Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С сделать акт сверки по нескольким контрагентам
Как в 1С сформировать акт сверки по нескольким контрагентам сразу: обработка групповой печати, отбор по списку, проверка расхождений и типичные ошибки.
Задача сформировать акты сверки сразу по нескольким контрагентам возникает регулярно: при ежемесячной сверке с покупателями, перед закрытием квартала, при подготовке к инвентаризации расчётов или перед аудитом. Создавать каждый документ вручную долго, особенно если контрагентов десятки или сотни. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) есть штатные способы ускорить эту работу.
В зависимости от конфигурации доступны три подхода: групповое создание документов «Акт сверки взаиморасчётов» через специальную обработку, формирование отчёта «Акт сверки» по списку контрагентов без создания документов, а также использование универсального механизма групповой печати. Ниже разобран каждый вариант с условиями выбора и проверкой результата.
Важно понимать разницу: документ «Акт сверки» создаётся в учётной системе, хранится в журнале и может быть выставлен контрагенту через ЭДО, а отчёт — это просто печатная форма по данным учёта без отдельного объекта в базе. Для официальной сверки с подписанием обычно нужен именно документ.
Что понадобится перед массовой сверкой
Прежде чем формировать акты пакетно, убедитесь, что учёт расчётов в порядке. Акт сверки строится по данным бухгалтерских или управленческих регистров, поэтому любые ошибки в учёте автоматически попадут во все сформированные акты. Проверьте актуальность взаиморасчётов: проведены ли все поступления, реализации и оплаты за период, нет ли нераспределённых платежей.
Также заранее определите параметры, общие для всех актов: период сверки, организацию, валюту (если есть расчёты в валюте), признак «с договорами» или «по договорам отдельно». Одинаковые настройки позволят сформировать акты одним проходом без ручной корректировки каждого документа.
Полезно предварительно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов (60, 62, 76) и отфильтровать контрагентов с нулевым сальдо и отсутствием оборотов — включать их в сверку обычно не нужно, иначе получите стопку пустых актов.
Способ 1: отчёт «Акт сверки» по списку контрагентов
Самый быстрый вариант, когда не нужны документы в базе, — отчёт «Акт сверки взаиморасчётов». В 1С:Бухгалтерии 3.0 он находится в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки» либо через «Отчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов». В УТ 11 отчёт доступен в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам» или через поиск.
Чтобы вывести акты сразу по нескольким контрагентам, откройте настройки отчёта (кнопка «Показать настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант»), добавьте отбор по полю «Контрагент» с видом сравнения «В списке» и подберите нужных контрагентов. Затем в настройках группировки убедитесь, что первая группировка — «Контрагент»: тогда отчёт сформирует отдельный блок-акт по каждому из них.
При печати такой отчёт выводится единым табличным документом, где акты идут друг за другом. Если нужны разрывы страниц между актами, проверьте, что в макете группировка по контрагенту выводится «с новой страницы» — в типовых вариантах это обычно уже настроено.
- 1Откройте отчёт «Акт сверки взаиморасчётов» в разделе покупок или продаж
- 2Укажите период сверки и организацию
- 3В настройках добавьте отбор «Контрагент — В списке» и подберите контрагентов
- 4Проверьте, что первая группировка — по контрагентам
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте первые 2–3 акта по оборотке
- 6Отправьте на печать или сохраните в PDF
Способ 2: групповое создание документов «Акт сверки»
Когда акты должны храниться в базе как документы (для ЭДО, учёта отправленных сверок, фиксации статусов), используйте групповое создание. В 1С:Бухгалтерии 3.0 в журнале «Акты сверки взаиморасчётов» (раздел «Покупки» → «Акты сверки») доступна кнопка «Создать» с возможностью выбора, а в свежих релизах есть сервис групповой сверки. Проверьте также раздел «Операции» → «Сервис» — в ряде конфигураций там размещена обработка массового формирования актов.
Если штатной обработки в вашей версии нет, работает универсальный приём: создайте один акт сверки с нужными настройками, затем используйте «Ещё» → «Скопировать» и меняйте только контрагента. При копировании табличная часть с расчётами перезаполняется автоматически по кнопке «Заполнить» → «По данным учёта». Это быстрее, чем создавать каждый акт с нуля, так как период, организация и прочие параметры уже подставлены.
В УТ 11 и ERP документ называется «Сверка взаиморасчётов» (раздел «Продажи» → «Документы» → «Сверки взаиморасчётов»). Там есть возможность создавать сверки по партнёрам списком: отметьте нужных партнёров в справочнике и воспользуйтесь командой создания на основании, если она доступна в вашей версии, либо формируйте документы копированием.
Способ 3: групповая печать из списка документов
Если акты-документы уже созданы, распечатать их пакетно можно прямо из журнала. Откройте список «Акты сверки взаиморасчётов», установите отбор по периоду и организации, выделите нужные строки мышью с клавишей Ctrl или Shift и нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки». Программа сформирует единый печатный документ со всеми выбранными актами.
Для отправки по электронной почте из списка доступна команда «Отправить по электронной почте» — каждый акт будет вложением в письмо. Учтите, что массовая отправка разным получателям одним действием в типовых конфигурациях ограничена: письма формируются по одному, и адрес подставляется из карточки контрагента. Проверьте заранее, что у контрагентов заполнены email-адреса.
Через подсистему ЭДО (если она подключена) акты сверки можно отправлять контрагентам напрямую: выделите документы в списке и используйте команду «ЭДО» → «Отправить». Контрагент получит акт в своей системе и сможет подписать его или зафиксировать расхождения.
Как проверить результат массового формирования
После пакетного формирования обязательно выборочно сверьте несколько актов с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76 за тот же период. Сальдо на конец периода в акте должно совпадать с сальдо по паре «организация — контрагент» в оборотке. Проверяйте минимум первый, последний и один акт из середины списка — этого достаточно, чтобы поймать системную ошибку в настройках.
Обратите внимание на контрагентов, по которым в акте появились суммы «по данным контрагента» — в типовых формах эта колонка пустая и заполняется вручную или при ответе через ЭДО. Если акты формируются для внутренней проверки, эту колонку можно не трогать.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по этому контрагенту
Суммы расходятся — есть непроведённые документы или неверный отбор
По каждому контрагенту из списка сформирован отдельный акт
Часть контрагентов пропущена — вероятно, у них нет оборотов за период
Валюта и детализация по договорам соответствуют настройкам
Акты по валютным договорам сформированы в рублях — сбита настройка валюты
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — пустые акты по контрагентам, у которых были расчёты. Причина обычно в отборе по договору или валюте: акт, созданный с конкретным договором, не покажет операции по другим договорам этого же контрагента. Для общей сверки оставляйте поле договора пустым и ставьте детализацию «по договорам» в настройках.
Вторая типичная ошибка — расхождение из-за разных дат: акт формируется по дате документов, а оборотка — по периоду проведения. Если документ проведён задним числом после формирования акта, суммы разойдутся. Перед массовой сверкой выполните «Операции» → «Проведение документов» и восстановите последовательности, если они используются в вашей конфигурации.
Ограничение типовых решений: «из коробки» нет кнопки «создать акты по всем контрагентам с долгом» одним кликом во всех конфигурациях. Если штатных средств не хватает, задачу решают внешние обработки массового создания актов (их публикуют на профильных ресурсах) или небольшая доработка программистом — обычно это цикл по списку контрагентов с созданием и заполнением документа. Любую внешнюю обработку сначала проверяйте на копии базы.
Если сверка выполняется ежемесячно по одному и тому же кругу контрагентов, сохраните настройки отчёта с отбором по списку как отдельный вариант («Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»). В следующий месяц останется только поменять период — это экономит основную часть времени.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акты сверки сразу по всем контрагентам с задолженностью?
Штатной кнопки «по всем должникам» в типовых конфигурациях обычно нет. Практический путь: сформируйте отчёт «Задолженность покупателей» или ОСВ по счёту 62, выгрузите список контрагентов с ненулевым сальдо и используйте его как список отбора в отчёте «Акт сверки» или для группового создания документов.
Чем отличается акт сверки в 1С:Бухгалтерии от сверки в УТ 11?
В Бухгалтерии документ строится по данным бухгалтерского учёта (счета 60, 62, 76), в УТ 11 «Сверка взаиморасчётов» — по регистрам расчётов с клиентами и поставщиками в разрезе партнёров и соглашений. Печатные формы похожи, но источники данных и аналитика различаются.
Почему в акте по контрагенту нет оборотов, хотя документы в базе есть?
Чаще всего документы не проведены, проведены другой организацией, относятся к другому договору или период акта не захватывает их даты. Проверьте оборотку по контрагенту за тот же период — если там тоже пусто, проблема в учёте, а не в акте.
Можно ли отправить акты сверки контрагентам массово по email?
Из списка документов доступна команда отправки по электронной почте, но письма формируются по одному с подстановкой адреса из карточки контрагента. Полностью автоматической рассылки одним кликом в типовых конфигурациях нет — для этого нужна доработка или подсистема ЭДО.
Нужно ли проводить документ «Акт сверки» и влияет ли он на учёт?
Акт сверки не формирует проводок и не меняет данные учёта — это фиксирующий документ. Его можно спокойно создавать, перезаполнять и перепроводить без последствий для отчётности.
Как сделать акт сверки по контрагенту с детализацией по нескольким договорам?
Оставьте поле «Договор» пустым, а в настройках акта или отчёта включите детализацию «по договорам». Тогда операции сгруппируются по каждому договору внутри одного акта, а итоговое сальдо будет общим по контрагенту.
Что важно запомнить
Для пакетной сверки сначала приведите в порядок учёт расчётов, затем выберите инструмент: отчёт с отбором по списку контрагентов — для быстрой печати, групповое создание документов — для хранения и ЭДО, групповая печать из журнала — для уже созданных актов. Перед отправкой выборочно сверьте сальдо в актах с оборотно-сальдовой ведомостью.