Как провести денежные документы в 1С

Денежные документы в 1С отражают движение средств по кассе и расчётным счетам: приходные и расходные кассовые ордера, поступления и списания с расчётного счёта, эквайринг и операции по платёжным картам. Ошибка в таком документе влияет сразу на несколько участков учёта: остатки денег, взаиморасчёты с контрагентами, налоговую базу и кассовую дисциплину. Поэтому проводить их нужно с пониманием вида операции и того, какие проводки программа сформирует автоматически.

Инструкция ниже ориентирована на типовую «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0), но логика действий сходна в «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация»: различаются в основном названия разделов меню. Точный путь к документам зависит от настроенного интерфейса, поэтому ориентируйтесь на разделы «Банк и касса» и «Покупки/Продажи».

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение кассовых и банковских документов, а в справочниках заполнены организация, банковские счета и кассы. Если база ведётся несколькими пользователями, согласуйте, кто отвечает за загрузку выписок, чтобы не создавать дубли операций.

Какие документы относятся к денежным и где они находятся

К денежным документам в 1С относятся: приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО), «Поступление на расчётный счёт», «Списание с расчётного счёта», операции по платёжным картам (эквайринг), а также кассовый документ «Выдача денежных документов» для учёта билетов, талонов и подобных ценностей. Все они сосредоточены в разделе «Банк и касса».

Ключевое поле любого денежного документа — вид операции. Именно он определяет, какие счета учёта и аналитика будут использованы в проводках: оплата от покупателя закроет задолженность по счёту 62, возврат займа — расчёты по счёту 66 или 67, а взнос наличными в банк сформирует переброску между 50 и 51 счетами. Неверно выбранный вид операции — самая частая причина ошибок в учёте денежных средств.

Прежде чем создавать документ, определите экономический смысл операции: кто платит, за что, по какому договору. От этого зависит выбор вида операции, контрагента, договора и статьи движения денежных средств, если в программе включён учёт по статьям ДДС.

Как провести приходный кассовый ордер (ПКО)

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Приходный кассовый ордер». Укажите дату, организацию и кассу, если их несколько. Затем выберите вид операции: например, «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке» или «Розничная выручка».

Заполните контрагента или физическое лицо, договор (для расчётов с контрагентами), сумму и основание — поле «Принято от» и «Основание» формируют печатную форму ордера. Если операция относится к расчётам по договору, проверьте, что документ расчётов подобран корректно: при ручном способе зачёта авансов сумма может повиснуть как аванс, хотя отгрузка уже была.

Нажмите «Провести», затем кнопку «Дт/Кт» и убедитесь, что сформированы ожидаемые проводки: по дебету счёт 50, по кредиту — счёт расчётов или доходов. Распечатайте ордер, если требуется бумажный документ по правилам кассовой дисциплины.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий смыслу поступления
3. 3
   Заполните контрагента, договор, сумму и основание платежа
4. 4
   Нажмите «Провести» и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
5. 5
   Сверьте счета учёта и при необходимости распечатайте ордер

Как провести расходный кассовый ордер (РКО)

РКО создаётся там же, в журнале «Кассовые документы». Типовые виды операций: «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Выдача заработной платы», «Взнос наличными на расчётный счёт», «Возврат покупателю». Для выдачи под отчёт выберите сотрудника из справочника физических лиц и укажите назначение выдачи.

При выплате зарплаты через кассу используйте операцию «Выдача заработной платы» и подберите ведомость — тогда программа закроет задолженность по счёту 70 корректно по каждому сотруднику. Если выдать деньги «просто» операцией прочего расхода, долг по зарплате в учёте не закроется, и в отчётах зависнет кредиторская задолженность.

Проверьте лимит остатка кассы, если он установлен в организации: программа не всегда блокирует превышение, но контроль остатка по кассовой книге остаётся обязанностью бухгалтера. После проведения сверьте остаток по счёту 50 с фактическим наличием денег в кассе.

Как провести банковские документы: поступление и списание

Банковские операции оформляются документами «Поступление на расчётный счёт» и «Списание с расчётного счёта» из раздела «Банк и касса» → «Банковские выписки». На практике их чаще не создают вручную, а загружают из клиент-банка через обработку «Обмен с банком»: программа сама создаёт документы по платёжным поручениям и подбирает контрагентов по ИНН и номеру счёта.

После загрузки выписки обязательно пройдитесь по документам с нераспознанными реквизитами: программа подсвечивает операции, где не удалось определить контрагента, договор или вид операции. Дозаполните их вручную и проведите. Непроведённые документы в выписке — типичная причина расхождений между остатком в 1С и реальным остатком на счёте.

Для ручного создания списания (например, оплата поставщику без загрузки выписки) укажите вид операции «Оплата поставщику», получателя, договор, сумму и, при необходимости, счёт расчётов. Если оплата проходит по платёжному поручению, удобно создать сначала документ «Платёжное поручение», а на его основании — списание: тогда назначение платежа и реквизиты заполнятся автоматически.

Эквайринг и операции по платёжным картам

Оплаты банковскими картами отражаются документом «Операция по платёжной карте» с видом операции «Оплата от покупателя». Деньги сначала попадают на промежуточный счёт 57 «Переводы в пути», а фактическое зачисление на расчётный счёт оформляется поступлением с видом операции «Поступления от продаж по платёжным картам и банковским кредитам» — обычно при загрузке выписки.

Комиссия банка-эквайрера либо указывается прямо в документе поступления (отдельной строкой), либо отражается отдельным списанием как услуги банка. Сверяйте итоговую сумму зачисления с отчётом банка по эквайрингу: расхождение копеек в копейку говорит о том, что комиссия учтена неверно.

Если эквайринговых операций много, заведите привычку сверять счёт 57 ежедневно: в остатке должны висеть только суммы последних одного-двух дней, ещё не зачисленные банком. «Старые» остатки на 57 счёте почти всегда означают потерянный документ поступления или неверно указанный эквайринговый терминал.

Проверка проводок и типичные ошибки

После проведения любого денежного документа открывайте проводки кнопкой «Дт/Кт» и сверяйте три вещи: счёт денежных средств (50, 51, 57), корреспондирующий счёт и аналитику по контрагенту и договору. Для контроля в целом используйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50, 51, 57 и акты сверки с контрагентами.

Если документ проведён с ошибкой, не удаляйте его без разбора: сначала распроведите, исправьте реквизиты и проведите заново. Удаление проведённых документов ломает нумерацию кассовых ордеров и последовательность выписок. Если период закрыт, исправление вносите текущей датой через сторнирующие операции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50 в ОСВ

Норма

Совпадает с фактическим наличием в кассе и кассовой книгой

Тревожный признак

Расхождение суммы или отрицательный остаток по кассе

Остаток по счёту 51

Норма

Равен остатку по банковской выписке на ту же дату

Тревожный признак

Разница равна сумме непроведённых или задвоенных документов

Остаток по счёту 57

Норма

Только суммы последних дней, ожидающие зачисления

Тревожный признак

Старые зависшие суммы по эквайрингу

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Оплата уменьшила долг или сформировала аванс по договору

Тревожный признак

Одновременно висят долг и аванс на одну сумму

Частые вопросы

Можно ли провести денежный документ задним числом?

Можно, если период не закрыт и не сформированы зависимые отчёты. Для кассовых документов учтите, что кассовая книга за тот день должна быть переформирована, а нумерация ордеров — последовательной. Для банковских документов проверьте, что дата попадает внутрь соответствующей выписки.

Почему документ не проводится и что делать?

Чаще всего программе не хватает обязательных реквизитов: не выбран вид операции, контрагент, договор или банковский счёт. Прочитайте текст сообщения об ошибке — 1С указывает конкретное незаполненное поле. Также проверьте, не установлена ли дата запрета редактирования данных.

Как исправить ошибочно проведённый документ?

Откройте документ, нажмите «Распровести», исправьте реквизиты и проведите заново. Если период закрыт от редактирования, вносите исправление текущей датой: сторнирующей операцией или корректным документом с правильными данными. Удалять проведённые документы не рекомендуется.

Чем отличается платёжное поручение от списания с расчётного счёта?

Платёжное поручение — это поручение банку, оно нужно для выгрузки в клиент-банк и проводок не создаёт. Списание с расчётного счёта отражает фактическое движение денег и формирует бухгалтерские проводки. Обычно сначала создают поручение, а списание формируется при загрузке выписки.

Как отразить передачу наличных из кассы в банк?

Используйте РКО с видом операции «Взнос наличными на расчётный счёт» — сформируется проводка по дебету счёта 51 (или 57, если деньги зачислятся позже) и кредиту 50. При загрузке выписки поступление на счёт свяжется с этой операцией, если использовать счёт 57.

Нужно ли заполнять статью движения денежных средств?

Если в учётной политике включён учёт по статьям ДДС, поле обязательно для корректного отчёта о движении денежных средств. Выбирайте статью, соответствующую виду операции: поступления от покупателей, оплата поставщикам, зарплата, налоги. При загрузке выписок статьи часто подставляются по настроенным правилам.