Как в 1С провести корректировочный счет-фактуру от поставщика

Поставщик прислал корректировочный счет-фактуру — значит, стоимость или количество по первичной отгрузке изменились после ее регистрации. Это типовая ситуация: пересчет цены по итогам периода, возврат части товара, обнаруженная расхождение в количестве, ретро-скидка. В 1С такие операции отражаются штатно, но порядок действий зависит от того, уменьшилась стоимость или увеличилась, и в каком периоде произошла корректировка.

Ошибка при проведении корректировочного счета-фактуры (КСФ) приводит к искажению книги покупок, книги продаж и декларации по НДС. При уменьшении стоимости покупатель обязан восстановить часть ранее принятого к вычету НДС, при увеличении — получает право на дополнительный вычет. Перепутать эти механизмы — значит получить вопросы от налоговой.

Материал описывает работу в типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), а также в «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP», где логика схожа, но названия документов отличаются. Порядок действий приведен для актуальных релизов; в старых версиях названия пунктов меню могут немного различаться.

Когда поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру и что нужно проверить заранее

Корректировочный счет-фактуру продавец выставляет при изменении стоимости отгруженных товаров, работ или услуг — по соглашению сторон, по решению суда или при исполнении условий договора (например, ретро-бонус). Это принципиально отличается от исправленного счета-фактуры, который лишь исправляет техническую ошибку (опечатку в адресе, неверный номер) без изменения стоимости.

Прежде чем вносить документ в 1С, сверьте бумажный или электронный КСФ с исходными данными. Проверьте: номер и дату исходного счета-фактуры, который корректируется; наличие двух блоков строк — «до изменения» и «после изменения»; корректность сумм разницы (доплата или уменьшение); подписи и, при электронном документообороте, корректность прохождения документа через оператора ЭДО.

Отдельно проверьте, совпадает ли документальное основание корректировки с договором. Если корректировка вызвана возвратом товара, в 1С оформляется не «Корректировка поступления», а документ «Возврат товаров поставщику» — и КСФ в этом случае может вообще не выставляться: поставщик выставляет обычный счет-фактуру на возврат или покупатель сам выставляет счет-фактуру на реализацию, в зависимости от принятого порядка учета.

Создание документа «Корректировка поступления» в 1С:Бухгалтерия 8

Базовый способ — создать корректировку на основании исходного документа. Найдите нужное поступление в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», откройте его и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка поступления». Программа автоматически подтянет контрагента, договор и табличную часть исходной отгрузки.

В шапке документа укажите вид операции. Для стандартного КСФ от поставщика выбирают «Корректировка по согласованию сторон». Вариант «Исправление в первичных документах» применяется, когда поставщик ошибся и выставил исправленный первичный документ, а «Исправление собственной ошибки» — если неверно ввели данные вы сами. От вида операции зависят проводки и отражение в НДС-регистрах, поэтому выбирать его нужно осознанно.

В полях «Номер» и «Дата» укажите реквизиты входящего корректировочного документа (акта или УКД) — именно по ним программа зарегистрирует КСФ. Если поставщик прислал универсальный корректировочный документ (УКД), это тоже отражается через «Корректировку поступления» со статусом УКД.

1. 1
   Откройте исходное поступление и создайте на его основании «Корректировку поступления»
2. 2
   Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
3. 3
   Введите номер и дату входящего корректировочного документа или УКД
4. 4
   Скорректируйте в табличной части цены или количество — укажите значения «после изменения»
5. 5
   Проверьте, что программа рассчитала разницу и НДС по корректировке
6. 6
   Проведите документ и откройте движения по регистрам для контроля
7. 7
   Убедитесь, что КСФ зарегистрирован в подсистеме учета НДС (запись журнала счетов-фактур)

Заполнение табличной части: уменьшение и увеличение стоимости

В табличной части «Корректировки поступления» строки исходного документа отображаются с данными «до изменения». Ваша задача — заполнить колонки «после изменения»: новую цену или новое количество. Программа сама пересчитает сумму и НДС. Если корректируется только часть позиций, остальные строки оставьте без изменений.

При уменьшении стоимости документ сформирует сторнирующие проводки по счетам учета затрат (или товаров) и расчетов с поставщиком, а разница по НДС попадет к восстановлению. При увеличении стоимости проводки будут прямыми: доначисление стоимости и входного НДС. Если товары уже проданы или списаны в производство, обратите внимание на счет отражения разницы — в типовой конфигурации корректировка прошлых периодов может относиться на прочие доходы или расходы, а не на остатки товаров.

Особый случай — корректировка в разных единицах измерения или с изменением номенклатуры. Если поставщик заменил одну позицию другой, корректно оформить это через уменьшение старой строки до нуля и добавление новой строки, а не через редактирование существующей позиции: иначе в регистрах НДС связь с исходным счетом-фактурой будет искажена.

Регистрация самого корректировочного счета-фактуры

После проведения «Корректировки поступления» нужно убедиться, что в базе зарегистрирован сам счет-фактура. В типовой конфигурации внизу документа корректировки есть поле «Счет-фактура» — укажите там номер и дату КСФ, полученного от поставщика, и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный».

Если счет-фактура пришел по ЭДО, регистрация обычно происходит автоматически при принятии входящего документа. Проверьте в журнале счетов-фактур (раздел «Покупки» → «Счета-фактуры»), что КСФ присутствует, привязан к нужной корректировке и имеет корректные суммы разницы.

Как корректировка отражается в книге покупок, книге продаж и декларации по НДС

Направление отражения зависит от знака разницы. При увеличении стоимости покупатель принимает к вычету дополнительный НДС: запись формируется в книге покупок того квартала, в котором получен КСФ (при соблюдении общих условий вычета). При уменьшении стоимости покупатель восстанавливает НДС: запись уходит в книгу продаж на основании КСФ.

В «1С:Бухгалтерии» движения по регистрам НДС формируются автоматически при проведении корректировки, но итоговые записи книги покупок и продаж создаются регламентными документами «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги продаж» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС»). Перед сдачей декларации выполните эти операции за нужный квартал и проверьте, что корректировка попала в соответствующий раздел.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации механизм аналогичен: документ называется «Корректировка приобретения», а записи НДС контролируются через рабочее место формирования декларации. Проверьте отчет «Анализ распределения НДС» или аналогичный, чтобы убедиться, что суммы по КСФ попали в нужный блок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Журнал счетов-фактур

Норма

КСФ присутствует с видом «Корректировочный» и верными суммами разницы

Тревожный признак

КСФ отсутствует или зарегистрирован как обычный счет-фактура

Проводки корректировки

Норма

Разница по стоимости и НДС отражена с правильным знаком и счетами

Тревожный признак

Суммы продублированы или стоят с обратным знаком

Книга покупок / книга продаж

Норма

При увеличении — запись в книге покупок, при уменьшении — в книге продаж

Тревожный признак

Запись попала не в ту книгу или не в тот квартал

Декларация по НДС

Норма

Суммы корректировки сходятся с книгой и регистрами НДС

Тревожный признак

Расхождения между разделами декларации и регистрами

Особые сценарии: корректировка прошлого периода, частичный возврат и ЭДО

Корректировка отгрузки прошлого квартала или прошлого года

Если корректируется отгрузка закрытого периода, дата документа корректировки должна соответствовать дате получения КСФ, а не дате исходного поступления. Бухгалтерская разница по стоимости в этом случае обычно относится на прочие доходы или расходы текущего периода. По НДС при уменьшении стоимости восстановление налога выполняется в периоде получения КСФ; при увеличении вычет заявляется в течение установленного срока с момента получения корректировочного документа.

Корректировка при частичном возврате товара

Если часть товара возвращена поставщику и он выставил КСФ на уменьшение, оформите «Возврат товаров поставщику» для складских и расчетных движений, а КСФ зарегистрируйте отдельно. Не пытайтесь отразить возврат только через «Корректировку поступления», если товар физически убыл со склада: остатки по складскому учету иначе не сойдутся с бухгалтерскими.

Работа с КСФ по ЭДО

При электронном документообороте корректировочный документ приходит как связанный с исходным УПД. Принимайте его через механизм «Электронные документы»: программа сама предложит создать «Корректировку поступления» на основании исходного и зарегистрирует КСФ. Не вводите такой документ вручную повторно — получите дубли в журнале счетов-фактур и регистрах НДС.

Частые вопросы

Чем корректировочный счет-фактура отличается от исправленного?

Корректировочный меняет стоимость или количество по соглашению сторон и содержит две строки — «до» и «после» изменения. Исправленный лишь устраняет техническую ошибку в реквизитах (опечатку, неверный номер) без изменения стоимости. В 1С для них предусмотрены разные виды операций, и путать их нельзя — иначе исказятся записи НДС.

В каком периоде принимать к вычету НДС по КСФ на увеличение стоимости?

Вычет дополнительного НДС заявляется в том квартале, когда получен корректировочный счет-фактура, при соблюдении общих условий вычета. Действует ограничение по сроку заявления вычета, поэтому затягивать с отражением документа не стоит.

Обязательно ли восстанавливать НДС при уменьшении стоимости?

Да. При уменьшении стоимости покупки покупатель обязан восстановить разницу НДС, ранее принятую к вычету. В 1С это происходит автоматически при проведении корректировки — запись формируется в книге продаж на основании КСФ.

Поставщик прислал УКД, а не отдельный счет-фактуру. Как быть?

Универсальный корректировочный документ совмещает первичный документ и корректировочный счет-фактуру. В 1С он вводится той же «Корректировкой поступления» — укажите статус УКД, и программа зарегистрирует КСФ автоматически без создания отдельного счета-фактуры.

Что делать, если корректировка проведена с ошибкой?

Не редактируйте проводки вручную. Если период открыт — пометьте ошибочный документ на удаление или распроведите его, затем введите корректный документ. Если период закрыт и отчетность сдана, исправление оформляется новым документом текущей датой, а при необходимости подается уточненная декларация.