрагентом, проверка результатов и типичные ошибки.
Акт сверки по счетам-фактурам нужен, когда с контрагентом необходимо подтвердить не только суммы долга, но и состав первичных документов, на основании которых начислен НДС. Стандартный «Акт сверки взаиморасчетов» в 1С показывает все документы расчетов, но не всегда выделяет именно счета-фактуры, поэтому бухгалтеры комбинируют несколько инструментов: настройку акта сверки, отчеты по регистрам НДС и сверку книги покупок и продаж с данными партнера.
Практическая сложность в том, что счет-фактура в 1С — отдельный документ, связанный с первичкой (реализацией, поступлением, авансом), и его данные хранятся в регистрах НДС, а не в регистрах взаиморасчетов. Поэтому «акт сверки по счетам-фактурам» обычно собирают одним из трех способов: детализируют стандартный акт сверки до документов, формируют отчет по счетам-фактурам выданным и полученным либо сверяют книгу покупок и книгу продаж с реестром контрагента.
Ниже разобраны все три подхода для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), с указанием, какой способ выбрать в конкретной ситуации, как проверить результат и какие ошибки чаще всего приводят к расхождениям.
Что именно нужно сверить: определите цель до формирования документа
Прежде чем открывать 1С, ответьте на вопрос: что должна подтвердить сверка? От этого зависит выбор инструмента. Если цель — подтвердить задолженность с разбивкой по документам, достаточно стандартного акта сверки взаиморасчетов. Если цель — сверить состав счетов-фактур для выверки НДС (например, перед камеральной проверкой или по требованию налоговой о расхождениях), нужен реестр именно счетов-фактур с номерами, датами и суммами НДС.
Третья ситуация — сверка по требованию контрагента, который просит «акт по счетам-фактурам», но фактически хочет видеть перечень выданных ему документов. Здесь подойдет отчет по регистру «Журнал учета счетов-фактур» или простой реестр из раздела отчетов по НДС.
Как выбрать способ сверки
Способ 1. Стандартный акт сверки взаиморасчетов с детализацией по документам
В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» (в некоторых релизах — «Сверка взаиморасчетов»). Создайте новый документ, укажите организацию, контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам) и период сверки.
На вкладке с правилами заполнения проверьте настройку «По данным организации» и установите флажок «Разбить по договорам» или «Выводить детализацию по документам», если она доступна в вашей версии. Затем нажмите «Заполнить» → «По данным учета». Табличная часть заполнится всеми документами расчетов: реализациями, поступлениями, оплатами, счетами-фактурами на аванс.
Полученный акт содержит первичные документы, а счета-фактуры в нем отражаются только если они являются документами расчетов (например, счета-фактуры на аванс). Обычные счета-фактуры, выписанные к реализации, в акт не попадают — вместо них отображается сама реализация. Это главное ограничение способа.
Для печати нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». Если контрагент прислал свои данные, заполните вкладку «По данным контрагента» вручную или через кнопку заполнения, и программа покажет расхождения автоматически.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами»
- 2Создайте документ, укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным учета» и проверьте табличную часть
- 4При наличии данных контрагента заполните вторую вкладку и сверьте расхождения
- 5Выведите печатную форму через «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
Способ 2. Реестр счетов-фактур через отчеты по НДС
Когда нужен именно перечень счетов-фактур, откройте раздел «Отчеты» → «НДС». В зависимости от релиза доступны отчеты «Счета-фактуры выданные», «Счета-фактуры полученные», «Журнал учета счетов-фактур». Установите период, в настройках (кнопка «Показать настройки») добавьте отбор по контрагенту и сформируйте отчет.
Такой реестр покажет номер и дату счета-фактуры, документ-основание, сумму и сумму НДС. Это и есть фактический «акт сверки по счетам-фактурам»: его можно выгрузить в Excel (кнопка «Еще» → «Сохранить» или через Ctrl+S в табличном документе), отправить контрагенту и попросить отметить расхождения.
Для сверки НДС по конкретному поставщику удобнее книга покупок: «Отчеты» → «Книга покупок» с отбором по контрагенту. Она покажет только те счета-фактуры, которые приняты к вычету, что важно при ответе на требование налоговой о расхождениях по декларации.
Способ 3. Сверка через книгу покупок и книгу продаж с реестром контрагента
Для полноценной сверки НДС с контрагентом сформируйте два отчета за одинаковый период: свою книгу продаж (или покупок) с отбором по контрагенту и запросите у партнера аналогичный реестр. Сравнение делается по ключевым полям: номер и дата счета-фактуры, сумма всего, сумма НДС.
Удобный прием — выгрузить оба реестра в Excel и сравнить через функцию ВПР или сводную таблицу по ключу «номер + дата счета-фактуры». Расхождения обычно трех типов: документ есть у вас, но нет у контрагента (он не получил или не провел счет-фактуру); документ есть у контрагента, но нет у вас; суммы или номера различаются (исправленные и корректировочные счета-фактуры).
Если расхождение связано с исправленным счетом-фактурой, проверьте, что у обеих сторон отражена последняя версия исправления с одинаковым номером и датой исправления. Именно исправления — самая частая причина «зависших» расхождений по НДС.
Как проверить результат перед отправкой контрагенту
Перед отправкой акта или реестра убедитесь, что данные в программе полные и корректные. Проверьте, что за период сверки нет непроведенных документов реализации и поступления по этому контрагенту — они не попадут ни в акт, ни в реестр, и сверка будет заведомо неполной.
Сверьте итоговые суммы: сальдо по акту сверки должно совпадать с сальдо по счетам 60, 62, 76 в разрезе контрагента и договора (отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Если сальдо не сходится, ищите документы без указания договора или с другим договором — они отфильтровываются настройками акта.
Для реестра счетов-фактур контрольная точка — итог по НДС за квартал должен совпадать с соответствующим разделом декларации по НДС (по данным этого контрагента, если ведете аналитический учет). Полное совпадение с декларацией по всем контрагентам проверяется через отчет «Анализ НДС».
Как проверить результат сверки
Совпадает с сальдо по счетам 60/62/76 по контрагенту и договору
Разница — ищите документы с другим договором или без договора
Все проведенные счета-фактуры за период присутствуют, номера и суммы НДС корректны
Документов нет — проверьте проведение и формирование записей книги покупок/продаж
Отражена последняя версия исправления с актуальными номером и датой
В реестре старая версия — контрагент увидит расхождение
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ожидание, что стандартный акт сверки покажет счета-фактуры как отдельные строки. Он показывает документы расчетов, и требовать от него реестра счетов-фактур бессмысленно: используйте отчеты по НДС.
Вторая ошибка — сверка за период, в котором не выполнены регламентные операции по НДС. Если записи книги покупок не сформированы, книга покупок будет пустой или неполной, и сверка с контрагентом даст ложные расхождения.
Третья ошибка — игнорирование договоров. Если с контрагентом несколько договоров, а акт сформирован по одному, часть документов «пропадет». Либо формируйте акт без отбора по договору, либо по каждому договору отдельно.
Когда стандартных средств недостаточно
Если контрагент требует акт именно в форме «номер счета-фактуры — дата — сумма — НДС — подпись сторон», а типовые печатные формы этого не дают, есть три варианта. Первый — выгрузить реестр в Excel, оформить шапку акта вручную и использовать как приложение к стандартному акту сверки. Это самый быстрый и безопасный путь.
Второй вариант — внешняя печатная форма акта сверки. Готовые формы под конкретные требования можно подключить через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Перед подключением любой внешней обработки убедитесь, что она получена из надежного источника и проверена на копии базы: внешние обработки выполняют код в вашей информационной базе.
Третий вариант — доработка конфигурации программистом, если такой акт нужен регулярно и в строго заданной форме. Это оправдано только при большом числе сверок, поскольку доработку нужно поддерживать при обновлениях.
На практике контрагенты под формулировкой «акт сверки по счетам-фактурам» чаще всего хотят обычный реестр документов с суммами НДС. Уточните у партнера желаемый формат до начала работы — это экономит время и избавляет от повторных сверок.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли в акте сверки показать номера счетов-фактур вместо номеров реализаций?
В типовой печатной форме акта сверки выводятся данные документа расчетов (реализации или поступления). Чтобы рядом отображался номер счета-фактуры, нужна внешняя печатная форма или доработка. Проще сформировать отдельный реестр счетов-фактур отчетом по НДС и приложить его к акту.
Почему в книге покупок нет счета-фактуры от поставщика, хотя документ проведен?
Записи книги покупок формируются регламентной операцией «Формирование записей книги покупок» (входит в закрытие месяца). Проверьте также, что в поступлении корректно указан номер и дата входящего счета-фактуры и что документ «Счет-фактура полученный» зарегистрирован, а не просто внесены реквизиты в поступление.
Как сверить счета-фактуры по авансам с контрагентом?
Счета-фактуры на аванс отражаются в книге покупок и книге продаж отдельными строками с видом «аванс». Сформируйте книгу покупок или продаж с отбором по контрагенту — авансовые счета-фактуры попадут в реестр вместе с обычными. В стандартном акте сверки они видны как документы расчетов.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Заполните в своем документе «Акт сверки расчетов» вкладку «По данным контрагента» его данными — программа автоматически подсветит расходящиеся строки. По каждой расходящейся строке проверьте дату, номер и сумму документа у обеих сторон, а также наличие исправлений и корректировок.
Нужно ли подписывать реестр счетов-фактур как официальный документ?
Унифицированной формы акта сверки по счетам-фактурам не существует — это внутренний документ для выверки расчетов. Форму и порядок подписания стороны определяют сами. На практике реестр оформляют как приложение к акту сверки взаиморасчетов и подписывают обеими сторонами.
Что важно запомнить
Отдельного акта сверки по счетам-фактурам в типовой 1С нет: используйте стандартный акт сверки взаиморасчетов для подтверждения долга и отчеты по НДС (реестры счетов-фактур, книгу покупок и продаж) для сверки состава и сумм НДС. Перед сверкой выполните регламентные операции по НДС, проверьте отбор по договорам и учтите исправленные счета-фактуры.