Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С провести перерасход по авансовому отчету
Как оформить перерасход по авансовому отчету в 1С Бухгалтерии и ЗУП: выдача доплаты сотруднику, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Перерасход по авансовому отчету возникает, когда сотрудник потратил на хозяйственные, командировочные или представительские нужды больше денег, чем получил под отчет. В 1С такая ситуация отражается в том же документе «Авансовый отчет» — программа сама рассчитывает сумму перерасхода как разницу между фактическими расходами и выданным авансом.
Задача бухгалтера — не только правильно заполнить документ, но и корректно провести выплату перерасхода сотруднику: через кассу или на банковскую карту. От этого зависят проводки, расчеты с подотчетными лицами (счет 71) и данные для расчета зарплаты, если перерасход выплачивается вместе с ней.
Ниже разобран порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3, особенности отражения выплаты, проверка расчетов по счету 71 и типичные ошибки, которые приводят к «висящим» остаткам по подотчетным лицам.
Как 1С определяет перерасход по авансовому отчету
Документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Покупки» (или «Банк и касса» в зависимости от настроек интерфейса). В нем указывается сотрудник, получивший аванс, и заполняются табличные части: «Оплата», «Товары», «Возвратная тара», «Прочее» (суточные, билеты и другие расходы).
Программа сравнивает общую сумму расходов по документу с суммой ранее выданных авансов этому сотруднику. Если расходов больше — в шапке документа появляется надпись «Перерасход» с суммой. Если аванс выдан не был вовсе, вся сумма отчета становится перерасходом.
При проведении документа формируются проводки по дебету счетов затрат (10, 26, 44 и другие) и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Кредитовое сальдо по счету 71 на конкретного сотрудника после проведения — это и есть задолженность организации перед работником, которую нужно выплатить.
Пошаговое оформление авансового отчета с перерасходом
Сначала убедитесь, что выдача аванса отражена в программе: документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу». Без этого 1С не увидит выданный аванс и вся сумма отчета уйдет в перерасход.
Затем создайте авансовый отчет и заполните его по первичным документам сотрудника: чекам, БСО, актам, билетам. Каждая строка должна содержать дату, номер документа, сумму и счет затрат. Для расходов с НДС укажите ставку и счет-фактуру, если он есть.
- 1Проверьте, что выдача аванса отражена: РКО или списание с расчетного счета на сотрудника со счетом 71.
- 2Создайте документ «Авансовый отчет», выберите сотрудника — программа подтянет выданные авансы.
- 3Заполните табличные части по чекам и подтверждающим документам, укажите счета затрат.
- 4Проверьте итог: в шапке документа появится «Перерасход» с суммой, если расходов больше аванса.
- 5Проведите документ и распечатайте форму АО-1 на утверждение руководителю.
- 6Оформите выплату перерасхода: РКО через кассу или списание со счета на карту сотрудника.
После проведения откройте печатную форму авансового отчета (унифицированная форма АО-1 или упрощенная). В ней автоматически заполняются строки «Получен аванс», «Израсходовано» и «Перерасход». Отчет подписывает сотрудник и утверждает руководитель — только после этого перерасход правомерно выплачивать.
Как выплатить перерасход сотруднику через кассу
Самый распространенный способ — выдача денег из кассы. Создайте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». В поле «Лицо» выберите того же сотрудника, что и в авансовом отчете, укажите сумму перерасхода.
При проведении формируется проводка Дт 71 — Кт 50.01: кредитовое сальдо по сотруднику закрывается. В кассовой книге операция отразится как расход. Обратите внимание: дата РКО должна быть не раньше даты авансового отчета, иначе выплата «повиснет» как новый аванс до проведения отчета.
Выплата перерасхода на банковскую карту
Если в организации принято перечислять деньги сотрудникам на карты, используйте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Укажите получателя-физлицо, сумму и назначение платежа, например: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 15.03 № 12».
Проводка будет Дт 71 — Кт 51. Такой способ удобен при безналичных расчетах и не требует кассовой дисциплины, но важно, чтобы платежное поручение в банке соответствовало документу в 1С — иначе при загрузке выписок появятся дубли или нераспознанные платежи.
Выплата вместе с заработной платой
В некоторых организациях перерасход выплачивают одной суммой с зарплатой. В 1С:Бухгалтерии это допустимо, но ведомость на выплату зарплаты формирует проводку по счету 70, а не 71. Поэтому перерасход лучше выплачивать отдельным платежом — смешивание выплат усложняет сверку расчетов и может вызвать вопросы при проверке.
В 1С:ЗУП авансовые отчеты не ведутся, поэтому перерасход всегда отражается в бухгалтерской программе, а в ЗУП попадает только при синхронизации как отдельная выплата физлицу, если она прошла через ведомость.
Способы выплаты перерасхода
Подходит при наличии кассы и выдаче наличных. Проводка Дт 71 — Кт 50. Требуется подпись сотрудника в ордере и соблюдение кассовой дисциплины.
Удобно при безналичных расчетах. Проводка Дт 71 — Кт 51. Важно корректное назначение платежа и загрузка выписки без дублей.
Допустимо, но не рекомендуется: ведомость закрывает счет 70, а не 71, расчеты с подотчетными придется сверять вручную.
Проверка расчетов по счету 71
После проведения всех документов сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 71 с группировкой по субконто «Работники организации». По сотруднику с перерасходом сальдо на конец периода должно быть нулевым, если выплата прошла полностью.
Дополнительно полезен отчет «Анализ субконто» по виду «Работники организации» — он покажет все документы по сотруднику: выдачу аванса, авансовый отчет и выплату. Так проще найти, на каком этапе возникла разница.
Как проверить результат
Ноль после выплаты перерасхода
Кредитовое сальдо — перерасход не выплачен; дебетовое — выплачено больше, чем положено
Одно и то же физлицо в РКО, авансовом отчете и выплате
Разные карточки физлица — расчеты разошлись по дублям
Выдача аванса → авансовый отчет → выплата перерасхода
Выплата раньше отчета — сумма числится как новый аванс
Строка «Перерасход» совпадает с суммой выплаты
Суммы различаются — ошибка в заполнении табличных частей
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за самого перерасхода, а из-за нарушения последовательности документов или дублей в справочниках. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Если перерасход обнаружен уже после закрытия месяца, не редактируйте проведенный авансовый отчет задним числом без необходимости. Сначала оцените, влияет ли исправление на закрытые регистры и отчетность: при изменении сумм расходов может потребоваться повторное закрытие месяца и уточненная декларация по налогу на прибыль или УСН.
Особые ситуации: командировка и расходы в валюте
Перерасход по командировке
Суточные и другие командировочные расходы сверх выданного аванса вносятся в тот же авансовый отчет на закладке «Прочее» (или «Оплата» — в зависимости от вида расхода). В 1С:Бухгалтерии 8.3 для командировок часто используется отдельный документ «Командировка», после которого авансовый отчет заполняется автоматически по фактическим тратам. Перерасход рассчитывается по тому же принципу.
Расходы в иностранной валюте
Если сотрудник тратил валюту в загранкомандировке, в авансовом отчете укажите валюту и сумму расхода — программа пересчитает его в рубли по курсу на дату утверждения отчета (или дату выдачи аванса для сумм в пределах аванса). Перерасход в валюте пересчитывается по курсу на дату утверждения отчета, а выплачивается в рублях. Проверьте, что курсы валют загружены за все нужные даты, иначе суммы будут некорректными.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли выплатить перерасход, если аванс сотруднику вообще не выдавался?
Да. Сотрудник вправе потратить собственные средства на нужды организации с последующим возмещением. Оформите авансовый отчет на полную сумму расходов — программа покажет перерасход, равный всей сумме отчета. После утверждения отчета выплатите деньги стандартным способом.
Какой вид операции выбрать в РКО для выплаты перерасхода?
«Выдача денежных средств подотчетному лицу». Только эта операция формирует проводку по счету 71 и закрывает задолженность перед сотрудником. Операции «Прочий расход» или «Выплата заработной платы» для этой цели не подходят.
Почему в авансовом отчете не видно выданного аванса?
Проверьте три момента: документ выдачи проведен, в нем указано то же физическое лицо, что и в отчете, и дата выдачи раньше даты отчета. Также убедитесь, что в документе выдачи использован счет 71, а не, например, 73 или 76.
Облагается ли перерасход НДФЛ и взносами?
Возмещение подтвержденных документами расходов по авансовому отчету не является доходом сотрудника и не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Исключение — суммы без подтверждающих документов и суточные сверх установленных норм: они включаются в облагаемую базу.
Что делать, если перерасход выплатили больше, чем нужно?
Излишне выплаченная сумма становится дебетовым сальдо по счету 71 — фактически новым авансом. Сотрудник должен либо вернуть деньги в кассу (приходный кассовый ордер с операцией «Возврат от подотчетного лица»), либо отчитаться по ним следующим авансовым отчетом.
Как отразить перерасход в 1С:ЗУП?
В ЗУП авансовые отчеты не ведутся — учет расчетов с подотчетными ведется в бухгалтерской программе. Если перерасход выплачивается через ведомость вместе с зарплатой, в ЗУП он может быть отражен как разовая выплата, но корректнее проводить его только в 1С:Бухгалтерии отдельным платежом.
Что важно запомнить
Перерасход в 1С рассчитывается автоматически в авансовом отчете как превышение расходов над выданным авансом. Выплачивайте его документом с операцией по счету 71 — РКО или перечислением на карту — после утверждения отчета. Контролируйте результат по ОСВ 71: сальдо по сотруднику после выплаты должно быть нулевым.