Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С провести возврат денежных средств
Как оформить возврат денежных средств в 1С: списание с расчётного счёта, возврат покупателю и поставщику, кассовые документы, проверка проводок и типичные ошибки.
Возврат денежных средств в 1С оформляется денежными документами: «Списание с расчётного счёта», «Расходный кассовый ордер» или «Поступление на расчётный счёт» — в зависимости от того, кому и как возвращаются деньги. Ключевое значение имеет вид операции: именно он определяет проводки, аналитику и отражение возврата в отчётах. Ошибка в виде операции — самая частая причина некорректной задолженности по контрагенту.
Ниже разобраны основные сценарии: возврат покупателю за отменённый заказ или бракованный товар, возврат аванса поставщику, возврат по договору займа и отражение возврата в кассе. Инструкции применимы к 1С:Бухгалтерии 8.3 и, с поправкой на названия документов, к 1С:Управление торговлей и 1С:ERP.
Перед оформлением убедитесь, что у вас есть основание для возврата: заявление покупателя, соглашение о расторжении, письмо контрагента. Ссылка на исходный документ (реализацию, счёт, поступление) заполняется прямо в денежном документе — это обеспечивает корректное закрытие взаиморасчётов.
Определите тип возврата и основание
Первый шаг — понять, кто кому возвращает деньги и по какой причине. От этого зависит вид операции и счета учёта. Возврат покупателю означает, что организация отдаёт деньги обратно клиенту: за отменённый заказ, возвращённый товар, переплату. Возврат от поставщика — наоборот, деньги приходят на ваш счёт, и в программе это отражается поступлением, а не списанием.
Основание возврата фиксируется документально. Для покупателя это может быть заявление на возврат, акт о браке, документ «Возврат товаров от покупателя». Для поставщика — письмо о возврате аванса или дополнительное соглашение к договору. В 1С в поле «Документ расчётов» желательно указать исходную операцию: тогда программа автоматически зачтёт суммы и не создаст «висящую» задолженность.
Как выбрать действие
Возврат покупателю через расчётный счёт
Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчётного счёта». В поле «Вид операции» выберите «Возврат покупателю». Укажите получателя — контрагента, которому возвращаются деньги, и его банковский счёт. Если счёта нет в справочнике, создайте его заранее, иначе платёж не уйдёт в клиент-банк корректно.
Заполните сумму, договор и ставку НДС, если она применима. В поле «Документ расчётов» подберите исходную реализацию или поступление оплаты от этого покупателя. Проверьте назначение платежа: оно должно содержать основание возврата и ссылку на договор или счёт — это требование банков и защита при спорах.
После проведения документ сформирует проводку по дебету счёта расчётов с покупателями (обычно 62.02 «Расчёты по авансам полученным») и кредиту 51 «Расчётные счёты». Если возврат связан с возвратом товара, сначала оформите документ «Возврат товаров от покупателя», а затем на его основании — списание денег.
- 1Создайте документ «Возврат товаров от покупателя», если возвращается товар
- 2Откройте «Банк и касса» → «Списание с расчётного счёта»
- 3Выберите вид операции «Возврат покупателю»
- 4Укажите контрагента, договор, сумму и документ расчётов
- 5Проверьте назначение платежа и проведите документ
- 6Сверьте проводки и остаток задолженности по контрагенту
Возврат наличными через кассу
Если покупатель оплачивал наличными и возврат также производится из кассы, используйте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — «Возврат покупателю». Укажите контрагента, сумму и основание.
При возврате по онлайн-кассе в день покупки операция оформляется как «возврат прихода» через кассовый чек. Если возврат происходит в другой день, пробивается отдельный чек с признаком «возврат прихода», и эти данные передаются в ОФД. Расхождения между кассовыми документами в 1С и фискальными данными — частая причина вопросов при проверках.
Возврат аванса от поставщика
Когда поставщик возвращает вам предоплату — например, при расторжении договора или невыполнении поставки, — оформляется документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика». Деньги приходят на ваш счёт, поэтому это именно поступление, а не списание.
В документе укажите поставщика, договор и документ расчётов — исходное списание аванса. Программа сформирует проводку по дебету 51 и кредиту счёта авансов выданных (60.02). Если поставщик возвращает сумму частями, создавайте отдельное поступление на каждый платёж с привязкой к тому же документу расчётов.
Если возврат пришёл, а вид операции выбран неверно (например, «Оплата от покупателя»), задолженность по поставщику не закроется, а в учёте появится фиктивная задолженность покупателя. Проверяйте вид операции до проведения — исправить после загрузки выписок сложнее.
Особые сценарии возврата
Возврат по договору займа
Если организация возвращает заём учредителю или заимодавцу, используется вид операции «Возврат займа» или «Возврат кредита» (название зависит от конфигурации). Проводки формируются по счетам 66 или 67. Проценты по займу возвращаются отдельной суммой с собственным видом операции — не смешивайте их с телом займа.
Возврат переплаты
Излишне уплаченная сумма от покупателя возвращается тем же списанием с видом «Возврат покупателю». Перед этим проверьте акт сверки: иногда «переплата» оказывается незачтённым авансом под другую реализацию, и правильнее провести зачёт, а не возврат.
Возврат в 1С:Управление торговлей
В УТ и ERP возврат обычно начинается с документа «Возврат товаров от клиента», на основании которого создаётся «Расходный кассовый ордер» или «Списание безналичных ДС». Заявка на возврат денежных средств позволяет согласовать выплату до фактического платежа — это полезно при казначейском контроле.
Сравнение вариантов оформления
Безналичный возврат покупателю. Подходит для большинства случаев, загружается из клиент-банка автоматически.
Возврат наличными из кассы. Требует контроля остатка кассы и фискального чека при онлайн-кассе.
Возврат денег от поставщика вам. Не путайте со списанием — направление движения денег противоположное.
Если с контрагентом продолжаются расчёты, переплату проще зачесть в счёт следующих поставок документом корректировки долга.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 62 (для покупателей) или 60 (для поставщиков) и проверьте, что задолженность по контрагенту закрылась или уменьшилась на сумму возврата. Также полезен отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» — он показывает незакрытые авансы и документы расчётов.
Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт» в документе. Для возврата покупателю типовая проводка — Дт 62.02 Кт 51, для возврата от поставщика — Дт 51 Кт 60.02. Если счета другие, убедитесь, что это соответствует настройкам учётной политики и характеру операции.
Как проверить результат
Уменьшился на сумму возврата
Аванс остался висеть — не указан документ расчётов
Дт 62.02 / Кт 51 для возврата покупателю
Счета не соответствуют операции — неверный вид операции
Возврат отражён, расхождений нет
Сумма не попала в акт — проверьте дату и договор
Чек возврата пробит, данные совпадают с РКО
Расхождение между РКО и фискальными данными
Частые вопросы
Можно ли провести возврат, если оплата была от другого контрагента?
Деньги возвращаются только тому лицу, которое их перечислило, — это требование антимошеннических правил банков и налоговой практики. Если оплатил третий, возврат оформляется ему, а расчёты между контрагентами регулируются отдельным соглашением.
Как вернуть НДС при возврате аванса покупателю?
Если с аванса был начислен НДС, при возврате аванса этот налог принимается к вычету. В 1С это отражается автоматически при формировании записей книги покупок, если возврат корректно привязан к исходному поступлению оплаты.
Что делать, если возврат прошёл частично?
Оформите списание на фактически возвращённую сумму с привязкой к тому же документу расчётов. Остаток задолженности будет виден в ОСВ по счёту 62.02 до полного закрытия.
Нужен ли кассовый чек при возврате на карту покупателя?
Да, при применении онлайн-кассы чек с признаком «возврат прихода» пробивается независимо от способа возврата — наличными или на карту. Исключения касаются отдельных случаев расчётов между организациями.
Как исправить возврат, проведённый с ошибкой?
Если документ ещё не попал в банковскую выписку, отмените проведение и исправьте реквизиты. Если выписка загружена, скорректируйте вид операции и документ расчётов, затем перепроведите и проверьте задолженность. При ошибке в сумме создайте корректирующий документ.
Можно ли оформить возврат задним числом?
Документ создаётся датой фактического движения денег по выписке банка. Оформление «задним числом» без реального платежа исказит учёт и вызовет расхождения с банком при сверке.
Что важно запомнить
Возврат денег в 1С оформляется денежным документом с правильным видом операции и обязательной привязкой к документу расчётов. После проведения сверьте проводки и остаток задолженности по контрагенту — это занимает минуту и избавляет от зависших авансов.