Как провести корректировочный счет-фактуру от поставщика в 1С

Корректировочный счет-фактура (КСФ) от поставщика появляется, когда после отгрузки изменилась цена или количество товаров: поставщик дал ретро-скидку, обнаружилась арифметическая ошибка, часть товара вернули по браку в том же периоде, стороны подписали дополнительное соглашение. В 1С такой документ нельзя вводить «вручную с нуля» — он всегда создается на основании документа корректировки поступления, иначе разорвется связь с первичным счетом-фактурой и книга покупок заполнится с ошибками.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0), но логика в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» аналогична: сначала документ корректировки, затем на его основании — корректировочный счет-фактура полученный. Дальше разобраны оба направления корректировки (уменьшение и увеличение стоимости), отражение НДС и проверка результата в отчетах.

Когда поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру

КСФ отличается от исправительного счета-фактуры. Исправительный документ устраняет технические ошибки (неверный ИНН, адрес, опечатка в наименовании), а корректировочный фиксирует изменение экономических условий сделки: цены, количества или и того и другого. Путать их нельзя — в 1С для исправлений используется другой механизм (исправление собственного документа поступления и регистрация исправленного счета-фактуры).

Типичные основания для КСФ от поставщика: предоставление скидки после отгрузки, изменение цены по дополнительному соглашению, расхождение фактического количества с накладной, возврат части товара по согласованию сторон, пересорт в пользу покупателя. До ввода документа в программу убедитесь, что у вас на руках есть сам корректировочный счет-фактура и согласие покупателя на изменение (договор, допсоглашение или подписанный КСФ) — без этого налоговая может отказать в вычете.

Подготовка: что проверить перед вводом документа

Перед тем как проводить корректировку, найдите в базе исходный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» и убедитесь, что он проведен, к нему зарегистрирован полученный счет-фактура и период не закрыт. Если период закрыт, корректировка выполняется текущей датой, а прошлый период трогать не нужно — программа сама сформирует сторнирующие и корректирующие записи.

Сверьте данные бумажного (или электронного) КСФ с тем, что есть в базе: номер и дату исходного счета-фактуры, номенклатуру, количество и цены до и после изменения, ставки НДС. Расхождение хотя бы в одной строке приведет к тому, что корректировка «не сойдется» с документом поставщика, и при сверке с контрагентом или при выгрузке пояснений в ФНС возникнут вопросы.

Создание документа «Корректировка поступления»

Откройте исходный документ поступления и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Корректировка поступления». Программа автоматически подставит контрагента, договор и табличную часть с данными «до изменения». Альтернативный путь — раздел «Покупки» → «Корректировки поступления» → «Создать», но тогда документ-основание придется выбирать вручную, что повышает риск ошибки.

В поле «Вид операции» выберите подходящий вариант: «Корректировка по согласованию сторон» — для скидок, изменения цен и количества по договоренности; «Исправление в первичных документах» — если исправляется техническая ошибка поставщика в накладной. Для корректировочного счета-фактуры почти всегда нужен первый вариант. В табличной части измените колонки «после изменения»: цену, количество или обе величины. Строки, которые не менялись, оставьте без правок.

1. 1
   Откройте исходное поступление и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка поступления»
2. 2
   Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
3. 3
   В табличной части укажите новые цены или количество в колонках «после изменения»
4. 4
   Проверьте счета учета (10, 41, 19.03 и др.) на вкладке «Счета учета»
5. 5
   Внизу документа зарегистрируйте счет-фактуру: введите номер и дату КСФ, нажмите «Зарегистрировать»
6. 6
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
7. 7
   Сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период и убедитесь, что корректировка отразилась

После заполнения табличной части проверьте вкладку «Счета учета»: программа подставляет их из исходного документа, но если корректировка касается услуг прошлого периода, убедитесь, что разница попадет на правильный счет затрат или на счет прочих доходов/расходов — в зависимости от настроек учетной политики и вида корректировки.

Регистрация корректировочного счета-фактуры

В нижней части документа «Корректировка поступления» есть блок для счета-фактуры. Введите номер и дату КСФ из документа поставщика и нажмите «Зарегистрировать» — программа создаст документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный», подчиненный корректировке поступления. Открыв его, вы увидите ссылку на исходный счет-фактуру и суммы до и после изменения.

Если КСФ пришел по ЭДО, счет-фактура может зарегистрироваться автоматически при получении электронного документа — тогда останется только создать корректировку поступления и связать ее с уже загруженным КСФ. Проверьте, что в регистрационной записи указан код вида операции, соответствующий корректировке, иначе отчетность по НДС заполнится с неправильным кодом.

Как отразится НДС: уменьшение и увеличение стоимости

Уменьшение стоимости (скидка, возврат части товара)

Если итоговая стоимость по КСФ меньше первоначальной, покупатель обязан восстановить НДС с разницы. В 1С это происходит автоматически при проведении регламентных операций по НДС: документ «Формирование записей книги продаж» подхватывает корректировку и создает запись в книге продаж с кодом корректировочного счета-фактуры. Дополнительно ничего вручную восстанавливать не нужно, если корректировка оформлена правильным документом.

Увеличение стоимости (доплата, повышение цены)

При увеличении стоимости покупатель получает право на дополнительный вычет. Разница по НДС попадает в книгу покупок через документ «Формирование записей книги покупок». Вычет можно заявить в течение трех лет с момента получения корректировочного счета-фактуры — это дает гибкость, если документ от поставщика пришел с опозданием.

Сравнение вариантов

Уменьшение стоимости

НДС с разницы восстанавливается через книгу продаж; налог к уплате увеличивается. Вычет по разнице заявить нельзя

Увеличение стоимости

Дополнительный НДС принимается к вычету через книгу покупок; право на вычет сохраняется в течение трех лет

Исправление (не корректировка)

Оформляется исправлением исходного документа и исправленным счетом-фактурой; применяется только при технических ошибках

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»): при уменьшении стоимости вы увидите сторнирующие записи по счетам запасов или затрат и по НДС, при увеличении — доначисление. Затем сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период корректировки и найдите в них строки с номером КСФ. Финальная проверка — отчет «Анализ НДС» или сверка с поставщиком по акту сверки: сальдо по расчетам должно измениться ровно на сумму корректировки.

Если корректировка относится к прошлому кварталу, в котором декларация уже сдана, может потребоваться уточненная декларация по НДС — это зависит от направления корректировки и момента, когда был заявлен первоначальный вычет. Перед подачей уточненки сверьте записи книг за оба периода.

Частые вопросы

Можно ли провести КСФ, если исходное поступление в другом квартале?

Да. Корректировка вводится текущей датой со ссылкой на старое поступление. Программа корректно отразит НДС в текущем периоде, а при необходимости вы сформируете уточненную декларацию за период первоначального вычета.

Чем корректировка отличается от возврата товара поставщику?

Возврат — это обратная реализация со своим документом «Возврат товаров поставщику». Если же стороны договорились уменьшить количество или цену по уже принятой поставке, оформляется именно корректировка поступления с КСФ. Выбор зависит от того, как оформлена операция в договорных документах.

КСФ пришел по ЭДО, нужно ли вводить его вручную?

Нет, при настроенном обмене ЭДО электронный КСФ загружается автоматически. Вам нужно создать корректировку поступления и связать ее с полученным электронным документом, после чего счет-фактура зарегистрируется в базе.

Почему корректировка не попала в книгу покупок?

Чаще всего не выполнены регламентные операции по НДС («Формирование записей книги покупок») за период корректировки либо счет-фактура зарегистрирован без привязки к документу корректировки. Проверьте оба момента и перепроведите регламентные документы.

Нужно ли восстанавливать НДС при уменьшении стоимости, если вычет еще не заявлялся?

Если первоначальный вычет не заявлялся, восстанавливать нечего — вы просто примете к вычету НДС уже в скорректированной (меньшей) сумме. Восстановление требуется только когда налог по исходному счету-фактуре уже был принят к вычету.

Как проверить, что корректировка прошла правильно?

Сформируйте акт сверки с поставщиком — расчеты должны измениться ровно на сумму корректировки, и проверьте книгу покупок/продаж: в ней должна быть строка с номером КСФ и корректным кодом вида операции.