Учет и Финансы · 9 мин
Как провести самозанятого в 1С: пошаговая инструкция
Как провести самозанятого в 1С: договор ГПХ, проверка чека из «Мой налог», оплата в 1С:Бухгалтерии и ЗУП, проводки, ошибки и ответы на вопросы.
Работа с самозанятыми в 1С отличается от оформления штатных сотрудников и подрядчиков по обычному ГПХ: самозанятый платит налог на профессиональный доход сам, а заказчик не начисляет НДФЛ и страховые взносы. Задача бухгалтера — корректно отразить договор, акт и оплату, проверить чек из приложения «Мой налог» и убедиться, что программа не начислила лишних налогов.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии самозанятый обычно отражается как контрагент или физическое лицо с договором ГПХ, а в 1С:ЗУП для него заводится отдельный вид договора с выключенными налогами. Ниже разобраны оба сценария, а также проверка чека, типовые ошибки и контрольные точки.
Что проверить до того, как проводить самозанятого в 1С
До первой оплаты убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус плательщика налога на профессиональный доход. Статус проверяется по ИНН через сервис ФНС или приложение «Мой налог» — справка о постановке на учет формируется на конкретную дату, поэтому её стоит запросить непосредственно перед заключением договора и перед каждой оплатой.
Второе условие — предмет договора. Самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Если исполнитель ранее работал в вашей организации, проверьте дату увольнения в кадровом учете, иначе расходы могут быть оспорены.
Третье — отсутствие признаков трудовых отношений: фиксированное расписание, регулярные одинаковые выплаты, подчинение внутреннему распорядку. Это не вопрос настройки 1С, но от него зависит, сохранит ли компания право не платить взносы.
Как завести самозанятого в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии самозанятого удобнее всего отразить как физическое лицо с договором ГПХ. Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте нового контрагента с видом «Физическое лицо», указав ФИО и ИНН исполнителя. ИНН важен: по нему вы будете сверять статус и чек.
Затем создайте договор с видом «С физическим лицом» (в свежих релизах доступен отдельный вариант для самозанятых). Если в вашей версии есть флаг «Самозанятый (плательщик НПД)» — включите его: программа перестанет предлагать начисление НДФЛ и взносов по этому договору и не включит выплаты в отчетность по НДФЛ.
Если в учетной политике предусмотрен учет через счет 76 или 60, проверьте, какой счет расчетов подставляется в документах по договору — обычно используют 76.09 или 60.21 в зависимости от настроек. Единой обязательной схемы нет, важно, чтобы счет был закреплен в учетной политике.
Как отразить акт и оплату самозанятому
Поступление услуг от самозанятого оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Укажите контрагента, договор, сумму по акту и счет затрат (например, 26, 44 или 20 — по характеру услуг). НДС у самозанятого отсутствует, поэтому ставку выбирайте «Без НДС».
Оплата проводится стандартным документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Если самозанятый просит оплату на карту физлица — это допустимо, но назначение платежа должно ссылаться на договор и акт, чтобы банк и налоговая могли связать платеж с документами.
После оплаты запросите у исполнителя чек, сформированный в «Мой налог». Чек должен содержать наименование услуги, сумму, дату, ИНН самозанятого и наименование заказчика (юрлица или ИП). Проверить подлинность чека можно по QR-коду или ссылке, указанной на нем.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН и запросите справку
- 2Создайте контрагента — физическое лицо, укажите ИНН
- 3Заведите договор с физлицом, включите признак самозанятого
- 4Зарегистрируйте поступление услуг по акту со ставкой «Без НДС»
- 5Проведите оплату списанием с расчетного счета
- 6Получите и проверьте чек из «Мой налог», приложите его к документам
Как провести самозанятого в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом самозанятый оформляется через договоры ГПХ, но с особой настройкой. Создайте физическое лицо в справочнике «Физические лица» (не принимая его на работу), затем документ «Договор (работы, услуги)» укажите условия и сумму.
Ключевой момент — в карточке договора или физлица установить, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход. В актуальных релизах ЗУП для этого предусмотрен соответствующий признак: при его установке начисление по договору не попадает в базу НДФЛ и взносов, а выплата не включается в 6-НДФЛ и РСВ.
Начисление отражается документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)», выплата — ведомостью на счета. После синхронизации с бухгалтерией данные переносятся в 1С:Бухгалтерию с уже корректной аналитикой. Проверьте, что в отражении зарплаты по этому договору нет строк по налогам.
Как проверить результат
Сумма начислена полностью, НДФЛ и взносы равны нулю
Программа удержала НДФЛ или начислила взносы — признак самозанятого не установлен
Выплата самозанятому не попадает в отчет
Сумма появилась в разделе 2 — договор настроен как обычный ГПХ
Чек открывается по ссылке, сумма совпадает с оплатой, указан заказчик
Чек не найден или данные расходятся — расход нельзя подтвердить
Налоги, взносы и расходы: что важно не перепутать
Организация-заказчик не является налоговым агентом по выплатам самозанятому: НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются. Самозанятый сам платит налог с дохода — это его обязанность, а не зона ответственности заказчика. Ваша задача — не удерживать налог и не включать выплату в зарплатную отчетность.
Расходы на оплату услуг самозанятого принимаются в налоговом учете при наличии двух документов: договора (или акта) и чека из «Мой налог». Чек в этом случае выполняет роль подтверждения оплаты. Если чека нет, расход при проверке могут снять, а выплату переквалифицировать.
Обратите внимание на лимит дохода самозанятого и виды деятельности: если исполнитель реализует вам товары собственного производства — это допустимо, а вот перепродажа чужих товаров или услуги по агентской схеме под НПД не подпадают. Проверяйте предмет договора до проведения документов.
Частые ошибки и как их исправить
Если налог уже удержан ошибочно, потребуется сторнировать начисление по договору, исправить настройки договора и подать уточненные расчеты 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период. Излишне удержанный НДФЛ возвращается физлицу по заявлению через налогового агента.
Если чек получен на неверную сумму или с ошибкой в наименовании заказчика, попросите самозанятого аннулировать чек в «Мой налог» и сформировать новый. Аннулированный чек храните вместе с новым — это закроет вопрос о расхождениях.
Ситуация «оплатили авансом, чек будет позже» допустима: самозанятый обязан сформировать чек в момент расчета, но на практике чек высылают после зачисления средств. Контролируйте дебиторку по таким договорам, чтобы ни одна оплата не осталась без чека.
Как выбрать действие
FAQ
Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?
Нет. Заказчик не является налоговым агентом по выплатам плательщику НПД. Налог с дохода самозанятый исчисляет и платит сам через приложение «Мой налог». Если 1С удержала НДФЛ — значит, договор настроен как обычный ГПХ, и настройку нужно исправить.
Каким документом подтверждается расход на оплату самозанятого?
Договором (и актом, если он предусмотрен) вместе с чеком из «Мой налог». Чек подтверждает факт расчета и содержит все необходимые реквизиты. Без чека расход в налоговом учете подтвердить затруднительно.
Можно ли оплатить самозанятому на личную карту?
Да, перечисление на карту физлица допустимо. Важно указать в назначении платежа договор и предмет оплаты, а также получить чек. Наличный расчет тоже возможен, но безналичный проще подтвердить.
Что делать, если самозанятый утратил статус до оплаты?
Проверьте статус на дату расчета. Если статус утрачен, выплата облагается по общим правилам ГПХ: удержите НДФЛ и начислите страховые взносы. Именно поэтому справку о статусе стоит запрашивать перед каждой оплатой.
Нужно ли включать самозанятого в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. Выплаты плательщику НПД не являются объектом обложения НДФЛ и взносами, поэтому в отчетность по налоговым агентам они не включаются. Если сумма попала в отчет — проверьте признак самозанятого в договоре.
Может ли самозанятый выставить счет с НДС?
Нет, плательщики НПД не являются плательщиками НДС. В документах поступления в 1С всегда выбирайте ставку «Без НДС». Если исполнитель требует выделить НДС — вероятно, он работает не как самозанятый, и схему расчетов нужно пересмотреть.
Что важно запомнить
Самозанятого в 1С проводят как исполнителя по договору ГПХ без НДФЛ и взносов: проверьте статус по ИНН, заведите договор с признаком плательщика НПД, отразите акт и оплату, получите и проверьте чек из «Мой налог». Контролируйте, чтобы выплата не попала в 6-НДФЛ и РСВ, и храните чек как обязательное подтверждение расхода.