Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С провести оплату наличными
Как в 1С провести оплату наличными: приходный кассовый ордер, оплата поставщику, выдача подотчет, проверка проводок и типичные ошибки при работе с кассой.
Наличная оплата в 1С оформляется через кассовые документы: приходный кассовый ордер (ПКО) — когда деньги поступают в кассу, и расходный кассовый ордер (РКО) — когда организация расплачивается наличными. Правильно проведённый документ формирует проводки по счёту 50 «Касса», закрывает задолженность перед контрагентом и отражается в кассовой книге.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: создать документ, заполнить реквизиты, проверить проводки, провести.
До начала работы убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых документов, а в учётной политике корректно настроена касса организации. Если оплата проходит через онлайн-кассу с фискальным чеком, порядок действий отличается — об этом тоже расскажем ниже.
Подготовка: что проверить перед проведением оплаты
Перед тем как создавать кассовый документ, убедитесь, что база готова к корректному учёту наличных операций. Это займёт пару минут, но избавит от ошибок в проводках и кассовой книге.
Во-первых, проверьте, что в справочнике «Контрагенты» заведён поставщик или покупатель, с которым проводится расчёт, и у него заполнены ИНН, наименование и при необходимости договор. Во-вторых, убедитесь, что у организации создана касса (справочник «Кассы» или «Кассы организации») и она выбрана по умолчанию. В-третьих, если оплата идёт по конкретному документу — поступлению товара или счёту — найдите его заранее, чтобы провести оплату на его основании.
Также проверьте дату документа: она должна совпадать с фактической датой движения денег. Задним числом кассовые документы проводят только с пониманием последствий — это может «сломать» последовательность кассовых операций и остаток по кассе на конец дня.
Как проверить готовность базы
Касса создана и выбирается в документе
Поле «Касса» пустое или справочник пуст
Карточка заполнена, есть договор
Контрагент создан «на бегу» без реквизитов
Положительный, совпадает с фактом
Отрицательный остаток — значит, есть непроведённые или ошибочные документы
Как провести поступление наличных (приходный кассовый ордер)
ПКО оформляется, когда организация получает наличные: оплату от покупателя, возврат от подотчётного лица, взнос от учредителя или поступление с расчётного счёта через чек банка.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Приходные кассовые ордера» и нажмите «Создать». В 1С:Управление торговлей путь такой: «Финансы» → «Приходные ордера». Выберите вид операции — от него зависят проводки:
- «Оплата от покупателя» — поступление выручки или аванса, проводка Дт 50 Кт 62;
- «Возврат от подотчётного лица» — сотрудник вернул неизрасходованные деньги, Дт 50 Кт 71;
- «Получение наличных из банка» — снятие денег с расчётного счёта, Дт 50 Кт 51.
Заполните сумму, контрагента или сотрудника, договор и основание (например, «Оплата по счёту №…»). Если документ создаётся на основании реализации, часть полей подставится автоматически. Нажмите «Провести» — и проверьте движения через кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки».
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Приходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
- 3Укажите кассу, дату, сумму, контрагента и основание платежа
- 4Проведите документ и откройте проводки (Дт/Кт)
- 5Распечатайте ПКО и квитанцию, подпишите у главбуха и кассира
Как провести оплату наличными поставщику (расходный кассовый ордер)
РКО — основной документ, когда организация сама платит наличными: поставщику за товар, подотчётному лицу на хознужды, покупателю при возврате денег.
Создайте документ через «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходный кассовый ордер». Вид операции выбирайте по ситуации: «Оплата поставщику» (Дт 60 Кт 50), «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (Дт 71 Кт 50), «Возврат покупателю» (Дт 62 Кт 50). Укажите получателя, сумму, договор и в поле «Выдать» — ФИО и паспортные данные человека, который фактически получает деньги. Это обязательный реквизит печатной формы РКО.
Оплата на основании документа поступления
Самый надёжный способ — создать РКО на основании документа «Поступление товаров и услуг». Откройте поступление, нажмите «Создать на основании» → «Расходный кассовый ордер». Программа сама подставит контрагента, договор и сумму долга. Так вы гарантированно закроете именно ту задолженность, которую нужно, и избежите «зависших» авансов.
Выдача наличных под отчёт
При выдаче денег сотруднику выберите вид операции «Выдача подотчётному лицу», укажите сотрудника из справочника «Физические лица» и сумму. Проводка будет Дт 71 Кт 50. Помните: сотрудник обязан отчитаться авансовым отчётом или вернуть остаток в кассу, иначе сумма будет висеть как задолженность за работником.
Оплата наличными с пробитием чека на онлайн-кассе
Если организация применяет контрольно-кассовую технику, приём наличных от физического лица оформляется не только ПКО, но и фискальным чеком. В торговых конфигурациях (1С:Розница, Управление торговлей) для этого используется рабочее место кассира (РМК) и документ «Чек ККМ»: кассир пробивает чек, программа автоматически формирует приход наличных в операционную кассу.
В конце смены оформляется Z-отчёт (закрытие кассовой смены), а выемка денег из операционной кассы в основную кассу организации проводится документом «Выемка денежных средств из кассы ККМ». Важно не путать операционную кассу ККМ и кассу организации — это разные объекты учёта, и смешение приводит к расхождениям в отчётах.
Если покупатель — другое юридическое лицо, расчёты наличными ограничены лимитом 100 000 рублей по одному договору (указание ЦБ № 3210-У). Превышение лимита — нарушение, за которое предусмотрен штраф, поэтому крупные оплаты между организациями проводите через расчётный счёт.
Проверка результата: проводки, кассовая книга и остатки
После проведения кассового документа обязательно проверьте три вещи. Первая — проводки: откройте их кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что счета и аналитика (контрагент, договор, статья движения денежных средств) корректны. Вторая — остаток по кассе: сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50» или «Кассовая книга» («Банк и касса» → «Кассовая книга») и сверьте с фактическим наличием денег.
Третья проверка — закрытие задолженности. Сформируйте «Анализ расчётов с контрагентами» или ОСВ по счёту 60 (62): если оплата прошла корректно, долг по документу уменьшится на сумму платежа. Если аванс и долг «висят» одновременно — скорее всего, в РКО не указан документ расчётов или выбран другой договор.
Как исправить ошибочный кассовый документ
Если документ проведён с ошибкой, не удаляйте его сразу — сначала оцените последствия. Самый безопасный способ: пометить документ на удаление (или распровести) и создать новый с правильными данными. Если документ участвует в закрытом периоде, удаление может потребовать отмены закрытия месяца.
Если ошибка обнаружена после сдачи отчётности, исправление оформляют корректировочным документом текущей датой, а не правкой «задним числом». В 1С:Бухгалтерии для этого есть документ «Операция, введённая вручную» и механизм сторнирования. Перед любыми исправлениями в закрытом периоде сделайте резервную копию базы.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли провести оплату наличными без создания ПКО или РКО?
Нет. Любое движение наличных должно быть оформлено кассовым документом — это требование порядка ведения кассовых операций. В розничной торговле вместо ПКО на каждую продажу используются чеки ККМ и итоговое оприходование выручки.
Какой документ создать, если директор внёс наличные из своих средств?
Если директор — учредитель, оформите ПКО с видом операции «Взнос в уставный капитал» или «Прочее поступление» в зависимости от сути операции. Если это заём от учредителя — «Получение займа от контрагента» с указанием договора займа.
Почему после оплаты поставщику долг в отчётах не закрылся?
Чаще всего в РКО не указан документ расчётов или выбран другой договор. Откройте проводки документа, проверьте аналитику счёта 60 и при необходимости укажите корректный документ расчётов в табличной части «Расшифровка платежа».
Нужно ли распечатывать кассовые ордера, если учёт ведётся в 1С?
Да, ПКО и РКО подлежат подписанию и хранению. РКО обязательно подписывается получателем денег с указанием паспортных данных. Допускается электронное оформление с электронными подписями при соблюдении требований законодательства.
Как провести наличную оплату в валюте?
Кассовые операции в иностранной валюте между резидентами на территории РФ, как правило, запрещены валютным законодательством. Расчёты с нерезидентами оформляются через уполномоченный банк. Возможна выдача валюты под отчёт на командировочные расходы — через РКО с валютной кассой.
Что важно запомнить
Наличная оплата в 1С оформляется приходным или расходным кассовым ордером с правильным видом операции. Проверяйте проводки по счёту 50, остаток кассы и закрытие задолженности. Соблюдайте лимит наличных расчётов 100 000 ₽ между юрлицами и не допускайте отрицательного остатка по кассе.