Как в 1С разнести авансовый отчет

Авансовый отчет в 1С оформляется, когда сотрудник получил деньги под отчет (на командировку, покупку материалов, хозяйственные нужды) и должен отчитаться по ним чеками, билетами, счетами и другими подтверждающими документами. Разнести авансовый отчет — значит создать документ «Авансовый отчет», заполнить его табличные части, проверить проводки и убедиться, что расчеты с подотчетным лицом закрыты корректно.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8.3» — наиболее распространенную конфигурацию. В «1С:ЗУП» и «1С:Управление торговлей» логика похожая, но расположение документа в меню отличается. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых и расчетных документов, а в базе корректно заведены сотрудник, статьи затрат и подразделения.

Ключевой принцип: авансовый отчет не выдает деньги и не получает товар сам по себе — он связывает ранее выданный аванс (или перерасход) с фактическими расходами сотрудника. Поэтому правильная последовательность: сначала выдача денег, затем отчет, затем контроль остатка по счету 71.

Подготовка: что проверить до ввода документа

Прежде чем разносить авансовый отчет, соберите первичку: кассовые и товарные чеки, БСО, билеты, счета гостиниц, акты и накладные, если сотрудник что-то купил для организации. Каждый документ должен быть читаемым, с датой, реквизитами продавца и понятным составом покупки. Чеки без реквизитов или с неразборчивыми данными — зона риска при налоговой проверке.

Проверьте, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», а выдача аванса уже отражена в программе: расходным кассовым ордером (если деньги выдали из кассы) или операцией списания с расчетного счета (если перевели на карту). Если аванс физически выдали, но в 1С не провели — сначала разнесите выдачу, иначе отчет повиснет на отрицательном остатке по счету 71 и исказит расчеты.

Уточните сроки: по правилам внутреннего положения организации сотрудник обязан отчитаться в установленный срок, а новый аванс не выдается, пока не закрыт предыдущий. В самой 1С жесткой блокировки нет, поэтому дисциплина контролируется отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или специализированным отчетом по подотчетным лицам.

Где находится документ и как его создать

В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты». Нажмите «Создать» — откроется форма нового документа. В шапке укажите организацию (если их несколько), сотрудника-подотчетника, склад по умолчанию (если будут оприходоваться товары) и дату документа. Дату ставьте фактическую — день утверждения отчета руководителем.

Поле «Аванс» или табличная часть с выданными авансами подтягивается автоматически: программа показывает, сколько денег числится за сотрудником. Если сотрудник тратил личные деньги (перерасход), аванс не выбирается — сумма отчета просто превысит выданное, и разница станет долгом организации перед сотрудником.

Заполнение табличных частей по видам расходов

Документ «Авансовый отчет» содержит несколько вкладок, и правильный выбор вкладки определяет проводки. Ошибка на этом этапе — самая частая причина неверного учета.

Вкладка «Оплата» (расходы без поступления ценностей)

Сюда вносятся расходы, подтвержденные чеками, по которым ничего не приходуется на склад: проездные билеты, гостиница, суточные (если отражаются через авансовый отчет), представительские расходы, услуги связи. Для каждой строки укажите дату и номер подтверждающего документа, счет затрат (например, 26, 44, 25 — по учетной политике), подразделение, статью затрат и сумму. Если в чеке выделен НДС и есть счет-фактура или БСО с выделенным НДС — заполните соответствующие поля, иначе НДС относите на затраты вместе с суммой.

Вкладка «Товары» (купленные материалы и товары)

Если сотрудник купил материалы, инвентарь или товары, их нужно оприходовать через вкладку «Товары»: выберите номенклатуру из справочника, количество, цену и счет учета (10.01, 10.09, 41 и т.д.). После проведения документа ценности встанут на склад, и их можно будет списывать или продавать в обычном порядке. Не проводите купленные подотчетником ценности «мимо склада» сразу на затраты, если по учетной политике они должны приходоваться — это исказит инвентаризацию.

Вкладка «Оплата поставщикам»

Используется, когда сотрудник подотчетными деньгами оплатил счет контрагента — например, погасил задолженность перед поставщиком. Здесь указывается договор и контрагент, и при проведении формируется проводка Дт 60 — Кт 71. Это закрывает кредиторку перед поставщиком без движения по банку и кассе.

Вкладка «Прочее» (возврат и особые операции)

Через «Прочее» оформляют нестандартные операции, например возврат неиспользованных билетов или отражение расходов, не попадающих под остальные вкладки. Сам возврат неизрасходованного аванса деньгами оформляется не здесь, а отдельным приходным кассовым ордером с видом операции «Возврат от подотчетного лица».

1. 1
   Проверьте, что выдача аванса отражена в 1С (РКО или списание со счета)
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» → «Создать»
3. 3
   Укажите сотрудника, дату, организацию, склад
4. 4
   Заполните вкладки «Оплата», «Товары», «Оплата поставщикам» по подтверждающим документам
5. 5
   Проверьте итоговую сумму отчета и распределение аванса
6. 6
   Проведите документ и откройте кнопку «Дт/Кт» для просмотра проводок
7. 7
   Сформируйте ОСВ по счету 71 и убедитесь в корректном остатке

Проводки и что проверить после проведения

Типовые проводки при разноске авансового отчета: Дт 26/44/10/41/60 — Кт 71.01. То есть счет 71 кредитуется на сумму подтвержденных расходов, а дебетуется счет затрат, материалов или расчетов с поставщиком. Кнопка «Показать проводки» (Дт/Кт) в документе позволяет увидеть результат до закрытия формы — пользуйтесь ей всегда.

После проведения сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам. Возможны три состояния: остаток нулевой (отчет закрыл аванс точно), дебетовый остаток (сотрудник должен вернуть деньги или принести еще документы), кредитовый остаток (организация должна сотруднику перерасход — нужно выдать деньги РКО или переводом).

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Остаток нулевой или осознанный (долг/перерасход с понятным планом закрытия)

Тревожный признак

Остаток «висит» месяцами без движения и документов

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Дебет — счета затрат/материалов/60, кредит — 71.01, суммы совпадают с чеками

Тревожный признак

Суммы ушли не на те счета, НДС потерян или задвоен

Оприходование товаров

Норма

Номенклатура появилась на складе в нужном количестве

Тревожный признак

Товары проведены только на затраты, складские остатки не изменились

Типичные ошибки при разноске

Самая распространенная ошибка — разнесение отчета до отражения выдачи аванса. Получается кредитовый остаток по 71 счету там, где его не должно быть, и расчеты с сотрудником искажаются. Вторая частая проблема — неверный выбор счета затрат: канцелярия для производства уходит на 26 счет вместо 25, что искажает себестоимость и управленческую отчетность.

Отдельная группа ошибок связана с НДС. Если по чеку есть право на вычет (счет-фактура или БСО с выделенным НДС), но в документе поля НДС не заполнены — вычет теряется. Обратная ситуация: НДС выделен «на всякий случай» по чеку без счета-фактуры — это риск доначислений. Правило простое: вычет только при наличии документа, дающего право на вычет.

Особые ситуации: перерасход, возврат, командировка

Если сотрудник потратил больше, чем получил, разница после проведения отчета отразится как кредиторская задолженность организации. Ее закрывают расходным кассовым ордером с видом «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или перечислением на карту с соответствующей операцией. Не оставляйте перерасход незакрытым надолго — это деньги сотрудника.

Неиспользованный остаток аванса сотрудник сдает в кассу — оформите приходный кассовый ордер «Возврат от подотчетного лица». Альтернатива — удержание из зарплаты, но это отдельная процедура с согласием сотрудника и отражением в зарплатной конфигурации, а не в авансовом отчете.

По командировкам в «1С:Бухгалтерии» суточные и командировочные расходы обычно разносятся тем же авансовым отчетом на вкладке «Оплата» с указанием счета затрат и статьи. Если в компании используется «1С:ЗУП» с документом «Командировка», часть сумм может рассчитываться там — договоритесь внутри компании, где какие суммы отражаются, чтобы не задвоить расходы.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник купил материалы или товары для организацииВносите расход на вкладку «Товары» с оприходованием на склад и счетом учета 10/41

Расход подтвержден чеком, но ценности не приходуются (билеты, гостиница, услуги)Используйте вкладку «Оплата» с указанием счета затрат и статьи

Сотрудник оплатил счет поставщика подотчетными деньгамиЗаполняйте вкладку «Оплата поставщикам» с контрагентом и договором

Потрачено больше выданного авансаПроведите отчет как есть, затем выплатите перерасход РКО или переводом на карту

Остались неизрасходованные деньгиОформите ПКО «Возврат от подотчетного лица», а не корректируйте сам отчет

Частые вопросы

Можно ли разнести авансовый отчет, если деньги сотруднику не выдавались?

Да. Это ситуация перерасхода: сотрудник потратил личные деньги на нужды организации. Отчет заполняется обычным образом, после проведения образуется кредиторская задолженность перед сотрудником по счету 71, которую нужно погасить выдачей денег. Главное — наличие подтверждающих документов и согласование расходов с руководителем.

Что делать, если чек без НДС, а поставщик — плательщик НДС?

Обычный кассовый чек без счета-фактуры права на вычет НДС не дает. В авансовом отчете такую сумму относите на затраты полностью, без выделения налога. Вычет возможен, только если есть счет-фактура или БСО с выделенной суммой НДС.

Как исправить ошибку в уже проведенном авансовом отчете?

Если период открыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт (сдана отчетность), исправление делается документом «Операция, введенная вручную» или корректировочным авансовым отчетом текущей датой — в зависимости от характера ошибки. Не удаляйте документы из закрытого периода.

Почему аванс не подтягивается в документ автоматически?

Чаще всего выдача денег не отражена в программе или отражена другим документом/другой датой, либо выбран не тот сотрудник (дубли в справочнике физических лиц). Проверьте ОСВ по 71 счету: есть ли дебетовый остаток именно за этим сотрудником именно по этой организации.

Можно ли одним отчетом закрыть авансы от нескольких выдач?

Да, программа позволяет распределить расходы на несколько выданных авансов. Но для прозрачности учета лучше, чтобы каждый отчет соответствовал одной хозяйственной ситуации — так проще проходить проверки и искать документы при сверках.

Где посмотреть всех должников по подотчетным суммам?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с группировкой по сотрудникам за нужный период. Дебетовый остаток — долг сотрудника, кредитовый — долг организации. Регулярный просмотр этой ведомости (например, ежемесячно) не дает долгам накапливаться.