Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С провести розничную выручку
Как провести розничную выручку в 1С: отчет о розничных продажах, оприходование выручки в кассу, закрытие кассовой смены, проверка проводок и типичные ошибки.
Розничная выручка в 1С отражается через комплект документов, которые фиксируют факт продажи, поступление денег в кассу и списание товара со склада. В зависимости от конфигурации («Управление торговлей», «Розница», «Бухгалтерия предприятия») набор документов различается, но логика едина: сначала фиксируется продажа, затем выручка принимается в кассу организации, после чего данные сверяются с Z-отчетом кассы.
Ошибки при проведении розничной выручки приводят к расхождениям между данными кассового аппарата и учетной системой, зависшим остаткам товара и неверной сумме наличных в кассе. Поэтому важно не просто «провести документ», а выстроить правильную последовательность и проверить результат по проводкам и отчетам.
Ниже разобран порядок работы для типовых конфигураций 1С: «Розница 2.3/3.0», «Управление торговлей 11» и «Бухгалтерия предприятия 3.0». Конкретные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но структура документов сохраняется.
Какие документы участвуют в учете розничной выручки
В типовых конфигурациях розничная продажа оформляется двумя основными документами. «Чек ККМ» фиксирует каждую отдельную продажу в течение смены, а «Отчет о розничных продажах» формируется при закрытии смены и обобщает все чеки: списывает товар со склада, отражает выручку и формирует бухгалтерские проводки.
Если кассовая программа 1С не используется как рабочее место кассира (например, чеки пробиваются на внешней кассе), то «Отчет о розничных продажах» вводится вручную на основании Z-отчета. В этом случае в документ переносятся итоговые данные о проданных товарах, суммах наличной и безналичной оплаты.
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется документом «Оприходование наличных денежных средств» (в «Бухгалтерии» — «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Розничная выручка»). Эквайринговые платежи отражаются отдельно — через «Операцию по платежной карте» или поступление на расчетный счет по реестру платежей.
Подготовка: что проверить до проведения выручки
Перед отражением выручки убедитесь, что корректно настроены базовые справочники. В карточке склада или магазина должен быть указан тип склада «Розничный» и выбрана касса ККМ. В настройках учетной политики проверьте, как ведется учет товаров в рознице: по стоимости приобретения или по продажной стоимости (с использованием счета 42 «Торговая наценка»).
Также проверьте, что в системе заведена номенклатура с остатками на розничном складе, настроены виды цен и указаны ставки НДС. Если товар учитывается по продажным ценам, при оприходовании должна быть сформирована наценка — иначе отчет о розничных продажах сформирует некорректные проводки.
Отдельно проверьте соответствие касс: операционная касса (касса ККМ), в которой кассир принимает деньги в течение дня, и касса организации, куда выручка передается по итогам смены. Смешение этих касс — частая причина расхождений в отчетах по денежным средствам.
Что проверить перед началом
Склад розничный, касса ККМ привязана
Склад оптовый или касса не указана — документы не проведутся корректно
По продаваемым позициям есть положительные остатки
Отрицательные остатки — отчет не проведется или исказит себестоимость
Для розницы задан счет 90 и порядок учета НДС
Счета не заполнены — проводки будут сформированы с ошибками
Проведение выручки в 1С:Розница и Управлении торговлей
Если продажи оформляются через рабочее место кассира (РМК), основной объем работы выполняется автоматически при закрытии смены. Кассир в РМК нажимает «Закрытие смены», система формирует Z-отчет на фискальном регистраторе, создает документы «Выемка денежных средств из кассы ККМ» (если выемка производилась) и «Отчет о розничных продажах».
Сформированный «Отчет о розничных продажах» находится в разделе «Продажи» (в «Рознице» — «Продажи → Отчеты о розничных продажах»). Откройте документ и проверьте: список товаров, количество, суммы по наличному и безналичному расчету, итоговую сумму. Сверьте итог с бумажным Z-отчетом — суммы должны совпадать до копейки.
После проверки проведите документ. При проведении система спишет товар с розничного склада, сформирует проводки по выручке (Дт 50/57 — Кт 90.01), начислит НДС и отразит себестоимость (Дт 90.02 — Кт 41). Если смена закрыта, но отчет не сформировался автоматически, создайте его вручную кнопкой «Заполнить по кассовой смене».
- 1Закройте кассовую смену в рабочем месте кассира и снимите Z-отчет
- 2Откройте автоматически созданный «Отчет о розничных продажах» в разделе «Продажи»
- 3Сверьте итоговые суммы наличной и безналичной оплаты с Z-отчетом
- 4Проверьте табличную часть: товары, количество, цены, ставки НДС
- 5Проведите документ и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 6Оформите передачу наличных в кассу организации документом оприходования ДС
Ручное оформление отчета о розничных продажах
Когда чеки пробиваются на автономной кассе без интеграции с 1С, отчет создается вручную. В разделе «Продажи → Отчеты о розничных продажах» нажмите «Создать», укажите организацию, розничный склад (магазин) и дату, соответствующую дате Z-отчета.
Табличную часть заполните перечнем проданных товаров с количеством и ценами. Если ассортимент большой, используйте загрузку из файла выгрузки кассы или подбор по остаткам. На вкладке оплаты укажите сумму наличных и сумму оплаты платежными картами — их сумма должна равняться итогу по товарам.
Ручной ввод требует повышенного внимания: ошибка в количестве по одной позиции приведет к расхождению остатков при инвентаризации. После проведения сверьте итог документа с Z-отчетом и сохраните бумажный Z-отчет как первичный документ.
Оприходование наличной выручки в кассу организации
После закрытия смены наличные деньги из операционной кассы (кассы ККМ) передаются в кассу организации или инкассируются в банк. В 1С эта операция оформляется документом «Оприходование наличных денежных средств» (в «Управлении торговлей» — раздел «Казначейство», в «Рознице» — «Финансы»).
В документе укажите кассу-получатель (кассу организации), сумму и основание — отчет о розничных продажах или кассовую смену. Если выемка производилась в течение дня, суммы выемки уже отражены документом «Выемка ДС из кассы ККМ», и оприходование делается на общую сумму выемок и остатка смены.
В «1С:Бухгалтерии» используется документ «Поступление наличных» с видом операции «Розничная выручка». При этом важно указать правильный тип торговой точки (автоматизированная или неавтоматизированная) — от этого зависит корреспонденция счетов и аналитика.
Эквайринговая выручка приходит на расчетный счет с задержкой и за вычетом комиссии банка. Она отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Поступления от продаж по платежным картам», а комиссия банка — отдельной строкой или документом «Прочее списание».
Проверка результата: проводки и отчеты
После проведения всех документов откройте проводки отчета о розничных продажах (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Типовая картина: Дт 50.03 (или 50.01) — Кт 90.01 на сумму выручки, Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС, Дт 90.02 — Кт 41.11 (или 41.12) на себестоимость. При учете по продажным ценам дополнительно сторнируется наценка: Дт 90.02 — Кт 42 (красным).
Для сводной проверки используйте отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 90» (сумма выручки за день), «Анализ кассовых смен» и «Движение денежных средств» (соответствие касс), «Остатки товаров» по розничному складу (отсутствие отрицательных остатков).
Итоговый контроль — сверка трех цифр: сумма Z-отчета, сумма отчета о розничных продажах и сумма оприходованной выручки (с учетом эквайринга). Совпадение этих значений означает, что выручка проведена корректно.
Особенности для 1С:Бухгалтерия и частые вопросы
В «1С:Бухгалтерии предприятия» без торговой конфигурации розничная выручка отражается через раздел «Продажи → Розничные продажи». Для автоматизированной торговой точки (АТТ) создается «Отчет о розничных продажах» с указанием товаров; для неавтоматизированной (НТТ) — документ «Приходный кассовый ордер» с видом «Розничная выручка», где учет ведется суммово, без детализации по номенклатуре.
При суммовом учете в НТТ товар списывается документом «Инвентаризация товаров» по итогам периода: фактическое расхождение остатков показывает объем продаж. Этот способ проще, но не дает оперативного контроля по позициям и подходит только для небольших точек.
Если в течение дня были возвраты от покупателей, они отражаются документом «Возврат товаров от розничного покупателя» (или чеком ККМ на возврат до закрытия смены). Возвраты уменьшают выручку дня и должны попасть в тот же отчет о розничных продажах.
Что важно запомнить
Розничная выручка проводится через «Отчет о розничных продажах» после закрытия кассовой смены, наличные оприходуются отдельным документом в кассу организации, эквайринг — через поступление на расчетный счет с учетом комиссии. Контроль — сверка Z-отчета, отчета о продажах и оприходованных сумм.
Частые вопросы
Что делать, если отчет о розничных продажах не проводится из-за отрицательных остатков?
Найдите позиции с нехваткой через отчет «Остатки товаров» по розничному складу. Причины обычно такие: не оформлено поступление или перемещение товара на розничный склад, товар продан под другой номенклатурой, не списан брак. Оформите недостающие документы датой до продажи, затем перепроведите отчет.
Как провести выручку, если касса не подключена к 1С?
Создайте «Отчет о розничных продажах» вручную по данным Z-отчета: укажите склад, дату смены, перечень проданных товаров и разбивку оплаты на наличные и карту. Проведите документ и оформите оприходование наличных в кассу организации. Бумажный Z-отчет храните как первичный документ.
Нужно ли оформлять отдельный документ на эквайринг?
Да. Оплата картой сначала отражается на счете 57 «Переводы в пути», а при зачислении денег на расчетный счет оформляется «Поступление на расчетный счет» с видом операции по платежным картам. Комиссия банка списывается отдельно, иначе на счете 57 останется зависшая разница.
Как исправить ошибочно проведенный отчет о розничных продажах?
Если смена еще не закрыта в учете следующего дня, распроведите документ, внесите исправления и проведите заново. Если период закрыт, оформите корректировку: возврат товара от покупателя на ошибочную позицию и новый чек или корректировочный документ. Не удаляйте документы из закрытого периода — это нарушит последовательность учета.
Можно ли проводить выручку одним документом за несколько дней?
Технически возможно при суммовом учете в неавтоматизированной точке, но не рекомендуется: выручка должна отражаться по датам кассовых смен в соответствии с Z-отчетами. Объединение нескольких смен в один документ затрудняет сверку с кассой и может вызвать вопросы при проверке кассовой дисциплины.
Что делать, если сумма Z-отчета не совпадает с отчетом о розничных продажах?
Проверьте три типичные причины: незакрытые или удаленные чеки в течение смены, возвраты, оформленные отдельным документом и не попавшие в отчет, выемка денег, ошибочно включенная в выручку. Сверьтесь по чекам через отчет «Анализ кассовой смены» и устраните расхождение до проведения документа.