Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С провести новогодние подарки детям сотрудников
Как оформить в 1С новогодние подарки детям сотрудников: документы, НДФЛ, страховые взносы, счета учёта и типовые проводки в 1С:Бухгалтерии и ЗУП.
Новогодние подарки детям сотрудников — типовая хозяйственная операция, которая в 1С затрагивает сразу несколько участков: складской учёт (если подарки закупаются и хранятся), расчёты с персоналом, НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль. Ошибка в любом из этих блоков приводит к искажению отчётности, поэтому важно заранее определить налоговый статус операции и только потом подбирать документы в программе.
Ключевой момент: подарок выдаётся ребёнку, но экономически связан с трудовыми отношениями с родителем-сотрудником. Именно от этого зависит, облагать ли стоимость подарка НДФЛ и взносами, и какие лимиты применять. В 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:ЗУП механика оформления различается, и ниже разобраны оба сценария.
Налоговый статус операции: что решить до проводок
До того как заводить документы в 1С, бухгалтер должен ответить на три вопроса. Первый — кому юридически передаётся подарок: ребёнку по дарственной логике или сотруднику как представителю ребёнка. На практике выдачу оформляют ведомостью, где расписывается родитель, но доход возникает у ребёнка либо у сотрудника — от этого зависит, чей вычет по НДФЛ применять.
Второй вопрос — лимит необлагаемых подарков по НДФЛ. Налоговый кодекс освобождает от НДФЛ подарки в пределах установленного годового лимита на одного получателя (проверьте актуальное значение лимита на момент выдачи: он периодически индексируется). Всё, что сверх лимита, облагается НДФЛ по ставке 13% (15% с превышения порога дохода).
Третий вопрос — страховые взносы. Если подарок передан в рамках гражданско-правовой сделки дарения (а не как поощрение за труд), взносы, как правило, не начисляются. Если же подарок фактически является элементом оплаты труда — взносы начислить придётся. Чтобы закрепить первый вариант, издайте приказ руководителя о выдаче подарков к празднику, не связанный с производственными результатами.
Закупка подарков: поступление и НДС
Закупленные наборы (сладости, игрушки) приходуются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Если подарки приобретаются централизованно и хранятся на складе, используйте счёт 41 или 10 (в зависимости от принятой в учётной политике классификации — как товары или как материалы). Оба варианта допустимы, главное — единообразие.
По НДС: входной налог с покупки подарков принимается к вычету в общем порядке, если есть правильно оформленный счёт-фактура или УПД. Однако безвозмездная передача подарков сама по себе признаётся объектом обложения НДС (безвозмездная передача товаров). В 1С:Бухгалтерии начисление НДС при передаче оформляется документом «Отражение начисления НДС» (Операции → НДС) либо через операцию, введённую вручную, с проводкой Дт 91.02 Кт 68.02.
Если стоимость одного подарка невелика, некоторые организации применяют позицию о льготе для безвозмездной передачи в рекламных целях, но для подарков детям сотрудников эта льгота обычно не подходит — передача не носит рекламного характера и адресата можно идентифицировать. Безопаснее начислить НДС со стоимости переданных подарков.
Выдача подарков: документы в 1С:Бухгалтерии
Фактическую выдачу оформляют на основании приказа и ведомости с подписями сотрудников. В программе списание со склада делается документом «Требование-накладная» (Склад → Требования-накладные) либо «Передача материалов в эксплуатацию», если подарки учитывались на счёте 10. Счёт затрат указывают 91.02 «Прочие расходы» с субконто, не принимаемым для налогового учёта.
Альтернативный вариант — документ «Передача товаров» (в ряде конфигураций доступен как «Реализация (безвозмездная)» или через операцию вручную). Он удобен, если нужно сразу начислить НДС с передачи. Проверьте, чтобы в движениях документа корректно сформировались проводки по списанию себестоимости и начислению налога.
Отражение НДФЛ: в ЗУП и в Бухгалтерии
Если зарплатный учёт ведётся в 1С:ЗУП, доход в виде подарка отражают документом «Прочие доходы» (в ранних релизах — «Операция учёта НДФЛ»). Вид дохода выбирают «Подарки, призы» с кодом дохода 2720 и соответствующим кодом вычета 501 в пределах годового лимита. Документ автоматически рассчитает налог с суммы превышения и попадёт в регистры учёта НДФЛ и в отчёт 6-НДФЛ.
Тонкость в том, кто является получателем дохода. Если доход оформляется на ребёнка (не сотрудника), в ЗУП его нужно завести как физическое лицо и отразить доход на него — тогда лимит вычета применяется к ребёнку отдельно от лимита родителя. Если доход отражается на сотрудника, подарок суммируется с другими подарками, полученными им в течение года (например, к юбилею), и лимит считается совокупно.
Если зарплатная программа не используется и учёт ведётся только в 1С:Бухгалтерии, доход и НДФЛ отражают операцией, введённой вручную: Дт 91.02 (или 73/76 при расчётах с физлицом) Кт 68.01 на сумму удерживаемого налога. При этом данные в 6-НДФЛ придётся контролировать вручную, что повышает риск ошибок — для регулярных выдач подарков разумнее вести этот участок в ЗУП.
Где отражать доход по НДФЛ
Подходит при ведении зарплаты в ЗУП: автоматический расчёт, корректное попадание в 6-НДФЛ и справки. Требует заведения детей как физлиц, если доход отражается на них.
Допустимо при разовой выдаче и отсутствии ЗУП. Минус — ручной контроль лимита вычета и ручная сверка с 6-НДФЛ.
Страховые взносы и налог на прибыль
При правильном оформлении дарения (приказ о праздничной выдаче, ведомость, отсутствие связи с трудовыми результатами) страховые взносы на стоимость подарков не начисляются: передача происходит в рамках дарения, а не трудового договора. В ЗУП вид дохода «Подарки» по умолчанию не облагается взносами — проверьте настройку вида дохода, чтобы признак обложения соответствовал вашей позиции.
Для налога на прибыль стоимость подарков и начисленный с передачи НДС в расходы не включаются. В 1С это реализуется через статью затрат с видом «Не принимаемые для целей налогообложения» (в справочнике статей затрат флаг принятия к НУ снят). При закрытии месяца программа сформирует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство (расход), если в учётной политике включён ПБУ 18/02.
Проверка результата и закрытие периода
После оформления всех документов выполните контрольные проверки. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 (или 10) с отбором по номенклатуре подарков: остаток должен быть нулевым, если всё выдано. По счёту 91.02 проверьте, что статья затрат помечена как не принимаемая для НУ.
В ЗУП сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» или справку о доходах по сотруднику (или ребёнку): доход с кодом 2720 и вычет 501 должны отображаться корректно, налог исчислен только с превышения лимита. Сверьте итоги с разделом 2 отчёта 6-НДФЛ за квартал выдачи.
Наконец, проверьте декларацию по налогу на прибыль и расчёт по страховым взносам: стоимость подарков не должна попасть ни в расходы по прибыли, ни в базу по взносам (при выбранной позиции по дарению). Расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом должны быть объяснены постоянными разницами.
Как проверить результат
Нулевой остаток по номенклатуре подарков после выдачи
Остаток есть при полной выдаче — не все документы списания проведены
Флаг принятия к НУ снят, формируется постоянная разница
Расход уменьшает базу по прибыли — ошибка в статье затрат
Код дохода 2720, вычет 501 в пределах лимита, налог с превышения
Вычет применён повторно или доход не попал в 6-НДФЛ
Начисление отражено документом по НДС, сумма в декларации
Проводка Дт 91.02 Кт 68.02 отсутствует
Частые вопросы
Нужно ли заводить детей сотрудников в 1С как физических лиц?
Да, если доход в виде подарка отражается на ребёнка (это позволяет применить к нему отдельный лимит вычета по НДФЛ). В 1С:ЗУП ребёнка добавляют в справочник физических лиц и отражают доход документом «Прочие доходы» на него. Если доход оформляется на сотрудника-родителя, заводить ребёнка не требуется, но тогда подарок суммируется с другими подарками родителя за год.
Облагаются ли подарки страховыми взносами?
При оформлении выдачи как праздничного дарения, не связанного с трудовыми результатами (приказ, ведомость, отсутствие привязки к KPI), взносы обычно не начисляются — передача происходит в рамках дарения. Если подарок фактически является поощрением за труд, взносы начислить необходимо. Закрепите выбранную позицию в приказе и локальных актах.
Какой код дохода и вычета использовать для подарков?
Для подарков применяется код дохода 2720 с вычетом по коду 501 в пределах установленного годового лимита на одного получателя. Актуальное значение лимита проверяйте на дату выдачи — оно может индексироваться. С суммы превышения лимита НДФЛ исчисляется в общем порядке.
Можно ли учесть стоимость подарков в расходах по налогу на прибыль?
Нет. Безвозмездная передача имущества, включая подарки детям сотрудников, не уменьшает базу по налогу на прибыль. В 1С это обеспечивается выбором статьи затрат со снятым признаком принятия к налоговому учёту; при применении ПБУ 18/02 программа сформирует постоянную разницу.
Что делать, если подарки выдаются частично, а часть остаётся на складе?
Невыданные подарки остаются на счёте 41 (или 10) до момента фактической передачи. Списание и все налоговые последствия (НДС, НДФЛ) возникают только по фактически выданным подаркам на основании подписанной ведомости. Не списывайте всю закупку сразу, если выдача растянута во времени.
Нужен ли кассовый чек при выдаче подарков?
Если подарки передаются безвозмездно и расчёта (оплаты) нет, кассовый чек, как правило, не требуется — нет факта расчёта. Однако если в рамках акции подарок выдаётся при покупке или с частичной оплатой, применение ККТ может потребоваться. Для внутренней выдачи сотрудникам по ведомости чек не пробивается.
Что важно запомнить
Оформите выдачу приказом как праздничное дарение, спишите подарки на 91.02 с непринимаемой статьёй затрат, начислите НДС с безвозмездной передачи и отразите доход по НДФЛ с кодом 2720 и вычетом 501 в пределах лимита. Доход корректнее отражать в 1С:ЗУП — это гарантирует попадание данных в 6-НДФЛ без ручной сверки.