Как в 1С сделать акт сверки по договору

Акт сверки взаиморасчётов по договору нужен, когда контрагент просит подтвердить задолженность именно в рамках одного договора, а не по всему взаимодействию с компанией. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть штатный документ «Акт сверки взаиморасчётов», в котором отбор по договору задаётся настройкой, а не доработкой конфигурации.

Главная сложность не в печати формы, а в том, чтобы данные в акте совпали с реальной картотекой расчётов. Если в учёте есть незакрытые авансы, оплаты, отнесённые не на тот договор, или документы с другой валютой, акт по договору покажет расхождения, которых «по ощущениям» нет. Поэтому перед формированием акта полезно проверить аналитику расчётов.

Ниже разобран порядок действий для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0): где находится документ, как ограничить сверку одним договором, как проверить результат перед отправкой контрагенту и что делать с расхождениями.

Где находится акт сверки и какие данные нужны заранее

Документ «Акт сверки взаиморасчётов» в 1С:Бухгалтерии 8.3 доступен в разделах «Покупки» и «Продажи» — подменю «Акты сверки взаиморасчётов». Один и тот же документ используется и для покупателей, и для поставщиков: тип взаимоотношений определяется выбранным контрагентом и договором.

Перед созданием акта подготовьте:

• точное наименование контрагента, как оно заведено в справочнике;
• договор, по которому нужна сверка (номер и дату из бумажного документа);
• период сверки — обычно квартал, полугодие или год, либо период действия договора;
• организацию, от имени которой формируется акт, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.

Если в базе у контрагента заведено несколько договоров, убедитесь, что вы выбираете именно тот, который указан в запросе контрагента. Сверка «по всем договорам» и сверка «по одному договору» дадут разные сальдо, и подписанный не тот акт придётся переделывать.

Создание акта сверки с отбором по договору

Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа заполните поля последовательно: организация, контрагент, затем — ключевое для нашей задачи поле «Договор». Как только договор выбран, программа будет учитывать при заполнении только расчёты, проведённые по этому договору.

Укажите период сверки в полях «Период с … по …». Дата окончания определяет, на какой момент рассчитывается сальдо. Если контрагент просит акт «на 31 декабря», период должен заканчиваться именно этой датой, а не датой формирования документа.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (в шапке или над табличной частью). Программа подберёт все документы расчётов — реализации, поступления, оплаты, корректировки — по выбранному договору за указанный период и рассчитает сальдо.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента и обязательно поле «Договор»
3. 3
   Укажите период сверки и дату, на которую выводится сальдо
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт документы по договору
5. 5
   Проверьте сальдо по ОСВ с отбором по договору
6. 6
   Установите флажок «Сверка согласована» после получения подтверждения контрагента
7. 7
   Распечатайте акт через кнопку «Печать» и отправьте контрагенту

Настройки отбора и состава данных

В документе есть дополнительные настройки, которые влияют на содержимое акта. Их стоит проверить до заполнения, чтобы не переделывать документ.

Валюта сверки

Если договор заключён в валюте или условных единицах, акт формируется в валюте договора. Для рублёвых договоров сверка идёт в рублях. Смешивать в одном акте операции в разных валютах нельзя — это ещё одна причина формировать акт строго по одному договору.

Разбивка по счетам учёта

По умолчанию акт заполняется сводно по расчётным счетам (60, 62, 76 и др.). Если нужно показать задолженность отдельно по авансам и отгрузкам, проверьте настройку вывода данных по счетам — в типовой форме сальдо детализируется по счетам расчётов автоматически при заполнении.

Вывод данных контрагента

Акт содержит две колонки: «по данным» вашей организации и «по данным» контрагента. Вторая колонка заполняется вручную после того, как контрагент вернёт свою часть сверки, либо остаётся пустой до подтверждения. Флажок «Сверка согласована» ставится только после того, как обе стороны подтвердили цифры.

Проверка данных перед отправкой контрагенту

Заполненный автоматически акт — это ещё не готовый к подписанию документ. Прежде чем отправлять его контрагенту, сопоставьте итоговое сальдо с учётными данными. Самый надёжный способ — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (например, 62.01 и 62.02 для покупателя) с отбором по контрагенту и договору на ту же дату.

Также полезен отчёт «Анализ субконто» по виду субконто «Договоры» — он покажет движения именно по выбранному договору и позволит быстро найти документ, который «попал не туда».

Обратите внимание на типичные источники расхождений: оплата, отнесённая на другой договор того же контрагента; незакрытый аванс, который автоматически не зачёлся при отгрузке; корректировка или возврат, оформленные после даты сверки, но относящиеся к её периоду.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте против ОСВ по счёту с отбором по договору

Норма

Суммы совпадают до копейки на дату сверки

Тревожный признак

Разница есть — ищите документ, отнесённый не на тот договор

Состав табличной части акта

Норма

Все строки относятся к выбранному договору и периоду

Тревожный признак

Присутствуют документы другого договора или вне периода

Колонка «по данным контрагента»

Норма

Заполнена после получения ответа, расхождения разобраны

Тревожный признак

Акт подписан при незакрытых расхождениях

Печать и согласование акта

Для вывода на бумагу используйте кнопку «Печать» в форме документа — доступна печатная форма «Акт сверки взаиморасчётов». В ней выводятся реквизиты обеих сторон, таблица операций, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности прописью.

Проверьте, что в печатной форме указаны корректные реквизиты организации: они берутся из справочника «Организации», а подписанты — из настроек ответственных лиц. Если подписывает не директор, а представитель по доверенности, реквизиты доверенности должны быть заполнены в карточке организации.

Акт отправляется контрагенту в двух экземплярах (или по ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот). После возврата подписанного экземпляра внесите данные контрагента во вторую колонку и установите флажок «Сверка согласована» — это зафиксирует статус документа в базе.

Расхождения и типичные ошибки

Если контрагент вернул акт с расхождениями, не правьте цифры вручную «под ответ». Разберите каждую спорную строку: запросите у контрагента номера и даты его документов и сопоставьте со своей картотекой. Чаще всего расхождения вызваны разницей в датах (отгрузка в одном периоде, оплата в другом), непроведёнными документами или оплатой, зачтённой на другой договор.

Ручное добавление или удаление строк в табличной части акта допустимо как временная мера, но это признак того, что в учёте есть проблема. Правильное решение — исправить аналитику в первичных документах (например, перезаполнить договор в платёжном поручении) и перезаполнить акт.

Особые ситуации

Несколько организаций в одной базе

Если по одному договору работали две ваши организации (что само по себе нежелательно), акт по договору покажет только ту организацию, которая выбрана в шапке. Проверьте, что в договоре указана правильная организация — договор в 1С привязан к конкретному юрлицу.

Закрытый договор

Для завершённого договора акт формируется так же, но период имеет смысл ограничить сроком действия договора. Нулевое сальдо по закрытому договору — нормальное подтверждение того, что обязательства исполнены.

Сверка в 1С:Управление торговлей и ERP

В 1С:УТ 11 и ERP сверка оформляется документом «Сверка взаиморасчётов» (раздел «Продажи» или «Закупки»). Отбор по соглашению или договору задаётся в шапке, а детализация — настройками документа. Логика та же: сначала аналитика, потом заполнение, потом сверка сальдо с отчётами по расчётам.

Частые вопросы

Что делать, если в акт не попала часть документов по договору?

Проверьте три вещи: период сверки (документ может быть за его пределами), договор в самом документе (в платёжке или реализации мог быть указан другой договор этого контрагента) и проведённость документа — непроведённые документы в сверку не включаются. Исправьте причину и перезаполните акт кнопкой «Заполнить».

Можно ли сформировать акт по договору за несколько лет?

Да, период сверки не ограничен. Но на практике длинные акты сложно сверять: при расхождении придётся разбирать весь массив документов. Обычно сверку делают поквартально или за год, а для длительных договоров — с промежуточными актами на конец каждого периода.

Почему сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Чаще всего потому, что ОСВ смотрится без отбора по договору или по другому счёту. Постройте ОСВ по счетам расчётов (60, 62, 76) с отбором по контрагенту и договору на ту же дату, что и акт. Если разница остаётся — ищите документы с ручными проводками или операции, введённые вручную без указания договора.

Обязателен ли акт сверки и имеет ли он юридическую силу?

Формирование акта сверки законом не обязательно — это добровольная процедура. При этом подписанный обеими сторонами акт имеет правовое значение: он может подтверждать задолженность и, как правило, рассматривается как признание долга, что влияет на течение срока исковой давности. Поэтому подписывать акт с непроверенными цифрами рискованно.

Как отправить акт сверки контрагенту через ЭДО?

Если с контрагентом настроен обмен электронными документами, акт можно отправить напрямую из формы документа через сервис 1С-ЭДО (кнопка «ЭДО»). Учтите, что акт сверки — неформализованный документ, он передаётся как произвольный документ, и контрагент подписывает его своей подписью в ответ. Если ЭДО не настроен, акт распечатывается и отправляется на бумаге.

Что делать, если контрагент просит акт по нескольким договорам одним документом?

Штатный акт в 1С:Бухгалтерии формируется либо по одному договору, либо по всем договорам контрагента сразу. Произвольный набор из двух-трёх договоров в одном акте не выбирается. Практические варианты: сформировать отдельный акт по каждому договору (это удобнее и для сверки) или сделать акт по всем договорам, если контрагента устроит полная картина расчётов.