Как в 1С провести возврат подотчетной суммы

Неизрасходованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. В 1С эта операция отражается отдельным документом, и от корректности его заполнения зависит сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если оформить возврат неправильно, за сотрудником будет висеть фиктивная задолженность, а сверка с кассой не сойдется.

Порядок действий зависит от того, как именно возвращаются деньги: наличными в кассу, перечислением на расчетный счет или удержанием из зарплаты. Ниже разобраны все три сценария для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8.3», а также особенности для «1С:ЗУП» и «1С:Управление нашей фирмой».

Проверьте задолженность сотрудника перед оформлением возврата

Прежде чем проводить возврат, выясните точную сумму долга сотрудника. Для этого сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 71 (раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету») или «Карточку счета» 71 с отбором по конкретному работнику. Дебетовое сальдо на конец периода — это сумма, которую сотрудник должен организации.

Сверьте эту сумму с первичкой: выданными авансами (расходные кассовые ордера, перечисления на карту) и принятыми авансовыми отчетами. Возврат должен закрывать именно разницу между выданным и отчитанным. Если сотрудник уже частично отчитался авансовым отчетом, возвращается только остаток.

Контрольные точки

Как проверить исходные данные

Сальдо по счету 71 по сотруднику

Норма

Дебетовое сальдо равно сумме, которую сотрудник готов вернуть

Тревожный признак

Сальдо не совпадает с расчетом — ищите непроведенный авансовый отчет или лишний документ выдачи

Проведенные авансовые отчеты

Норма

Все отчеты сотрудника проведены и суммы совпадают с подтверждающими документами

Тревожный признак

Есть непроведенные или отклоненные отчеты — сначала урегулируйте их

Дата возврата

Норма

Возврат оформляется после даты выдачи аванса и авансового отчета

Тревожный признак

Дата возврата раньше выдачи — проводки исказятся

Возврат наличными в кассу: приходный кассовый ордер

Самый частый сценарий — сотрудник вносит неизрасходованный остаток наличными в кассу. В «1С:Бухгалтерии 8.3» перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте новый документ с видом операции «Приходный кассовый ордер», либо сразу выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица».

Заполните документ по шагам:

1. 1
   Создайте документ: Банк и касса → Кассовые документы → Создать → Возврат от подотчетного лица
2. 2
   Укажите дату — она должна совпадать с фактической датой внесения денег в кассу
3. 3
   В поле «Подотчетное лицо» выберите сотрудника из справочника «Физические лица»
4. 4
   Введите сумму возврата — она не должна превышать дебетовое сальдо по счету 71
5. 5
   Проверьте счет учета: 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (для валютных авансов — 71.21)
6. 6
   Заполните поле «Принято от» — ФИО сотрудника, и «Основание» — например, «Возврат неиспользованного аванса по авансовому отчету №... от ...»
7. 7
   Проведите документ и распечатайте ПКО: сотруднику выдается отрывная квитанция
8. 8
   Проверьте проводку: Дт 50.01 — Кт 71.01

После проведения документ сформирует проводку Дт 50.01 — Кт 71.01, и задолженность сотрудника уменьшится или закроется полностью. Обязательно распечатайте ордер и выдайте сотруднику квитанцию — это его подтверждение возврата денег.

Возврат на расчетный счет организации

Если аванс выдавался перечислением на карту сотрудника, возврат часто также идет безналичным путем. В этом случае используйте документ «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки») с видом операции «Возврат от подотчетного лица».

Заполнение аналогично кассовому варианту: укажите сотрудника, сумму, счет учета 71.01. При загрузке выписок из клиент-банка программа может не распознать назначение платежа автоматически — тогда вид операции придется выбрать вручную, иначе поступление «повиснет» на счете расчетов с прочими дебиторами или вовсе не создаст нужной проводки.

Проводка будет Дт 51 — Кт 71.01. После проведения сверьте карточку счета 71 по сотруднику: оборот по кредиту должен закрыть дебетовое сальдо.

Способы оформления возврата

ПКО (возврат наличными)

Подходит при внесении денег в кассу. Требует печати ордера и выдачи квитанции сотруднику. Проводка Дт 50.01 — Кт 71.01.

Поступление на расчетный счет

Подходит при безналичном возврате на счет организации. Удобно при выдаче аванса на карту. Проводка Дт 51 — Кт 71.01.

Удержание из зарплаты

Применяется, если сотрудник не вернул деньги добровольно и дал письменное согласие. Оформляется в зарплатной части программы, а не кассовым документом.

Удержание невозвращенной суммы из заработной платы

Если сотрудник не вернул остаток аванса в установленный срок, организация вправе удержать его из зарплаты — но только с письменного согласия работника и с соблюдением ограничений по размеру удержаний, установленных трудовым законодательством. Без согласия взыскание возможно только через суд.

В «1С:Бухгалтерии 8.3» такое удержание оформляется документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») с проводкой Дт 70 — Кт 71.01 на удерживаемую сумму, либо через механизм удержаний, если зарплата рассчитывается в той же базе. Если зарплата ведется в «1С:ЗУП», удержание оформляется там документом «Удержание прочих операций» или разовым удержанием, а в бухгалтерскую программу передается синхронизацией.

Особенности для валютных авансов и командировок

Если аванс выдавался в иностранной валюте (например, под загранкомандировку), возврат оформляется тем же ПКО, но со счетом 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)» и кассой в соответствующей валюте. Программа пересчитает сумму по курсу на дату операции, и возможна курсовая разница — она отразится автоматически.

Типичная ситуация: сотрудник вернул валюту частично, а остаток пересчитан в рубли. В этом случае рублевый возврат проводится отдельным документом, а расхождения из-за курса проверяются по карточке счета 71.21. Не смешивайте валютный и рублевый возврат в одном документе — это исказит переоценку.

Частые ошибки при проведении возврата

Большинство проблем с возвратом подотчетных сумм возникает из-за невнимательности при выборе операции или сотрудника. Ниже — типичные ошибки и их последствия.

Если ошибка обнаружена после проведения, не удаляйте документ без анализа: сначала сформируйте карточку счета 71 по сотруднику, найдите некорректный документ и исправьте его (вид операции, сумму, дату), а при необходимости введите корректирующую операцию. В некоторых конфигурациях исправление «задним числом» требует повторного проведения зависимых документов.

Удобно контролировать подотчетные суммы через отчет «Остатки по счету 71» в разрезе сотрудников раз в месяц: так сразу видно, кто не отчитался и кому нужно вернуть остаток. Это проще, чем разбирать зависшие суммы перед закрытием периода.

Проверка результата после проведения возврата

После оформления возврата убедитесь, что все отразилось корректно. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71: если сотрудник вернул всю сумму долга, сальдо по нему должно стать нулевым. Если возврат частичный — остаток должен равняться разнице между долгом и возвращенной суммой.

Дополнительно сверьте кассовую книгу (при возврате наличными) или банковскую выписку (при безналичном возврате) с данными программы. Итог по кассе за день должен включать сумму возврата, а в выписке не должно остаться нераспознанных поступлений.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник вернул больше, чем должен?

Оформите возврат на фактически внесенную сумму. По счету 71 образуется кредитовое сальдо — задолженность организации перед сотрудником. Его можно зачесть при следующей выдаче аванса или вернуть сотруднику отдельным расходным кассовым ордером. Оставлять такое сальдо надолго не стоит — оно искажает расчеты с персоналом.

Можно ли оформить возврат подотчетной суммы через авансовый отчет?

Нет, авансовый отчет отражает расходование аванса, а не возврат денег. Если сотрудник часть суммы потратил, а часть вернул, оформляются два документа: авансовый отчет на израсходованную часть и ПКО (или поступление на счет) на возвращенный остаток.

Как провести возврат, если аванс выдавался на банковскую карту сотрудника?

Способ возврата не обязан совпадать со способом выдачи. Если сотрудник вернул деньги наличными в кассу — оформляйте ПКО, если перевел на расчетный счет — «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». В обоих случаях закроется задолженность по счету 71.01.

Сотрудник уволился, не вернув подотчетную сумму. Как закрыть долг в 1С?

Сначала попытайтесь удержать сумму из окончательного расчета при увольнении (с соблюдением ограничений по удержаниям). Если это невозможно, задолженность переводится на счет 76 или списывается по истечении срока исковой давности на основании приказа руководителя и инвентаризации расчетов — через «Операцию, введенную вручную» с отнесением на прочие расходы или резерв.

Почему после возврата в ОСВ по 71 счету осталось сальдо?

Чаще всего причины такие: возврат проведен на сумму меньше долга, выбран не тот сотрудник, есть непроведенный авансовый отчет или дубль документа выдачи аванса. Сформируйте карточку счета 71 по этому сотруднику и последовательно сверьте каждый документ — расхождение найдется в конкретной строке.

Нужно ли пробивать кассовый чек при возврате подотчетной суммы?

Возврат неизрасходованного подотчетного аванса, как правило, не является расчетом за товары, работы или услуги, поэтому кассовый чек при таком возврате обычно не требуется — достаточно приходного кассового ордера. Однако порядок зависит от характера операции, поэтому при нестандартных ситуациях сверьтесь с актуальными разъяснениями по применению ККТ.