Учет и Финансы · 8 мин
Как в 1С распечатать карточку основного средства
Пошаговая инструкция, как распечатать инвентарную карточку основного средства ОС-6 в 1С:Бухгалтерии 8.3: поиск документа, печать, настройка формы, ошибки.
Инвентарная карточка основного средства (форма ОС-6) — документ, в котором накапливаются сведения об объекте ОС: первоначальная стоимость, срок полезного использования, начисленная амортизация, перемещения и ремонты. Бухгалтеру она нужна при инвентаризациях, выбытии объектов, проверках и передаче дел новому сотруднику. В 1С:Бухгалтерии 8.3 карточка формируется автоматически на основании данных учёта, и распечатать её можно буквально в несколько кликов.
Способ печати зависит от того, откуда вы начинаете: из справочника «Основные средства», из документа принятия к учёту или из раздела отчётов. Ниже разобраны все рабочие варианты для типовой конфигурации, а также типичные ситуации, когда кнопка печати не работает или форма выглядит не так, как ожидается.
Что представляет собой инвентарная карточка ОС-6
Форма ОС-6 утверждена постановлением Госкомстата и долгое время была обязательной. Сейчас организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов, но на практике большинство продолжает применять ОС-6, потому что она привычна проверяющим и уже встроена в 1С.
Карточка содержит шапку с реквизитами объекта (наименование, инвентарный номер, дата принятия к учёту, счёт учёта), сведения о стоимости и амортизации на дату принятия, а также таблицы перемещений, ремонтов и переоценок. Все эти данные 1С подставляет из документов учёта, поэтому качество печатной формы напрямую зависит от того, насколько корректно оформлены операции по объекту.
Печать карточки из справочника «Основные средства»
Это основной и самый быстрый способ. Откройте в меню раздел «ОС и НМА» и перейдите в пункт «Основные средства» — откроется список всех объектов, числящихся в учёте. Если объектов много, воспользуйтесь строкой поиска по наименованию или инвентарному номеру.
Найдите нужный объект и откройте его двойным щелчком. В верхней части формы элемента справочника нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Инвентарная карточка (ОС-6)». Программа сформирует табличный документ с заполненными данными.
В открывшемся предпросмотре проверьте содержимое и нажмите кнопку с изображением принтера либо сочетание Ctrl+P. При необходимости сохраните форму в файл: кнопка «Сохранить» позволяет выгрузить её в PDF, Excel или формат табличного документа 1С (MXL).
- 1Откройте раздел «ОС и НМА» → «Основные средства»
- 2Найдите объект по инвентарному номеру или наименованию и откройте его
- 3Нажмите «Печать» → «Инвентарная карточка (ОС-6)»
- 4Проверьте заполнение формы в предпросмотре
- 5Отправьте на принтер (Ctrl+P) или сохраните в PDF
Печать из документов движения объекта
Карточку можно распечатать и из документа «Принятие к учёту ОС». Откройте нужный документ через раздел «ОС и НМА» → «Принятие к учёту ОС», найдите строку с объектом. В ряде версий конфигурации печатная форма ОС-6 доступна прямо из меню «Печать» документа; если её там нет, перейдите по ссылке на элемент справочника в табличной части и печатайте уже из карточки объекта.
Такой путь удобен, когда вы только что оформили поступление и хотите сразу сформировать карточку, не переходя в справочник. Учтите: если объект принят к учёту недавно, а амортизация ещё не начислялась, соответствующие графы будут пустыми — это нормально, а не ошибка печати.
Массовая печать карточек по нескольким объектам
Если нужно распечатать карточки сразу по группе объектов — например, перед инвентаризацией — открывать каждый элемент по отдельности долго. В списке справочника «Основные средства» выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl (или Ctrl+A для всего списка), затем нажмите «Ещё» → «Печать» либо кнопку печати на панели списка и выберите форму ОС-6. Программа сформирует карточки по всем выделенным объектам в одном табличном документе.
Перед массовой печатью полезно настроить отбор в списке: по подразделению, материально ответственному лицу или группе ОС. Тогда в печать попадут только нужные объекты, и не придётся вручную выделять десятки строк.
Настройка и проверка печатной формы
Перед отправкой на принтер откройте предпросмотр и сверьте ключевые поля: инвентарный номер, дату принятия к учёту, первоначальную стоимость, срок полезного использования и способ начисления амортизации. Эти данные берутся из документа принятия к учёту, и ошибка в них означает ошибку в учёте, а не в форме.
Если форма не помещается на лист, измените масштаб печати в параметрах страницы или переключите ориентацию на альбомную. В предпросмотре 1С это делается через меню «Файл» → «Параметры страницы» либо через настройки самого принтера в диалоге печати.
Как проверить результат
Совпадают с данными справочника и биркой на объекте
Номер пустой или не совпадает — проверьте карточку элемента справочника
Равна стоимости из документа принятия к учёту
Нулевая или отличается — проверьте проведение документа принятия
Заполнены для объектов, по которым начисляется износ
Пусто у действующего объекта — проверьте параметры амортизации
Частые проблемы и их решение
Самая распространённая жалоба — пункт «Инвентарная карточка» отсутствует в меню «Печать». Причины обычно две: у пользователя нет прав на печать данной формы (решается через администратора, настройку ролей) или конфигурация доработана, и типовая команда скрыта. Во втором случае форму ищут через «Ещё» → «Дополнительные печатные формы» или у разработчика, внедрявшего доработку.
Вторая типовая ситуация — карточка формируется пустой. Чаще всего это значит, что документ принятия к учёту не проведён, помечен на удаление или объект заведён в справочнике вручную без документа. Откройте список документов по объекту (в карточке элемента есть связанные ссылки) и убедитесь, что принятие к учёту проведено.
Ограничения и альтернативы
В 1С:Бухгалтерии форма ОС-6 заполняется по данным бухгалтерского учёта. Если вам нужна карточка со сведениями налогового учёта или управленческими характеристиками, типовой формы может не хватить — тогда используют внешние печатные формы, подключаемые через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», либо отчёт «Карточка счёта» по счетам 01 и 02 как аналитическую замену.
В других конфигурациях (1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP, 1С:КА) механика похожа: карточка печатается из элемента справочника ОС или из документа, но названия разделов отличаются. Общий принцип один — найти объект, открыть меню печати, выбрать инвентарную карточку.
Что важно запомнить
Карточка ОС-6 печатается из карточки объекта в справочнике «Основные средства» через кнопку «Печать». Для нескольких объектов выделите строки в списке. Если форма пустая — проверяйте проведение документа принятия к учёту, а не саму печатную форму.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать карточку ОС-6 за прошлый период?
Да. Форма строится по данным учёта, поэтому карточка по объекту, выбывшему ранее, тоже формируется — в ней будут отражены выбытие и итоговая амортизация. Ограничений по дате у типовой формы нет.
Почему в карточке нет сведений о перемещениях?
Таблица перемещений заполняется только по проведённым документам «Перемещение ОС». Если перемещения оформлялись без документа или документ не проведён, раздел останется пустым. Проверьте журнал документов по объекту.
Как сохранить карточку в PDF, а не печатать?
В окне предпросмотра нажмите кнопку «Сохранить» (иконка дискеты) и выберите формат PDF. Либо в диалоге печати укажите виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» — результат будет тем же.
Нет кнопки печати ОС-6 — что делать?
Сначала проверьте меню «Ещё» в карточке объекта — команда может быть скрыта туда. Если и там её нет, обратитесь к администратору: возможно, ограничены права или конфигурация доработана, и форма подключена как внешняя.
Обязательно ли вести карточки ОС-6 на бумаге?
Нет. Организация вправе вести учёт основных средств в электронном виде и использовать собственные формы, закрепив это в учётной политике. Печать карточек обычно требуется для инвентаризаций, проверок и внутреннего документооборота.
Можно ли изменить макет карточки под требования компании?
Типовой макет редактируется только доработкой конфигурации или подключением внешней печатной формы. Безопасный путь без изменения конфигурации — внешняя форма через механизм дополнительных отчётов и обработок, её подключает администратор.