Как провести договор займа в 1С

Договор займа в 1С оформляется не одним документом, а цепочкой операций: выдача или получение денег, начисление процентов, удержание НДФЛ (если заём выдан сотруднику под низкий процент) и возврат. Конкретный набор документов зависит от конфигурации — в «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:ЗУП» механизмы заметно различаются, а в ERP они объединены.

Ключевой момент — правильный выбор счетов учёта. Выданные займы отражаются на счёте 58.03 «Предоставленные займы» (для сотрудников допустимо использовать 73.01 «Расчёты по предоставленным займам»), полученные — на 66 (краткосрочные) или 67 (долгосрочные). Ошибка в счёте на старте приведёт к неверной аналитике в оборотно-сальдовой ведомости и проблемам при сверке.

Ниже разобран порядок действий для двух типовых сценариев: заём, выданный контрагенту или учредителю, и заём, выданный сотруднику организации. Последний случай сложнее, потому что затрагивает расчёт материальной выгоды и НДФЛ.

Какие документы и счета используются для займа

Прежде чем вводить операции, заведите договор в карточке контрагента: раздел «Справочники» → «Контрагенты» → вкладка «Договоры». Вид договора укажите «Прочее» — специального вида «Заём» в типовой «1С:Бухгалтерии» нет. В наименовании удобно указать номер и дату договора займа, чтобы потом быстро находить его в платёжных документах.

Движение денег отражается стандартными банковскими документами: «Списание с расчётного счёта» при выдаче и «Поступление на расчётный счёт» при получении или возврате. Вид операции выбирается в зависимости от роли организации: «Выдача займа контрагенту», «Возврат займа контрагентом», «Получение займа от контрагента» и так далее.

Как оформить выдачу займа контрагенту

Создайте документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Установите вид операции «Выдача займа контрагенту» — программа автоматически подставит счёт 58.03. Заполните контрагента, договор, сумму и проверьте назначение платежа: оно должно содержать ссылку на договор займа и пометку о сумме процентов или беспроцентности.

Если заём выдаётся частями (траншами), каждый платёж оформляется отдельным документом по тому же договору. Аналитика по договору позволит в любой момент увидеть остаток задолженности через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 58.03.

При выдаче займа учредителю порядок тот же, но обратите внимание на налоговые риски: беспроцентный заём участнику-физлицу порождает материальную выгоду, а систематическая выдача займов без возврата может быть переквалифицирована налоговой в дивиденды.

Начисление процентов по выданному займу

Проценты по выданному займу — это прочий доход организации. В «1С:Бухгалтерии» они начисляются документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Проводка: Дт 76.09 (или 58.03, если проценты капитализируются по условиям договора) — Кт 91.01, субконто «Проценты по займам выданным».

Начисляйте проценты ежемесячно на последнее число месяца — это требование методологии учёта, даже если по договору они уплачиваются в конце срока. Сумму рассчитывайте по формуле: остаток долга × ставка / 365 (366) × число дней пользования в месяце. Программа автоматически этот расчёт не выполняет, поэтому сумму вводите вручную или через внешнюю обработку.

Поступление процентов от заёмщика оформляйте документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» и счётом расчётов 76.09, чтобы закрыть начисленную задолженность.

1. 1
   Заведите договор с видом «Прочее» в карточке контрагента
2. 2
   Оформите «Списание с расчётного счёта» с видом «Выдача займа контрагенту»
3. 3
   Ежемесячно начисляйте проценты операцией вручную: Дт 76.09 — Кт 91.01
4. 4
   Отразите поступление процентов и возврат тела займа банковскими документами
5. 5
   Сверьте остаток по счёту 58.03 с графиком платежей по договору

Как провести заём сотруднику в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» для займов сотрудникам предусмотрен специальный механизм. Сначала включите функциональность: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие операции» → флаг «Займы сотрудникам».

Затем создайте документ «Договор займа сотруднику» (раздел «Зарплата» или «Выплаты» в зависимости от версии). Укажите сотрудника, сумму, срок, процентную ставку и порядок погашения — единовременно или по графику. Программа построит график платежей и будет автоматически удерживать суммы из зарплаты при расчёте.

Если ставка по займу ниже двух третей ключевой ставки ЦБ (для рублёвых займов), ЗУП при расчёте зарплаты автоматически начислит материальную выгоду и НДФЛ с неё. Это происходит документом «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Займы» — отдельных ручных операций не требуется.

Получение займа от контрагента или учредителя

Обратная ситуация оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Получение займа от контрагента». Счёт выбирайте по сроку договора: 66.03 — до 12 месяцев, 67.03 — свыше года. Если срок изменится (пролонгация), задолженность переводится между счетами операцией вручную.

Проценты по полученному займу начисляются ежемесячно проводкой Дт 91.02 — Кт 66.04 (или 67.04) через операцию вручную. Уплата процентов — «Списание с расчётного счёта», вид «Возврат займа контрагенту» или «Прочее списание» с указанием счёта процентов.

Заём от учредителя-физлица имеет особенность: проценты, выплачиваемые ему, являются его доходом, и организация как налоговый агент обязана удержать НДФЛ. В «1С:Бухгалтерии» это отражается вручную через операции по счетам 68.01 и 76, либо через синхронизацию с ЗУП, если учредитель оформлен как сотрудник.

Где вести учёт займа

1С:Бухгалтерия

Подходит для займов контрагентам и учредителям. Проценты и матвыгода считаются вручную, автоматизации по графикам нет

1С:ЗУП

Оптимальна для займов сотрудникам: автоматический график погашения, удержания из зарплаты, расчёт матвыгоды и НДФЛ

1С:ERP / КА

Объединяет оба сценария, есть расширенный казначейский контур — подходит при большом количестве договоров

Возврат займа и закрытие договора

Возврат тела займа от контрагента оформляется «Поступлением на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа контрагентом» — программа закроет задолженность по 58.03 в разрезе договора. Возврат полученного займа — «Списанием с расчётного счёта» с видом «Возврат займа контрагенту».

Если сотрудник гасит заём не через зарплату, а вносит деньги в кассу, в ЗУП оформляется документ «Возврат задолженности сотрудником» (в бухгалтерии — «Приходный кассовый ордер» по счёту 73.01). Не дублируйте удержание из зарплаты и кассовый возврат на одну и ту же сумму — это частая причина отрицательных остатков по 73.01.

После полного погашения проверьте, что по всем счетам договора (тело, проценты, НДФЛ) остатки равны нулю. Незакрытые «хвосты» по процентам обычно означают, что последний месяц начисления был пропущен.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 58.03 (73.01) в разрезе договора

Норма

Остаток равен непогашенной части тела займа по графику

Тревожный признак

Остаток не совпадает с графиком или есть развернутое сальдо

Счета 66.04 / 67.04 / 76.09 по процентам

Норма

Начисленные проценты совпадают с расчётом по ставке договора

Тревожный признак

Есть месяцы без начисления или двойное начисление

НДФЛ по материальной выгоде в ЗУП

Норма

Налог рассчитан за каждый месяц пользования займом

Тревожный признак

Матвыгода отсутствует при ставке ниже 2/3 ключевой

Типичные ошибки при учёте займов

Самая распространённая ошибка — выбор неверного вида операции в банковском документе, из-за чего заём попадает на 60-й или 76-й счёт вместо 58.03. Внешне всё выглядит корректно, но при формировании баланса задолженность оказывается не в том разделе.

Вторая группа ошибок связана с процентами: начисление один раз в конце срока вместо ежемесячного, неправильное число дней в расчёте или отражение процентов сразу на 91-м счёте без промежуточной задолженности. Это искажает финансовый результат по периодам.

Частые вопросы

Какой вид договора выбрать для займа в 1С:Бухгалтерии?

Специального вида «Заём» нет — используйте вид «Прочее». Вид операции в банковском документе («Выдача займа контрагенту» и т.п.) определяет счёт учёта, а не вид договора, поэтому важнее правильно заполнить платёжный документ.

Нужно ли начислять НДС на проценты по займу?

Нет, выдача займа и проценты по нему освобождены от НДС. Однако если у организации есть и облагаемые операции, потребуется вести раздельный учёт входного НДС, так как часть расходов относится к необлагаемой деятельности.

Как отразить беспроцентный заём между юридическими лицами?

Движение денег оформляется так же, через счета 58.03 или 66/67, но операции по процентам просто отсутствуют. Материальная выгода у юридических лиц не рассчитывается — этот механизм применяется только к физическим лицам для целей НДФЛ.

Что делать, если заём сотруднику введён в Бухгалтерии, а зарплата считается в ЗУП?

Корректный вариант — вести заём в ЗУП, где рассчитаются график, удержания и материальная выгода, а в Бухгалтерию данные попадут через синхронизацию. Ручной ввод в обеих программах почти неизбежно приводит к расхождениям при обмене.

Как списать невозвращённый заём?

После истечения срока исковой давности и признания задолженности безнадёжной создаётся резерв по сомнительным долгам, а затем долг списывается операцией вручную: Дт 91.02 — Кт 58.03 (или за счёт резерва). Предварительно зафиксируйте меры по взысканию — претензии, переписку, решение суда.

Можно ли выдать заём наличными через кассу?

Да, оформляется «Расходный кассовый ордер» с соответствующим видом операции и счётом 58.03 или 73.01. Учтите ограничения на расчёты наличными между юридическими лицами по одному договору и требования к целевому использованию наличной выручки.