Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С провести не принимаемые расходы
Разбираем, как в 1С отразить расходы, не принимаемые для налога на прибыль: настройка статей затрат, проводки, постоянные разницы, контроль декларации.
Не принимаемые расходы — это затраты, которые уменьшают бухгалтерскую прибыль, но не уменьшают базу по налогу на прибыль. К ним относятся, например, представительские расходы сверх норматива, штрафы в бюджет, стоимость безвозмездно переданного имущества, часть рекламных затрат сверх лимита. Если отразить их неправильно, налог на прибыль будет занижен, а это риск доначислений и пеней при проверке.
В 1С:Бухгалтерии 8 механизм учета таких затрат построен на правильной настройке статьи затрат и вида расхода. Программа сама исключит сумму из налоговой базы и сформирует постоянную разницу при применении ПБУ 18/02. Задача бухгалтера — корректно выбрать вид расхода в справочнике и проверить результат в отчетах.
Ниже разобраны конкретные шаги: от настройки справочника «Статьи затрат» до контроля декларации по налогу на прибыль. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика аналогична в других конфигурациях на базе БСП.
Какие расходы считаются не принимаемыми
Не принимаемые (не учитываемые) расходы перечислены в статье 270 НК РФ. Типичные примеры из практики: дивиденды, штрафы и пени в бюджет и по решению суда, взносы в уставный капитал, стоимость безвозмездно переданного имущества, материальная помощь работникам, оплата путевок и лечения сотрудников за счет прибыли, премии из средств специального назначения.
Отдельная группа — нормируемые расходы. Они принимаются частично: представительские — в пределах 4% от расходов на оплату труда, некоторые виды рекламы — в пределах 1% от выручки, проценты по займам при контролируемой задолженности. Сверхнормативная часть становится не принимаемой, и в 1С её нужно отражать отдельно или через настройку нормирования.
Важно различать не принимаемые расходы и расходы, не связанные с деятельностью. Если затрата вообще не соответствует критериям статьи 252 НК РФ (не обоснована, не документально подтверждена), инспекция может снять её полностью — это уже вопрос качества первичных документов, а не настройки программы.
Настройка статьи затрат в справочнике
Ключевой элемент — справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат»). Именно вид расхода в статье определяет, попадет сумма в налоговую базу или нет. Для не принимаемых затрат создайте отдельную статью, например «Материальная помощь (не принимаемая)» или «Штрафы в бюджет».
В карточке статьи в поле «Вид расхода» выберите значение «Не учитываемые в целях налогообложения». Это предопределенный вид, который говорит программе: сумма отражается в бухучете, но в налоговом учете по этой статье расход не признается. Группу расхода (например, «Прочие расходы») укажите по смыслу — она влияет на строку декларации, но для не принимаемых сумм строка декларации не заполняется.
Не редактируйте предопределенные статьи, которые уже используются в учете, иначе изменится отражение всех ранее проведенных документов при перепроведении. Создавайте новую статью с понятным названием — это упростит аналитику и расшифровку отчетов.
- 1Откройте «Справочники» → «Статьи затрат» и создайте новый элемент
- 2Укажите наименование, отражающее суть расхода и его не принимаемый характер
- 3В поле «Вид расхода» выберите «Не учитываемые в целях налогообложения»
- 4Сохраните статью и используйте её в документах по этим затратам
Отражение не принимаемых расходов в документах
Порядок проведения зависит от вида операции. Для услуг и прочих поступлений используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)»: в табличной части в колонке «Счет затрат» укажите счет (например, 26, 44 или 91.02), а в аналитике «Статья затрат» — созданную не принимаемую статью. Проводки сформируются и по бухгалтерскому, и по налоговому учету, но в налоговом сумма попадет в не принимаемую часть.
Для операций без документа поступления — например, начисление штрафа по решению налогового органа — используйте «Операции, введенные вручную» (раздел «Операции»). Проводка: Дт 91.02 Кт 68 или 76 с указанием статьи прочих доходов и расходов, у которой снят флаг принятия к налоговому учету. Для прочих доходов и расходов настройка делается в справочнике «Прочие доходы и расходы»: флаг «Принимается к налоговому учету» должен быть снят.
Материальная помощь и выплаты сотрудникам
Материальная помощь начисляется документом «Начисление зарплаты» или отдельным начислением в зарплатных документах. В настройках начисления (раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления») укажите, что в целях налогообложения прибыли выплата не учитывается — для этого в поле отражения в налоговом учете выбирается соответствующий вариант. Программа тогда отнесет сумму на счет затрат с не принимаемой статьей.
Представительские расходы сверх норматива
Нормируемые расходы настраиваются через вид расхода «Представительские расходы» в статье затрат. При закрытии месяца регламентная операция «Расчет долей списания косвенных расходов» автоматически рассчитает норматив (4% от фонда оплаты труда нарастающим итогом) и отнесет сверхнормативную часть на не принимаемые расходы. Вручную делить сумму не нужно — достаточно правильного вида расхода.
ПБУ 18/02 и постоянные разницы
Если организация применяет ПБУ 18/02 (в 1С это включается в настройках учетной политики: «Главное» → «Учетная политика» → раздел по налогу на прибыль), то при закрытии месяца регламентная операция «Расчет отложенного налога по ПБУ 18/02» сформирует постоянный налоговый расход (ПНР) с суммы не принимаемых расходов: постоянная разница × ставка налога.
Проверить разницы можно в отчете «Анализ учета по налогу на прибыль» (раздел «Отчеты»). В схеме отчета видно, где возникли постоянные разницы: блок «Не признаваемые расходы». Если суммы в бухучете и налоговом учете расходятся именно на величину не принимаемых затрат — учет настроен верно.
Организации, не применяющие ПБУ 18/02 (малые предприятия, выбравшие упрощенный учет), просто исключают не принимаемые суммы из налоговой базы. В этом случае постоянные разницы в проводках не формируются, но настройка статьи затрат остается обязательной — иначе сумма ошибочно уменьшит налог.
Проверка результата и декларация по прибыли
После закрытия месяца проверьте, что не принимаемые расходы не попали в налоговую базу. Основной инструмент — декларация по налогу на прибыль (раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты»). Суммы по статьям с видом «Не учитываемые в целях налогообложения» не должны фигурировать в Приложении № 2 к листу 02 как расходы, уменьшающие базу.
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам затрат с отбором по налоговому учету: в настройках отчета включите показатель «НУ» и группировку по статьям затрат. Суммы по не принимаемым статьям в колонке НУ должны либо отсутствовать, либо отражаться как не уменьшающие базу — в зависимости от версии конфигурации они могут показываться в оборотах НУ, но не попадать в расчет базы.
Третья контрольная точка — справка-расчет «Постоянные и временные разницы» из комплекта регламентных операций закрытия месяца. Она покажет, с каких сумм и по каким статьям сформированы постоянные разницы. Сверьте её с первичными документами за период.
Как проверить результат
Вид расхода — «Не учитываемые в целях налогообложения»
Выбран обычный вид расхода — сумма уменьшит налоговую базу
Не принимаемые суммы видны в блоке постоянных разниц
Суммы попали в расходы, уменьшающие базу
Сверхнормативные и не принимаемые суммы не включены в расходы Приложения № 2
Налоговая база занижена на сумму не принимаемых затрат
Типичные ошибки при отражении
Самая частая ошибка — использование обычной статьи затрат с последующей ручной корректировкой налоговой базы. Это приводит к расхождениям между бухгалтерским и налоговым учетом, которые сложно найти при проверке. Правильный путь — настройка вида расхода до проведения документа.
Вторая ошибка — отражение не принимаемых расходов только в бухучете через ручные операции без аналитики. Тогда отчеты по налогу на прибыль и расшифровки декларации перестают сходиться с проводками, а при ПБУ 18/02 постоянные разницы не формируются корректно.
Третья типичная ситуация — смешение нормируемых и полностью не принимаемых расходов в одной статье. Программа тогда либо нормирует то, что нормировать не нужно, либо принимает сверхнорматив без ограничений. Для каждого типа затрат заводите отдельную статью с корректным видом расхода.
Что важно запомнить
Не принимаемые расходы в 1С отражаются через статью затрат с видом «Не учитываемые в целях налогообложения» или через прочие доходы и расходы со снятым флагом принятия к НУ. Нормируемые расходы программа делит автоматически при закрытии месяца. Результат проверяйте отчетом «Анализ учета по налогу на прибыль» и декларацией.
Частые вопросы
Нужно ли проводить не принимаемые расходы, если организация на УСН?
При УСН «доходы минус расходы» перечень принимаемых затрат закрытый (статья 346.16 НК РФ). Расходы вне перечня просто не уменьшают базу. В 1С для них также используются статьи с непринимаемым видом, чтобы суммы не попали в книгу учета доходов и расходов. При УСН «доходы» вид расхода на налог не влияет, но корректная аналитика полезна для управленческого учета.
Как отразить штраф от налоговой инспекции?
Используйте «Операции, введенные вручную»: Дт 91.02 (или 99 для налоговых санкций — зависит от учетной политики) Кт 68. В аналитике счета 91.02 укажите статью прочих расходов со снятым флагом «Принимается к налоговому учету». Штрафы в бюджет не уменьшают базу по прибыли в любом случае.
Что делать, если расход ошибочно провели как принимаемый?
Откройте документ, замените статью затрат на не принимаемую и перепроведите документ. Затем повторите закрытие месяца за период, чтобы пересчитались разницы и налог. Если период закрыт и отчетность сдана, оцените необходимость уточненной декларации.
Почему сверхнормативные представительские расходы «переезжают» между кварталами?
Норматив считается нарастающим итогом с начала года: 4% от фонда оплаты труда. Если в первом квартале расходы превысили лимит, а во втором фонд оплаты труда вырос, ранее не принятая часть может быть доначислена в расходы. Программа делает это автоматически при закрытии месяца — ручных корректировок не требуется.
Можно ли вообще не отражать не принимаемые расходы в программе?
Нет. В бухгалтерском учете эти затраты признаются в полном объеме, поэтому отражать их обязательно. Если не проводить документы, бухгалтерская прибыль будет завышена, отчетность искажена, а сверка с контрагентами и банком не сойдется.
Где посмотреть полный список не принимаемых расходов за период?
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или анализ счета по счетам затрат с группировкой по статьям и отбором по статьям с видом «Не учитываемые в целях налогообложения». При применении ПБУ 18/02 удобнее справка-расчет постоянных разниц из закрытия месяца.