Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С распечатать табель учета рабочего времени за месяц
Пошаговая инструкция: как сформировать и распечатать табель учета рабочего времени Т-13 за месяц в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, настройка формы и решение типичных проблем.
Табель учета рабочего времени — обязательный кадровый документ, на основании которого рассчитывается зарплата и подтверждается фактическая отработка сотрудников. В программах 1С табель формируется автоматически на основе введенных данных о графиках, отпусках, больничных и отсутствиях, поэтому распечатать его за месяц можно буквально в несколько кликов.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) табель формируется как отдельный документ или отчет, а в 1С:Бухгалтерии — через раздел кадровых отчетов. В обоих случаях используется унифицированная форма Т-13 либо произвольная форма, утвержденная в учетной политике организации.
Перед печатью важно убедиться, что все данные за месяц введены корректно: отклонения (отпуска, больничные, командировки, прогулы) отражены документами, а графики работы сотрудников заполнены. Иначе на бумаге появятся пустые ячейки или неверные часы, и табель придется переделывать.
Что нужно проверить перед формированием табеля
Корректность печатной формы полностью зависит от исходных данных. Программа не «знает» фактическую явку сотрудников — она собирает табель из графиков работы и зарегистрированных отклонений. Если данные неполные, печатная форма будет формально сформирована, но фактически неверна.
Проверьте три вещи. Во-первых, у всех сотрудников должны быть назначены графики работы — это делается в приеме на работу или кадровом переводе. Во-вторых, все отсутствия за месяц должны быть оформлены документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие» и т.д. В-третьих, месяц расчета не должен быть «закрыт» с ошибками — нерассчитанные документы могут не попасть в табель.
Отдельно проверьте сотрудников, принятых или уволенных в середине месяца. Табель должен показывать их только с даты приема или до даты увольнения. Если сотрудник отображается за весь месяц, хотя уволен 10-го числа, значит, увольнение не проведено или проведено другим периодом.
Что проверить перед печатью
У каждого сотрудника назначен график в кадровом документе
Сотрудник есть в списке, но график не назначен — часы будут пустыми
Все отпуска, больничные, командировки проведены в нужном месяце
Отсутствие известно, но документ не создан — в табеле будет явка вместо отпуска
Период в табеле совпадает с фактическим периодом работы
Уволенный сотрудник показан до конца месяца
Как распечатать табель в 1С:ЗУП через отчет
Самый быстрый способ — отчет «Табель учета рабочего времени». Откройте раздел «Зарплата» (в некоторых релизах — «Отчеты, справки») и найдите пункт «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Если отчет не виден в меню, откройте полный список отчетов через «Все отчеты» и воспользуйтесь поиском.
В шапке отчета укажите период — нужный месяц, организацию и, при необходимости, подразделение. Если подразделение не выбирать, табель сформируется по всей организации, что удобно для небольших компаний. Нажмите «Сформировать» — программа построит форму Т-13 с буквенными кодами (Я, В, ОТ, Б и др.) и количеством часов по каждому дню месяца.
Для печати нажмите кнопку с изображением принтера или используйте стандартное сочетание Ctrl+P. Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр: форма Т-13 широкая, и при стандартных настройках может не помещаться на альбомный лист А4. В этом случае в настройках печати выберите масштаб «Поместить на одной странице по ширине» или уменьшите масштаб до 80–90%.
- 1Откройте Зарплата → Отчеты, справки → Табель учета рабочего времени (Т-13)
- 2Укажите месяц, организацию и подразделение при необходимости
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение кодов и часов
- 4Откройте предварительный просмотр и настройте масштаб печати
- 5Отправьте документ на принтер или сохраните в PDF
Как распечатать табель в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 табель доступен в разделе «Зарплата и кадры». Откройте подраздел «Отчеты по кадрам» и выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В открывшейся форме задайте период, организацию и подразделение, затем нажмите «Сформировать».
Важная особенность: в 1С:Бухгалтерии учет рабочего времени ведется упрощенно, без полноценного кадрового модуля. Отклонения регистрируются документами «Отпуск», «Больничный лист», «Отсутствие» из раздела зарплаты. Если организация ведет сложный учет рабочего времени (сменные графики, суммированный учет, работа в выходные), возможностей бухгалтерской конфигурации может не хватить — тогда табель корректнее формировать в 1С:ЗУП.
После формирования проверьте буквенные коды: по умолчанию программа проставляет явку по пятидневному графику. Если у сотрудника другой режим, его нужно указать в карточке сотрудника или в документе приема на работу, иначе выходные и рабочие дни в табеле не совпадут с реальностью.
Где формировать табель
Подходит для быстрой печати и сверки; не сохраняется как документ, формируется заново каждый раз
Нужен, когда фактическое время отличается от графика и требуется ручная корректировка с фиксацией в базе
Удобно для отправки руководителю или архива; редактировать коды в таком файле уже нельзя
Настройка печатной формы и параметров
В настройках отчета (кнопка «Настройки» или «Еще → Изменить вариант отчета») можно управлять составом выводимых данных. Доступные параметры зависят от конфигурации, но обычно есть выбор между унифицированной формой Т-13 и произвольной формой, группировкой по подразделениям и отображением только работавших сотрудников.
Если организация использует собственную форму табеля, утвержденную в учетной политике, проверьте, есть ли она в списке вариантов отчета. В типовых конфигурациях такая форма может называться «Табель учета рабочего времени» без привязки к номеру Т-13. Формы Т-12 (с расчетом оплаты) в современных релизах ЗУП обычно нет — она считается устаревшей, вместо нее используют Т-13.
При печати на нескольких подразделениях включите разбивку по страницам, чтобы каждый табель начинался с нового листа — так удобнее подписывать документы у руководителей подразделений. Эта опция обычно находится в настройках группировки отчета.
Типичные проблемы и их решение
Чаще всего встречается ситуация, когда в табеле у сотрудника пустые ячейки или нулевые часы. Причина почти всегда одна: не назначен график работы или график не заполнен на нужный месяц. Откройте карточку сотрудника, проверьте график в кадровых документах, затем откройте сам график и убедитесь, что он заполнен на текущий год.
Вторая типичная проблема — в табеле отпуск показан как явка. Это значит, что документ «Отпуск» не проведен, проведен другим месяцем или создан после формирования табеля. Проведите документ корректно и сформируйте отчет заново.
Третья ситуация — табель не помещается на лист при печати. Решения: сменить ориентацию на альбомную, уменьшить масштаб в настройках печати, либо сохранить форму в Excel и настроить печать там. Также проверьте, что в системе выбран принтер с корректными полями по умолчанию — слишком широкие поля «съедают» часть таблицы.
Как передать табель дальше и хранить
Распечатанный табель подписывает ответственное лицо (табельщик или кадровик) и руководитель структурного подразделения, после чего документ передается в бухгалтерию для расчета зарплаты. Подписи проставляются до передачи — неподписанный табель не является основанием для начислений.
Для электронного документооборота табель удобно сохранять в PDF: кнопка «Сохранить» в панели табличного документа позволяет выбрать формат. Файл PDF нельзя отредактировать без специальных средств, поэтому он подходит для архива лучше, чем Excel. Сроки хранения табелей установлены законодательством об архивном деле и составляют несколько лет, поэтому организуйте систематизированное хранение по месяцам и подразделениям.
Если табель нужно регулярно отправлять одним и тем же адресатам, настройте рассылку отчетов (в ЗУП — через механизм рассылки отчетов, при наличии прав администратора). Это избавит от ручного формирования каждый месяц.
Что важно запомнить
Табель Т-13 в 1С формируется за минуту: ЗУП — через Зарплата → Отчеты, справки, Бухгалтерия — через Зарплата и кадры → Отчеты по кадрам. Главное — перед печатью проверить графики, провести все документы отсутствий и только после этого формировать финальную версию на подпись.
Частые вопросы
Можно ли распечатать табель за месяц, если зарплата еще не рассчитана?
Да, табель не зависит от расчета зарплаты — он строится на основе графиков и кадровых документов. Но лучше формировать его после ввода всех отсутствий, иначе данные будут неполными.
Почему в табеле нет нужного сотрудника?
Проверьте, что сотрудник принят на работу в выбранную организацию и подразделение, документ приема проведен, а дата приема попадает в выбранный месяц. Также сотрудник не попадет в табель, если в настройках отчета стоит отбор по другому подразделению.
Как распечатать табель только по одному подразделению?
В шапке отчета заполните поле «Подразделение» перед формированием. Если поля нет, откройте настройки отчета и добавьте отбор по подразделению вручную.
Что делать, если форма Т-13 обрезается при печати?
Переключите ориентацию страницы на альбомную, установите масштаб «по ширине страницы» или вручную уменьшите масштаб. Альтернатива — сохранить табель в Excel и настроить область печати там.
Можно ли исправить код в табеле вручную перед печатью?
В отчете — нет, он формируется автоматически. В ЗУП для ручной корректировки используйте документ «Табель учета рабочего времени» или документы отклонений: правильный путь — исправить данные в базе, а не в печатной форме.
Нужно ли печатать табель, если в компании электронный документооборот?
Это зависит от внутренних правил организации. Закон допускает ведение табеля в электронном виде, но многие компании печатают его для подписей и архива. Уточните требование в учетной политике и у бухгалтерии.