Как проводить БСО в 1С: пошаговая инструкция

Бланк строгой отчетности (БСО) — это документ, который заменяет кассовый чек при расчетах с физическими лицами за услуги, если организация или ИП вправе не применять онлайн-кассу. В 1С работа с БСО сводится к трем задачам: учесть сами бланки как ценности на забалансовом счете, правильно оформить продажу услуги с выдачей бланка и вовремя списывать использованные и испорченные формы.

Конкретный набор действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» БСО учитываются как отдельный вид материальных ценностей, в «1С:Управление нашей фирмой» есть встроенный документ продажи с печатью бланка, а в отраслевых решениях (автосервис, салоны красоты) механизм уже встроен в рабочее место мастера. Ниже разобран универсальный порядок, который подходит для типовых конфигураций, и отмечены различия.

Перед началом работы убедитесь, что ваша организация вообще вправе применять БСО: с момента перехода на онлайн-кассы большинство расчетов требует выдачи кассового чека, а БСО сохранился для ограниченного перечня услуг и особых условий. Если право на БСО отсутствует, оформление продажи бланком вместо чека приведет к штрафу за неприменение ККТ.

Когда БСО применяется и что должно быть на бланке

БСО приравнивается к кассовому чеку только при оказании услуг населению. Для расчетов за товары и для расчетов с юридическими лицами бланк не подходит — там нужен чек ККТ или платежное поручение. Перечень условий применения БСО установлен законодательством о ККТ, и он существенно сузился после массового перехода на онлайн-кассы.

Бланк должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, серию и номер, наименование и ИНН организации (или ФИО и ИНН предпринимателя), вид услуги, сумму расчета, дату, должность и подпись ответственного лица. Форму бланка организация разрабатывает сама или использует утвержденную для своей отрасли. Бланки изготавливаются типографским способом либо формируются автоматизированной системой — в этом случае 1С и выступает такой системой, а реквизиты подставляются при печати.

Отдельно проверьте, не обязаны ли вы выдавать чек онлайн-кассы вместо БСО. Условия зависят от вида деятельности, места оказания услуг и налогового режима. Если сомневаетесь — сверьтесь с актуальной редакцией закона о ККТ или уточните у своего налогового консультанта, потому что ошибка здесь обходится дороже всего.

Настройка учета БСО в 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Счет становится доступен для выбора в документах, если в настройках плана счетов включен учет БСО: откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → «План счетов» и отметьте учет бланков строгой отчетности. После этого в документах поступления и списания появится возможность выбрать счет 006 и аналитику по номенклатуре бланков.

Создайте в справочнике «Номенклатура» позиции для каждого вида бланков: например, «БСО Квитанция на услуги, серия АА». Удобно заводить отдельную позицию на каждую серию, чтобы в отчетах видеть движение конкретных серий и номеров. Цена учета обычно условная — по стоимости изготовления бланка или номинальная, если бланки формируются автоматизированной системой.

В «1С:Управление нашей фирмой» проверьте настройки в разделе «Настройки» → «Организации»: там задается, используется ли печать БСО, и выбирается макет бланка. В отраслевых конфигурациях (например, для салонов красоты или автосервисов) учет БСО обычно включен по умолчанию, а номер бланка присваивается автоматически при продаже.

Оприходование бланков

Когда типография поставляет партию бланков, их нужно принять к учету. В «1С:Бухгалтерии» создайте документ «Поступление (акты, накладные)» или «Оприходование товаров» — в зависимости от того, как оформлена поставка. В табличной части укажите позицию бланка, количество и счет учета 006. Если бланки изготавливаются за плату, стоимость изготовления относится на расходы, а на забаланс бланки приходуются по условной оценке.

Обязательно зафиксируйте серии и диапазоны номеров полученных бланков. В типовых конфигурациях нет автоматического контроля номеров БСО, поэтому диапазоны обычно фиксируют в наименовании номенклатуры, в комментарии к документу или в отдельном регистре, если конфигурация доработана. Это критично для инвентаризации: при проверке нужно показать, какие номера получены, использованы и остались.

Если бланки формируются автоматизированной системой (печатаются прямо из 1С в момент расчета), отдельное оприходование физических бланков не требуется — учет ведется по номерам документов, которые система присваивает автоматически. В этом случае важно не допускать ручной правки номеров и удаления документов.

1. 1
   Создайте номенклатуру для каждого вида и серии бланков
2. 2
   Оформите документ поступления или оприходования с указанием счета 006
3. 3
   Укажите количество и зафиксируйте диапазон номеров в комментарии или аналитике
4. 4
   Проведите документ и проверьте обороты по счету 006 в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»

Оформление продажи с выдачей БСО

Продажа услуги с выдачей БСО оформляется стандартным документом реализации. В «1С:Бухгалтерии» это «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги» или документ «Оказание услуг» — он удобен, когда однотипная услуга оказывается многим клиентам за день. Документ проводится обычным образом: выбирается контрагент (можно обобщенного «Розничный покупатель»), услуга, сумма, счета учета.

Сам бланк печатается из документа продажи. В типовой «Бухгалтерии» готовой печатной формы БСО может не быть — её добавляют через внешнюю печатную форму или макет, разработанный под вашу форму бланка. В «1С:Управление нашей фирмой» в документе «Акт выполненных работ» или «Заказ покупателя» печатная форма БСО доступна из меню «Печать», если включена соответствующая настройка. Номер бланка при этом подставляется автоматически или вводится вручную — зависит от настройки нумерации.

При ручной нумерации следите, чтобы номер на бланке совпадал с учетным номером и не повторялся. При автоматической нумерации не удаляйте проведенные документы: удаление создает «дырку» в номерах, которую придется объяснять при инвентаризации. Если документ создан ошибочно, помечайте его на удаление только до выдачи бланка клиенту; выданный бланк исправляется новым документом с корректировкой.

Если бланки печатаются из 1С, заведите отдельный шаблон с заранее заполненными реквизитами организации и проверьте его на тестовой печати: смещение полей на полстроки делает бланк нечитаемым, а переоформление съедает номера из диапазона.

Списание использованных и испорченных бланков

Если бланки типографские и учитываются на счете 006, их нужно списывать по мере использования. Периодичность выбирает организация — обычно раз в месяц или квартал. В «1С:Бухгалтерии» используйте документ «Требование-накладная» или «Списание материалов» со счетом 006: укажите номенклатуру бланка и количество использованных за период форм.

Испорченные и неиспользованные бланки с истекшим сроком списываются отдельным актом. Акт составляется комиссией, бланки при этом уничтожаются. В 1С такое списание оформляется тем же документом списания, а реквизиты акта указываются в комментарии. Хранить испорченные бланки вместе с действующими нельзя — это искажает инвентарные данные.

Корешки или вторые экземпляры использованных бланков хранятся в течение установленного срока. В программе полезно вести связь между номером бланка и документом продажи: если бланк выписан вручную, укажите его номер в комментарии или дополнительном реквизите документа реализации. Тогда при проверке любой номер легко сопоставить с выручкой.

1. 1
   Подсчитайте использованные за период бланки по сериям и номерам
2. 2
   Создайте документ списания со счетом 006 на фактическое количество
3. 3
   Оформите акт на испорченные бланки и спишите их отдельно
4. 4
   Сверьте остаток по счету 006 с физическим остатком бланков

Инвентаризация и отчетность по БСО

Инвентаризация бланков проводится в общем порядке, обычно одновременно с инвентаризацией денежных средств или перед годовой отчетностью. Фактический остаток бланков по каждой серии сопоставляется с остатком по счету 006. Расхождения оформляются: недостача относится на виновное лицо или на прочие расходы, излишки приходуются.

Для контроля используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с отбором по счету 006 и группировкой по номенклатуре. Он покажет поступление, списание и остаток по каждому виду бланков. Если конфигурация доработана регистром номеров, сверяйте еще и диапазоны: какие номера выданы, какие остались.

Признак правильно организованного учета — возможность за несколько минут ответить на три вопроса: сколько бланков получено, сколько использовано и где остаток. Если для этого приходится поднимать бумажные папки и пересчитывать вручную, учет в 1С настроен не полностью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счету 006

Норма

Совпадает с физическим количеством бланков на руках

Тревожный признак

В учете больше или меньше, чем фактически — нужна инвентаризация

Нумерация бланков

Норма

Номера идут последовательно, без пропусков и дублей

Тревожный признак

Есть дыры или повторяющиеся номера

Связь бланка с продажей

Норма

По каждому номеру находится документ реализации на ту же сумму

Тревожный признак

Есть бланки без документов или документы без бланков

Частые ошибки при работе с БСО в 1С

Самая распространенная ошибка — бланки вообще не отражаются в учете: купили, положили в ящик, выписывают вручную. Формально это нарушение порядка учета БСО, а практически — невозможность подтвердить, что все выданные бланки соответствуют реальной выручке. Вторая типичная ошибка — удаление документов с автоматической нумерацией, из-за чего в номерах появляются пропуски.

Третья группа ошибок связана с самим правом на БСО: организация продолжает выписывать бланки там, где уже обязана пробивать чек онлайн-кассы. Настройки в 1С тут не помогут — вопрос решается на уровне применения закона о ККТ. Наконец, часто путают БСО с обычной квитанцией или актом: произвольная форма без обязательных реквизитов не является бланком строгой отчетности.

FAQ

Можно ли в 1С:Бухгалтерии печатать БСО без доработок?

В типовой конфигурации нет универсальной печатной формы БСО на все случаи: форма бланка у каждой организации своя. Обычно подключают внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки», либо заказывают макет под свою форму у специалиста по 1С.

Нужно ли оприходовать бланки, если они печатаются прямо из программы?

Если бланк формируется автоматизированной системой в момент расчета, физических заготовок нет и оприходование не требуется. Учет ведется по номерам документов: важно не допускать удаления документов и ручной смены номеров, чтобы нумерация оставалась непрерывной.

Как оформить испорченный бланк?

Испорченный бланк не выбрасывается и не хранится с действующими. Его включают в акт на уничтожение, который составляет комиссия, и списывают в 1С документом списания со счета 006 с указанием реквизитов акта в комментарии.

Чем БСО отличается от обычной квитанции в 1С?

БСО содержит обязательные реквизиты, установленные законодательством, и приравнивается к кассовому чеку. Произвольная квитанция из 1С без серии, номера и полного набора реквизитов таким статусом не обладает и не заменяет чек при расчетах.

Можно ли вести учет номеров БСО без доработки конфигурации?

Да, частично: диапазоны номеров фиксируют в наименовании номенклатуры, комментариях к документам и дополнительных реквизитах. Полноценный автоматический контроль серий и номеров требует доработки регистра, но для небольшого объема бланков достаточно дисциплинированного ручного учета.

Что делать, если обнаружилась недостача бланков?

Проведите инвентаризацию и зафиксируйте расхождение актом. В 1С недостача списывается со счета 006 и относится на виновное лицо при его установлении либо на прочие расходы. Одновременно проверьте, не выдавались ли «пропавшие» бланки без отражения выручки.