Как провести займ в 1С: учет полученных и выданных займов

Учет займов в 1С:Бухгалтерии ведется через банковские и кассовые документы с ручным указанием счетов расчетов, а начисление процентов — через операции, введенные вручную. Специального документа «Договор займа» в типовой конфигурации нет, поэтому важно правильно выбрать счет учета, вид операции и настроить аналитику по договору.

Ошибки при отражении займов приводят к искажению баланса, неверному расчету налога на прибыль или УСН и проблемам с процентами по контролируемым сделкам. Ниже разобраны оба сценария: когда организация получает заем и когда выдает его контрагенту или сотруднику.

Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика счетов и проводок одинакова для большинства конфигураций. Перед отражением операций убедитесь, что договор займа оформлен документально: программа фиксирует только учетную сторону, а юридическое основание — это сам договор.

Какой счет использовать: краткая теория учета займов

Выбор счета зависит от двух факторов: кто стоит по договору — заемщик или заимодавец, и каков срок займа. Полученные займы отражаются на счете 66 (краткосрочные, до 12 месяцев) или 67 (долгосрочные, свыше 12 месяцев). Выданные займы, по которым предусмотрены проценты, учитываются как финансовые вложения на счете 58.03 «Предоставленные займы».

Беспроцентный заем, выданный организации, формально не является финансовым вложением, поскольку не приносит дохода. На практике многие бухгалтеры все равно используют 58.03 для единообразия, но методологически корректнее отражать такие суммы на счете 76 как расчеты с контрагентом. Выбранный подход закрепите в учетной политике.

Займы сотрудникам учитываются обособленно — на счете 73.01 «Расчеты по предоставленным займам». Это важно для расчета материальной выгоды по беспроцентным и низкопроцентным займам физлицам, с которой нужно удерживать НДФЛ.

Как провести полученный заем

Когда организация получает деньги по договору займа, используется документ «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса» — «Банковские выписки»). В поле «Вид операции» выберите «Получение займа от контрагента» или «Получение займа от банка» — в зависимости от заимодавца. Программа автоматически подставит счет 66.03 или 67.03 в зависимости от срока.

Обязательно проверьте аналитику: контрагент и договор. Для договора займа в карточке договора установите подходящий вид, чтобы сумма корректно попадала в отчетность и не смешивалась с расчетами за товары. Если деньги пришли на кассу, а не на счет, используйте «Приходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции.

1. 1
   Создайте договор с контрагентом с видом «Прочее» или «С контрагентом» и укажите реквизиты договора займа
2. 2
   Оформите «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Получение займа от контрагента»
3. 3
   Проверьте счет: 66.03 для срока до года, 67.03 — свыше года
4. 4
   Проведите документ и откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 66 или 67 — должен появиться кредитовый остаток
5. 5
   Ежемесячно начисляйте проценты документом «Операция»: Дт 91.02 — Кт 66.04 (67.04)

Как провести выданный заем

При выдаче займа контрагенту создайте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача займа контрагенту». Программа подставит счет 58.03. Если заем выдается наличными, используйте «Расходный кассовый ордер» с тем же видом операции.

Для займа сотруднику выберите вид операции «Выдача займа работнику» — счет будет 73.01. Если сотрудник гасит заем удержанием из зарплаты, отразите это в документе начисления зарплаты или операцией вручную: Дт 70 — Кт 73.01. Удержание из зарплаты требует заявления работника и не должно превышать установленных ограничений по доле удержаний.

Проверьте результат через ОСВ по счетам 58.03 и 73.01: дебетовый остаток должен соответствовать непогашенной сумме основного долга по договору.

Начисление и уплата процентов

Проценты начисляются ежемесячно, независимо от условий их фактической выплаты по договору, — этого требуют правила бухгалтерского учета. В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического расчета процентов по займам нет, поэтому используйте документ «Операция» (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную»).

Для полученного займа проводка: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 66.04 или 67.04 «Проценты по займам». Если заем взят на строительство или покупку инвестиционного актива, проценты до ввода объекта в эксплуатацию могут включаться в его стоимость через счет 08 — это отдельный случай, требующий проверки условий ПБУ 15/2008.

Для выданного займа зеркально: Дт 76 (или 58.03, если проценты капитализируются по условиям договора) — Кт 91.01 «Прочие доходы». Фактическую уплату и получение процентов проводите банковскими документами с видами операций «Возврат займа» / «Погашение займа» или через ручную операцию, если типовой вид не подходит.

Возврат займа и закрытие договора

Возврат основного долга оформляется зеркально получению: для выданного займа — «Поступление на расчетный счет» с видом «Возврат займа контрагентом», для полученного — «Списание с расчетного счета» с видом «Возврат займа контрагенту». Не путайте виды операций: если выбрать «Оплата поставщику» вместо возврата займа, сумма попадет на счет 60 и исказит расчеты с контрагентом.

После полного погашения проверьте нулевые остатки по счетам 66/67 (или 58.03/73.01) в разрезе конкретного договора. Остаток после последнего платежа обычно означает, что проценты начислены, но не оплачены, либо проводка сделана на неверный субсчет.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счетам 66/67 после получения займа

Норма

Кредитовый остаток равен сумме договора в разрезе контрагента и договора

Тревожный признак

Сумма попала на счет 60 или 76 — неверно выбран вид операции

ОСВ по счету 58.03 после выдачи займа

Норма

Дебетовый остаток равен выданной сумме

Тревожный признак

Остаток на 76 или 62 — заем отражен как расчеты за товары

Субсчета процентов 66.04 / 67.04

Норма

Проценты начисляются ежемесячно и совпадают с расчетом по договору

Тревожный признак

Проценты начислены один раз при закрытии — нарушение периодичности признания

Остатки после полного возврата

Норма

Все субсчета по договору закрыты в ноль

Тревожный признак

Висит остаток по процентам или основному долгу

Налоговый учет и особые ситуации

На общей системе налогообложения проценты по полученным займам уменьшают базу по налогу на прибыль, а по выданным — увеличивают ее. На УСН «доходы минус расходы» проценты учитываются в расходах по факту оплаты. Само тело займа ни в доходах, ни в расходах не признается ни при получении, ни при возврате — следите, чтобы виды операций в 1С не создавали лишних записей в книге учета доходов и расходов.

Беспроцентный заем между взаимозависимыми лицами не порождает дохода у заемщика в налоговом учете — это подтвержденная позиция, но по займам физлицам материальную выгоду считать нужно. В 1С:ЗУП материальная выгода рассчитывается документом «Операция учета НДФЛ» или автоматически при наличии соответствующих настроек, в бухгалтерии — вручную.

Типичные ошибки при учете займов в 1С

Большинство проблем возникает не из-за сложности учета, а из-за неверного выбора вида операции или попытки автоматизировать то, что в типовой конфигурации делается вручную. Ниже — самые частые ошибки и их последствия.

Еще одна частая ситуация — попытка найти в программе отдельный документ «Договор займа» или «Начисление процентов по займу». В типовой 1С:Бухгалтерии таких документов нет: весь учет строится на банковских операциях и ручных проводках. Если займов много и нужен автоматический расчет процентов, рассмотрите отраслевые решения или доработку конфигурации.

Удобно заводить для каждого займа отдельный элемент справочника «Договоры» с номером и датой в наименовании, например «Займ № 3 от 15.03». Тогда ОСВ по счетам 58, 66, 67 в разрезе договоров фактически становится реестром займов, и сверка с контрагентом занимает минуты.

Частые вопросы

Можно ли провести заем учредителя без процентов?

Да, беспроцентный заем от учредителя законен. В 1С он отражается так же, как обычный полученный заем: поступление на счет 66 или 67, возврат — списанием. Проценты не начисляются, дохода у организации-заемщика в налоговом учете не возникает. Важно, чтобы договор прямо указывал на беспроцентность займа.

Как провести заем в валюте?

Используйте те же документы, но с валютным банковским счетом и договором в валюте. Программа автоматически пересчитает сумму в рубли по курсу на дату операции и будет начислять курсовые разницы при переоценке на конец месяца. Проценты по валютному займу также начисляются в валюте с пересчетом в рубли.

Нужно ли пробивать кассовый чек при получении займа наличными?

При получении и возврате займа наличными через кассу организации, применяющей ККТ, чек, как правило, пробивается с соответствующим признаком расчета. Требования зависят от статуса сторон и формы расчетов, поэтому сверьтесь с действующими правилами применения ККТ применительно к вашей ситуации.

Как отразить прощение займа?

Для заемщика прощенный долг становится внереализационным доходом: проводка Дт 66 (67) — Кт 91.01 через операцию вручную. Исключение — прощение долга участником с долей более 50%: такой доход может не облагаться налогом на прибыль при соблюдении условий. У заимодавца прощенный заем отражается как расход, который в налоговом учете обычно не признается.

Что делать, если заем провели на неверный счет?

Создайте операцию вручную с переносом суммы на правильный счет той же датой или датой обнаружения ошибки, затем проверьте ОСВ. Если ошибка затронула прошлый отчетный период и сданную отчетность, оцените существенность: при существенном искажении может потребоваться корректировка отчетности по правилам исправления ошибок.

Можно ли автоматизировать начисление процентов?

В типовой 1С:Бухгалтерии штатного механизма нет. Варианты: ежемесячное копирование операции с ручной корректировкой суммы, использование отраслевых конфигураций с блоком учета займов или заказная доработка. Для одного-двух договоров ручное начисление быстрее и надежнее любой автоматизации.