Как провести транспортные расходы в 1С

Транспортные расходы в 1С можно провести двумя принципиально разными способами: включить их в стоимость товаров или учитывать отдельно на счете 44 «Расходы на продажу» с последующим распределением. Выбор зависит от учетной политики организации, способа доставки (своим транспортом или сторонним перевозчиком) и того, относится доставка к конкретной поставке или к нескольким партиям сразу.

Основная рабочая конфигурация для этих операций — 1С:Бухгалтерия 8. В статье разобраны документы «Поступление услуг», «Поступление доп. расходов», настройка счетов затрат, распределение транспортно-заготовительных расходов при закрытии месяца и типичные ошибки, из-за которых расходы «зависают» или искажают себестоимость.

Перед началом работы проверьте учетную политику в разделе «Главное — Учетная политика»: именно там зафиксировано, как организация учитывает транспортные расходы — в стоимости товаров или на счете 44. Проводить документы нужно строго в соответствии с этой настройкой, иначе бухгалтерский и налоговый учет разойдутся.

Определите способ учета транспортных расходов

Первый шаг — понять, какой из двух вариантов закреплен в вашей учетной политике. Откройте «Главное — Учетная политика» и найдите раздел про затраты на доставку товаров от поставщиков. Там указывается, включаются ли транспортные расходы в фактическую себестоимость товаров (счет 41) или учитываются в составе расходов на продажу (счет 44).

Включение в стоимость товаров удобно, когда доставка относится к конкретной партии и ее сумму легко распределить по позициям накладной. Отдельный учет на счете 44 применяют, когда одна доставка охватывает несколько поступлений, когда расходы приходят позже товара или когда организация торгует большим ассортиментом и распределять каждую копейку по накладным трудоемко.

Сравнение вариантов учета

В стоимости товаров (счет 41)

Подходит для доставки конкретной партии. Себестоимость товара точнее, но распределять сумму по позициям нужно при каждом поступлении.

На счете 44 «Расходы на продажу»

Подходит для регулярных доставок разных партий. Учет проще, но требуется ежемесячное распределение между реализованными товарами и остатком на складе.

Важно: в налоговом учете по налогу на прибыль транспортные расходы на доставку товаров до склада относятся к прямым расходам и распределяются между реализованными товарами и остатком на складе. В 1С это распределение выполняется регламентной операцией закрытия месяца, если настройки сделаны корректно.

Проведите доставку в стоимости товаров через «Поступление доп. расходов»

Если учетная политика предусматривает включение транспортных расходов в себестоимость, используйте документ «Поступление доп. расходов» (раздел «Покупки»). Сначала в базе должно быть оформлено само поступление товаров — допрасходы всегда привязываются к конкретной накладной.

Порядок заполнения: создайте документ, укажите контрагента-перевозчика и договор, в поле «Поступление» выберите накладную, к которой относятся расходы. На вкладке «Товары» подтянутся позиции из накладной — укажите общую сумму расходов и способ распределения: по сумме, по количеству или вручную по строкам.

1. 1
   Оформите поступление товаров и проверьте его проведение
2. 2
   Создайте «Поступление доп. расходов» из раздела «Покупки»
3. 3
   Выберите накладную поступления, контрагента-перевозчика и введите сумму
4. 4
   Укажите способ распределения: пропорционально сумме или количеству
5. 5
   Проверьте счета учета (обычно 41.01) и статью затрат
6. 6
   Проведите документ и откройте движения по кнопке «Дт/Кт»

После проведения документ сформирует проводки Дт 41 Кт 60 (или 76) на сумму распределенных расходов. Откройте отчет «Себестоимость товара» или карточку счета 41 и убедитесь, что стоимость каждой позиции увеличилась на долю доставки. Если сумма не распределилась по всем строкам — проверьте, не осталось ли незаполненных позиций на вкладке «Товары».

Отразите доставку на счете 44 через «Поступление услуг»

Если транспортные расходы учитываются отдельно, оформите документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру типа «Услуга» (например, «Транспортные услуги»), сумму, счет затрат 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» и статью затрат.

Статья затрат — критичный реквизит. Откройте справочник «Статьи затрат» и создайте (или проверьте) статью «Транспортные расходы» с видом расхода для налогового учета «Транспортные расходы». Именно этот вид расхода говорит программе, что сумму нужно распределять между реализованными товарами и остатком на складе при расчете налога на прибыль. Если выбрать обычный вид расхода, вся сумма спишется в расходы текущего месяца, и налоговый учет будет искажен.

Проводки документа: Дт 44.01 Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 Кт 60.01 на НДС (если перевозчик работает с НДС). Для транспортных услуг часто применяется ставка НДС 20%, но встречаются перевозчики на упрощенке без НДС — проверяйте счет-фактуру.

Настройте распределение транспортных расходов при закрытии месяца

Когда расходы накапливаются на счете 44, в конце месяца их нужно частично списать на продажи (Дт 90.07), а часть, относящуюся к нереализованным товарам, оставить на счете. В бухгалтерском учете организация вправе списывать расходы на продажу полностью, но в налоговом учете по прибыли транспортные расходы распределяются обязательно.

В 1С:Бухгалтерии распределение выполняет регламентная операция «Закрытие счета 44» в составе обработки «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Программа рассчитывает средний процент транспортных расходов к стоимости товаров и определяет сумму, приходящуюся на остаток товаров на складе — она остается в дебете 44.01 по статье с видом «Транспортные расходы».

После закрытия месяца сформируйте справку-расчет «Транспортные расходы» (доступна из формы закрытия месяца по кнопке «Справки-расчеты»). В ней видно: сумму расходов за месяц, средний процент, сумму, отнесенную на реализованные товары, и остаток расходов на конец месяца. Эта справка — основной документ для проверки корректности распределения.

Проведите доставку до покупателя и доставку собственным транспортом

Расходы на доставку товаров покупателю — отдельный случай. Они не включаются в стоимость товаров и всегда отражаются на счете 44 как расходы на продажу, но уже с обычной статьей затрат (не с видом «Транспортные расходы» для распределения), потому что к остатку товаров на складе они не относятся. Оформляются тем же документом «Поступление услуг».

Если доставку выполняет собственный транспорт организации, расходы (ГСМ, зарплата водителя, амортизация) собираются на счете 23 «Вспомогательные производства» или сразу на 44 — в зависимости от настройки. Топливо списывается документом «Требование-накладная» на основании путевых листов, зарплата — начислением зарплаты с соответствующим способом отражения.

Проверьте результат и сформируйте отчеты

После проведения всех документов и закрытия месяца проверьте три контрольные точки. Первая — оборотно-сальдовая ведомость по счету 44.01: в разрезе статей затрат по транспортной статье должен остаться только остаток, соответствующий нереализованным товарам. Вторая — справка-расчет транспортных расходов: сверьте средний процент и сумму списания. Третья — себестоимость товаров: если использовали доп. расходы, убедитесь, что стоимость партий увеличилась корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по 44.01 в разрезе статей

Норма

По статье «Транспортные расходы» остаток соответствует доле нереализованных товаров

Тревожный признак

Остаток нулевой при большом складском запасе или непомерно большой при малых остатках

Справка-расчет транспортных расходов

Норма

Средний процент и суммы распределения заполнены, расчет сходится с ОСВ

Тревожный признак

Справка пустая — значит, вид расхода у статьи выбран неверно

Себестоимость партий товаров

Норма

Доп. расходы увеличили стоимость конкретных партий

Тревожный признак

Стоимость не изменилась — документ доп. расходов не проведен или не привязан к накладной

Для управленческого анализа используйте отчет «Анализ счета 44» и «Расходы по статьям затрат». Они покажут динамику транспортных расходов по месяцам и помогут заметить аномалии — например, акты перевозчиков, проведенные дважды, или доставку, отнесенную не на ту статью.

Если счет-фактура и акт перевозчика приходят в разных месяцах, проводите услугу тем месяцем, которым датирован акт, а счет-фактуру регистрируйте отдельным документом с фактической датой получения. Так вычет НДС попадет в правильный квартал без ручных корректировок книги покупок.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распределить одну доставку на несколько накладных поступления?

В документе «Поступление доп. расходов» можно указать только одно поступление. Если доставка охватывает несколько накладных, создайте отдельный документ доп. расходов по каждой накладной, разделив сумму вручную, либо учитывайте такую доставку на счете 44 — это проще и соответствует логике распределения.

Что делать, если акт перевозчика пришел после закрытия месяца?

Проведите документ тем периодом, к которому он относится, и выполните перезакрытие месяца: отмените регламентные операции, начиная с самой ранней затронутой, и повторите закрытие. Если период уже закрыт для редактирования, потребуется снять запрет изменения данных — делайте это осознанно и зафиксируйте причину.

Обязательно ли распределять транспортные расходы в налоговом учете?

Да, для торговых организаций расходы на доставку товаров до своего склада относятся к прямым и распределяются между реализованными товарами и остатком на складе. В 1С это выполняется автоматически при условии, что у статьи затрат выбран вид расхода «Транспортные расходы».

Как провести транспортные расходы при УСН?

При УСН «доходы минус расходы» транспортные расходы признаются после фактической оплаты перевозчику. Проводите поступление услуги обычным образом, а признание расхода в книге учета доходов и расходов произойдет при проведении документа оплаты. Распределение по остаткам товаров при УСН не требуется.

Почему после закрытия месяца на счете 44 зависла сумма?

Чаще всего причина в статье затрат: если у статьи вид расхода «Транспортные расходы», часть суммы законно остается на счете как доля нереализованных товаров. Если же остаток завис по обычной статье — проверьте, что в учетной политике для расходов на продажу выбран способ списания «в себестоимость продаж», а не директ-костинг с ручным распределением.

Можно ли включить в стоимость товаров доставку собственным транспортом?

Да, если это закреплено в учетной политике, но в 1С:Бухгалтерии автоматического распределения собственных затрат (ГСМ, зарплата водителя) на конкретные партии нет. Практичнее собирать такие расходы на счете 44 и списывать на продажи, а включение в стоимость делать только для услуг сторонних перевозчиков по конкретным накладным.