Как в 1С провести заём контрагенту

Выдача займа контрагенту — распространённая операция: организация одалживает деньги партнёру, поставщику или дружественной компании. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такая операция отражается стандартными документами, но требует правильной настройки счетов учёта и договора, иначе заём «зависнет» на неверном счёте, а проценты не попадут в доходы.

Ниже разобран полный цикл: от заведения договора займа до возврата денег и начисления процентов. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0), но логика применима и к другим конфигурациям — различия указаны отдельно.

Что подготовить перед проведением займа

Прежде чем делать проводки, убедитесь, что в базе корректно заведены исходные данные. От этого зависит, на какие счета попадут суммы.

Во-первых, создайте контрагента в справочнике «Контрагенты», если его ещё нет. Во-вторых, заведите договор с видом «Прочее» — именно этот вид используется для договоров займа и кредита в 1С:Бухгалтерии. В поле «Наименование» укажите номер и дату договора займа, чтобы потом легко находить его в отчётах.

В-третьих, проверьте саму юридическую сторону: заём может быть процентным или беспроцентным. От этого зависит счёт учёта: процентные займы отражаются на счёте 58.03 «Предоставленные займы» как финансовые вложения, беспроцентные — обычно на 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами», поскольку не приносят экономической выгоды и финансовым вложением не являются.

Как выдать заём: списание с расчётного счёта

Основной документ — «Списание с расчётного счёта». Найти его можно в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки» → кнопка «Списание». Если банковская выписка загружается из клиент-банка, документ создастся автоматически, но вид операции придётся проверить вручную.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание».
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту».
3. 3
   Укажите контрагента и договор с видом «Прочее».
4. 4
   Введите сумму займа и проверьте счёт учёта: 58.03 для процентного займа.
5. 5
   Проведите документ и посмотрите проводки по кнопке «Дт/Кт».

При виде операции «Выдача займа контрагенту» программа автоматически подставляет счёт 58.03. Проводка будет: Дт 58.03 — Кт 51. Если заём беспроцентный и вы решили учитывать его на 76.09, счёт нужно поменять вручную в поле «Счёт учёта» документа.

Если заём выдаётся наличными из кассы (что для юридических лиц встречается редко и ограничено правилами наличных расчётов), используйте документ «Выдача денежных документов» или «Расходный кассовый ордер» с соответствующим видом операции. Учитывайте лимит расчётов наличными между юридическими лицами по одному договору — он установлен указанием ЦБ.

Как начислить проценты по займу

Проценты по выданному займу — это прочий доход организации. В бухгалтерском учёте они начисляются ежемесячно (или с периодичностью, предусмотренной договором), независимо от того, когда контрагент фактически их заплатит.

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 нет полностью автоматического документа «Начисление процентов по займам выданным», поэтому операцию вводят вручную: раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция». Добавьте проводку: Дт 76.09 (или отдельный субсчёт, например 76.03 «Расчёты по причитающимся дивидендам и другим доходам» — используйте тот, что закреплён в учётной политике) — Кт 91.01 на сумму процентов за месяц.

Формула расчёта простая: сумма займа × ставка / 365 (или 366) × количество дней пользования в месяце. Расчёт лучше оформить бухгалтерской справкой и приложить к операции — при проверке это снимет большинство вопросов.

Как отразить возврат займа и оплату процентов

Когда контрагент возвращает деньги, создайте документ «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Поступление»). Вид операции — «Возврат займа контрагентом». Программа подставит тот же счёт, что использовался при выдаче: Дт 51 — Кт 58.03 (или 76.09 для беспроцентного).

Если контрагент возвращает заём частями, создавайте отдельное поступление на каждую сумму — аналитика по договору позволит видеть остаток долга в любой момент. Проверить текущую задолженность можно отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 58.03 или «Анализ субконто» по контрагенту и договору.

Оплату процентов отражайте документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» или «Поступление от продаж по платёжным картам» не подойдёт — корректнее «Прочее поступление» со счётом расчётов 76.09 (тем же, что при начислении). Проводка закроет задолженность по процентам: Дт 51 — Кт 76.09.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 58.03 по контрагенту

Норма

После полного возврата сальдо равно нулю

Тревожный признак

Остаток висит, хотя деньги вернули — вероятно, разные договоры в документах выдачи и возврата

Счёт 76.09 (проценты)

Норма

Начисленные проценты равны оплаченным, сальдо нулевое

Тревожный признак

Кредитовое сальдо — оплата прошла мимо начисления, проверьте счёт расчётов

Счёт 91.01

Норма

Проценты попадают в прочие доходы ежемесячно

Тревожный признак

Проценты начислены только при оплате — возможна ошибка в налоговом учёте

Особенности для разных ситуаций

Заём на УСН

Если организация применяет упрощёнку, сама выдача и возврат займа не влияют на доходы и расходы — это не реализация. В книгу учёта доходов и расходов попадают только полученные проценты, причём кассовым методом — на дату фактического поступления денег. В 1С это отражается автоматически при поступлении оплаты процентов, если корректно указан счёт доходов.

Заём взаимозависимому лицу

Если заём выдаётся учредителю, директору или взаимозависимой организации, проверьте соответствие ставки рыночной. Для контролируемых сделок налоговый орган может пересчитать доход по рыночной ставке. Беспроцентный заём между российскими взаимозависимыми лицами, как правило, не приводит к доначислению, но при участии иностранных лиц правила строже.

Заём сотруднику — не путайте документы

Заём работнику оформляется иначе: вид операции «Выдача займа работнику» и счёт 73.01 «Расчёты по предоставленным займам». Не используйте для сотрудника документы по контрагентам — это приведёт к ошибкам в персонифицированной отчётности и при расчёте материальной выгоды по НДФЛ.

Как проверить итоговый результат

После завершения всех операций по договору займа выполните контрольную проверку. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03, 76.09 и 91.01 за весь период действия договора с детализацией по контрагенту.

Признаки корректного учёта: по 58.03 оборот по дебету (выдача) равен обороту по кредиту (возврат), конечное сальдо нулевое; по 76.09 начисленные проценты равны полученным; на 91.01 накопилась вся сумма процентного дохода по договору. Сверьте итоговую сумму процентов с расчётом по условиям договора — расхождение укажет на пропущенный месяц начисления.

Частые вопросы

Каким счётом учитывать беспроцентный заём — 58.03 или 76.09?

По смыслу ПБУ 19/02 беспроцентный заём не является финансовым вложением, поскольку не приносит дохода, поэтому методологи обычно рекомендуют счёт 76.09. На практике многие организации используют 58.03 для единообразия — главное, закрепить выбранный подход в учётной политике и применять его последовательно.

Нужно ли платить НДС с процентов по выданному займу?

Нет, выдача займа и проценты по нему освобождены от НДС — это прямо предусмотрено налоговым законодательством. Однако суммы процентов попадут в раздел 7 декларации по НДС как необлагаемые операции, если вы применяете общую систему.

Что делать, если заём выдан ошибочно как оплата поставщику?

Создайте корректный документ «Списание с расчётного счёта» с видом «Выдача займа контрагенту» на ту же дату, а ошибочный документ пометьте на удаление или откорректируйте. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление делайте текущей датой через операцию вручную: Дт 58.03 — Кт 60 с поясняющей справкой.

Как отразить прощение долга по займу?

Прощённый долг списывается операцией вручную: Дт 91.02 — Кт 58.03 (или 76.09). Для заимодавца это прочий расход, который при расчёте налога на прибыль обычно не учитывается, поэтому в налоговом учёте возникнет постоянная разница. Основание — подписанное соглашение о прощении долга.

Можно ли выдать заём в валюте?

Да, но расчёты между российскими резидентами в валюте ограничены валютным законодательством — чаще используется заём в рублях с привязкой к валютному эквиваленту. В 1С валютный заём учитывается на том же счёте 58.03 с валютной аналитикой, программа автоматически переоценивает остаток при проведении документов и регламентной операции переоценки.

Автоматизировано ли начисление процентов в других конфигурациях 1С?

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации есть блок казначейства с договорами займов и кредитов, где график процентов и начисления формируются автоматически. В базовой 1С:Бухгалтерии такого механизма нет, поэтому проценты вводятся ручными операциями либо через сторонние расширения.