Учет и Финансы · 7 мин
Как в 1С провести расчеты с самозанятыми
Как оформить расчеты с самозанятыми в 1С: договор ГПХ, акты, оплата, проверка чека из «Мой налог» и отражение в учете без ошибок.
Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) — не сотрудник и не ИП, поэтому стандартные документы 1С для зарплаты или расчетов с контрагентами-организациями к нему напрямую не подходят. Работу с ним оформляют по договору гражданско-правового характера (ГПХ), а ключевое отличие — обязательная проверка чека из приложения «Мой налог» и отсутствие страховых взносов и НДФЛ у заказчика.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8, ЗУП, Управление нашей фирмой) расчеты с самозанятыми ведут через справочник контрагентов или физических лиц, документы поступления услуг и выплату через кассу или банк. Ниже — конкретный порядок действий от проверки статуса исполнителя до закрытия периода.
Проверка статуса самозанятого до начала работы
До подписания договора убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Запросите справку о постановке на учет — она формируется в приложении «Мой налог» или на сайте ФНС. Дополнительно проверьте статус через сервис ФНС по ИНН: он показывает, действует ли режим на текущую дату.
Критичное ограничение: нельзя оформлять как самозанятого бывшего сотрудника, если с момента расторжения трудового договора прошло менее двух лет, — такие выплаты не подпадают под НПД и будут переквалифицированы с доначислением взносов. Также проверьте вид деятельности: перепродажа товаров, работа по агентским договорам и ряд других направлений под НПД не подпадают.
Как завести самозанятого в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятого создают в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (обязателен для контроля), при наличии — СНИЛС и паспортные данные. В карточке укажите, что это плательщик НПД: в свежих релизах есть соответствующий признак, влияющий на отчетность.
В 1С:ЗУП и УНФ логика похожая: физическое лицо заводится отдельно от сотрудников, расчеты ведутся по договорам ГПХ. Не создавайте самозанятого как сотрудника — это приведет к ошибкам в расчете взносов и персонифицированной отчетности.
- 1Откройте справочник «Контрагенты» и создайте элемент с видом «Физическое лицо»
- 2Заполните ФИО, ИНН, при необходимости СНИЛС и контакты
- 3Приложите к карточке или сохраните в деле справку о постановке на учет НПД
- 4Создайте договор ГПХ с указанием предмета, цены и срока
- 5Проверьте, что карточка не дублирует существующего сотрудника
Оформление договора и актов
Договор с самозанятым — это договор оказания услуг или подряда (ГПХ). В тексте прямо укажите, что исполнитель применяет НПД и обязуется предоставлять чек из «Мой налог» по каждой выплате. Это снимает с заказчика обязанности налогового агента и фиксирует распределение ответственности.
В 1С договор создается в карточке контрагента с видом «С контрагентом» (для ГПХ). Акт оказанных услуг оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги». Укажите счета затрат (например, 26, 44 или 20 — в зависимости от назначения услуги) и счет расчетов 76 или 60.
Акт не является обязательным по закону для НПД, но внутри компании он нужен для обоснования расхода: налоговая при проверке сопоставляет акт, чек и платеж. Формируйте акт на каждую выплату или на итог месяца — в зависимости от условий договора.
Проверка чека из «Мой налог»
Чек — главный документ при расчетах с самозанятым. Без него расход нельзя принять в налоговом учете, а выплата рискует быть признана необоснованной. Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и передает вам в электронном виде или на бумаге с QR-кодом.
Проверьте чек до оплаты или сразу после: сумма, дата, ваше наименование и ИНН как заказчика должны совпадать с актом и договором. Чек можно проверить по ссылке или QR-коду — сервис ФНС покажет, действителен ли он и не аннулирован ли. Если чек аннулирован, потребуйте новый и скорректируйте учет.
Как проверить результат
Действителен, сумма и реквизиты заказчика совпадают с актом
Чек аннулирован, неверный ИНН заказчика или сумма
Режим НПД активен по проверке ФНС
Статус утрачен — выплата не подпадает под НПД
Договор, акт, чек и платежка согласованы по сумме и датам
Есть оплата без чека или акт без договора
Оплата и отражение в учете
Оплату проводят документом «Списание с расчетного счета» (безналичный расчет на карту или счет самозанятого) либо «Расходный кассовый ордер». Вид операции — «Прочие расчеты с контрагентами» или оплата поставщику, в зависимости от настройки счетов. НДФЛ при выплате не удерживается, страховые взносы не начисляются — это ключевое отличие от договора ГПХ с обычным физлицом.
В налоговом учете расход принимается на основании акта и чека. В программе проверьте, чтобы документ поступления корректно отразил затраты в нужном периоде, а оплата закрыла задолженность. Сверка с самозанятым обычно не требуется, но ведите реестр выплат и чеков — он понадобится при проверке.
Отчетность и контроль лимита дохода
По выплатам самозанятым заказчик не сдает 6-НДФЛ и РСВ, поскольку не является налоговым агентом. Исключение — если статус НПД был утрачен, а вы продолжали платить: тогда выплаты могут быть признаны объектом обложения взносами задним числом.
Контролируйте также признаки превышения лимита дохода самозанятого (по НПД установлен годовой лимит). Формально это зона ответственности исполнителя, но если он превысит лимит и потеряет статус, ваши последующие выплаты окажутся в зоне риска. Периодическая проверка статуса по ИНН — простая профилактика.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через «Мой налог». Заказчик не является налоговым агентом, если исполнитель действительно имеет статус самозанятого на дату выплаты и предоставил чек.
Можно ли принять расход без акта, только по чеку?
Чек подтверждает факт расчета и уплату налога исполнителем, но для обоснования расхода в налоговом учете желателен первичный документ — акт или договор с детализацией. Без него обоснованность затрат могут оспорить.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек?
Потребуйте сформировать новый чек на ту же сумму. В учете скорректируйте обоснование расхода: приложите новый чек к акту. Если оплата уже прошла, а чек не восстановлен, расход лучше не принимать до урегулирования.
Как платить самозанятому, если у нас УСН?
Порядок тот же: договор ГПХ, акт, чек, оплата. Расход принимается в составе затрат при УСН «доходы минус расходы» на основании акта и чека. НДФЛ и взносы не начисляются.
Можно ли оформить разовую услугу без договора?
Письменный договор для разовой услуги формально не всегда обязателен, но без него сложнее доказать характер отношений и обосновать расход. Минимальный безопасный комплект — счет/согласование, акт и чек.
Как в 1С отличить самозанятого от обычного физлица по ГПХ?
Используйте признак плательщика НПД в карточке контрагента (в актуальных релизах) или отдельную группу в справочнике и пометку в наименовании договора. Это важно, потому что с обычного физлица по ГПХ удерживаются НДФЛ и взносы, а с самозанятого — нет.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо с договором ГПХ. Обязательный минимум: проверка статуса НПД, акт, действительный чек из «Мой налог» и платеж, согласованные по суммам. НДФЛ и взносы не начисляются, но контроль статуса и документов — на заказчике.