Как в 1С сделать акт сверки по договорам

Акт сверки взаиморасчетов по конкретному договору нужен, когда с контрагентом заключено несколько договоров и сверять задолженность целиком по партнеру нельзя — данные «смажутся» и стороны не сойдутся. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такая сверка выполняется стандартным документом «Акт сверки взаиморасчетов», но с правильным отбором по договору и корректными настройками разбивки.

Главная сложность — не сама кнопка «Сформировать», а подготовка: убедиться, что расчеты в программе ведутся по договорам, что документы привязаны к нужному договору, а задолженность не «висит» на договоре «Без договора». Ниже разобран весь процесс от проверки данных до вывода печатной формы и анализа расхождений.

Проверьте, что расчеты в программе ведутся по договорам

Перед формированием акта убедитесь, что аналитика по договорам вообще присутствует в учете. Откройте любую реализацию или поступление по нужному контрагенту и посмотрите поле «Договор». Если там стоит пустое значение или договор с наименованием вроде «Основной договор» для всех операций подряд, сверка по отдельному договору не даст корректного результата — обороты попадут не в ту аналитику.

Проверьте также настройку учетной политики и параметров учета. В разделе «Главное → Настройки → Параметры учета» (в некоторых версиях — «Администрирование → Параметры учета») должен быть включен учет по договорам. В типовой конфигурации он включен по умолчанию, но в доработанных базах аналитику иногда отключают.

Отдельный признак проблемы — сальдо на договоре «Без договора (служебный)». Сформируйте ОСВ по счету 60 или 62 с группировкой по договорам: если там есть строки без договора, эти суммы не попадут в акт сверки по конкретному договору, и стороны не сойдутся.

Создайте документ «Акт сверки взаиморасчетов»

Документ находится в разделе «Покупки → Акты сверки расчетов» или «Продажи → Акты сверки расчетов» — оба списка ведут на одни и те же документы. Нажмите «Создать» и заполните шапку.

Основные реквизиты: организация (если в базе их несколько), контрагент, договор и период сверки. Именно поле «Договор» отвечает за отбор: при заполнении табличной части программа возьмет только обороты по этому договору. Период задавайте так, чтобы он совпадал с периодом, который указал контрагент в своем акте, — иначе сравнивать будет нечего.

На вкладке со счетами учета (обычно называется «Счета расчетов» или находится в дополнительных настройках) оставьте нужные счета: 60, 62, 66, 67, 76. Если по договору точно не было займов, счета 66–67 можно убрать — акт получится короче и чище.

1. 1
   Откройте Покупки или Продажи → Акты сверки расчетов, нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента и конкретный договор
3. 3
   Укажите период сверки, совпадающий с периодом контрагента
4. 4
   Проверьте список счетов расчетов, оставьте только нужные
5. 5
   Нажмите «Заполнить по данным учета» и проверьте табличную часть
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму по кнопке «Печать»

Заполните акт по данным учета и проверьте табличную часть

После заполнения шапки нажмите «Заполнить → Заполнить по данным учета». Программа подберет все документы расчетов по выбранному договору за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Каждая строка — отдельный документ с суммой дебета или кредита.

Проверьте три вещи. Первое — начальное сальдо: оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущей сверки или с данными контрагента. Второе — полнота документов: если какая-то отгрузка точно была, но в акте ее нет, скорее всего, в ней указан другой договор. Третье — конечное сальдо: сверьте его с ОСВ по тому же договору, цифры обязаны совпасть.

Если акт нужен с разбивкой по данным контрагента (две колонки — «по данным организации» и «по данным контрагента»), заполните вторую часть вручную или через «Заполнить по данным контрагента», если у вас есть его акт в электронном виде и настроена соответствующая загрузка. В типовой конфигурации колонку контрагента чаще заполняют вручную после получения встречного акта.

Выведите печатную форму и настройте представителей

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать → Акт сверки взаиморасчетов». В типовой форме выводятся шапка с реквизитами сторон, таблица оборотов, итоговое сальдо и строка о наличии или отсутствии расхождений. Если сальдо по данным организации и контрагента совпадает, в форме появится фраза «расхождений нет».

Перед печатью заполните поля «Представитель организации» и «Представитель контрагента» — без подписей акт не имеет практического смысла. Должности и ФИО подставляются из ответственных лиц организации и карточки контрагента; при необходимости их можно отредактировать вручную прямо в документе.

Если нужна форма с расшифровкой по договорам внутри акта (когда сверка идет по контрагенту в целом, но с разбивкой), проверьте вариант печатной формы: в некоторых версиях доступен акт «с разбивкой по договорам». Это альтернатива отдельным актам по каждому договору, если договоров много, а подписывать хочется один документ.

Разберитесь с расхождениями

Расхождение сальдо почти всегда означает одно из четырех: документ проведен у одной стороны и не проведен у другой; документ привязан к разным договорам у вас и у контрагента; разная дата отражения (например, оплата прошла в банке в следующем квартале); ошибка в сумме или количестве документов.

Начните с построчного сравнения табличных частей. Найдите документы, которые есть у вас, но отсутствуют у контрагента, и наоборот — обычно это 2–5 позиций, а не весь массив. Отгрузки в пути и незачтенные платежи на дату сверки — нормальное явление, их фиксируют в акте как «неотраженные суммы».

Не редактируйте цифры в акте вручную «под контрагента», чтобы быстрее подписать. Акт должен отражать данные вашего учета; если учет неверен, исправляется учет, а не печатная форма. Ручная правка сумм — прямой путь к тому, что следующая сверка снова не сойдется.

Альтернативы: отчеты вместо акта

Если официальный подписываемый акт не нужен, а требуется быстро проверить состояние расчетов по договору, используйте отчеты. «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с отбором по контрагенту и договору покажет сальдо и обороты; «Анализ субконто» по договору даст детализацию до документов; «Карточка счета» — полную историю движений.

Отчеты удобны для внутренней проверки перед тем, как запрашивать встречную сверку: вы заранее видите, какие документы висят на договоре, и можете исправить аналитику до того, как расхождение станет предметом переписки с контрагентом.

Чем сверять расчеты по договору

Акт сверки взаиморасчетов

Официальный документ для подписания с контрагентом; требует корректной аналитики по договорам

ОСВ по счету с отбором по договору

Быстрая проверка сальдо и оборотов; не подходит для передачи контрагенту как официальный документ

Анализ субконто по договору

Детализация до документов для поиска расхождений; только внутреннее использование

Частые вопросы

Почему в акт по договору не попали некоторые документы?

Чаще всего в этих документах указан другой договор или договор не указан вовсе. Откройте проблемный документ и проверьте поле «Договор» — после исправления аналитики перезаполните акт кнопкой «Заполнить по данным учета».

Можно ли сделать один акт по контрагенту с разбивкой по договорам?

Да, если не заполнять поле «Договор» в шапке, акт сформируется по контрагенту в целом. В ряде версий конфигурации доступна печатная форма с группировкой по договорам. Если такой формы нет, формируют отдельные акты по каждому договору.

Акт сверки делает проводки или влияет на отчетность?

Нет. Это печатно-сверочный документ: он не формирует движений по регистрам и не меняет сальдо. Все исправления расчетов выполняются первичными документами и операциями.

Что делать, если начальное сальдо не совпадает с прошлой сверкой?

Значит, после прошлой сверки кто-то изменил или перепровел документы задним числом. Сформируйте карточку счета по договору за прошлый период и сравните с подписанным актом — найденный документ нужно вернуть в исходное состояние или согласовать изменение с контрагентом.

Как сверить задолженность, если договор один, но валюта расчетов отличается от рублевой?

В шапке акта проверьте валюту: для валютного договора акт формируется в валюте договора. Убедитесь, что контрагент сверяется в той же валюте, иначе суммы не сойдутся из-за курсовой переоценки.