Учет и Финансы · 11 мин
Как провести аренду оборудования в 1С
Как отразить аренду оборудования в 1С: поступление, начисление арендных платежей, НДС, проводки в 1С:Бухгалтерии 8.3. Пошаговая инструкция для арендатора и арендодателя.
Учет аренды оборудования в 1С зависит от двух ключевых факторов: кто вы по договору — арендатор или арендодатель, и какая конфигурация используется (чаще всего это 1С:Бухгалтерия 8.3). От этих условий зависят документы, счета учета и порядок начисления платежей.
Арендатор отражает поступление права пользования оборудованием, ежемесячные арендные платежи и НДС по ним. Арендодатель, в свою очередь, признает доходы от сдачи имущества в аренду и продолжает начислять амортизацию, если оборудование числится у него как основное средство.
Ниже разобраны оба сценария на примере типовой 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности учета по ФСБУ 25/2018, которые обязательны для большинства организаций.
Определите свою роль и схему учета до начала работы
Прежде чем создавать документы, ответьте на три вопроса: вы арендатор или арендодатель; применяете ли вы ФСБУ 25/2018 в полном объеме или имеете право на упрощенный учет; есть ли в договоре выкупная стоимость или это чистая операционная аренда. От ответов зависит весь дальнейший порядок действий.
Упрощенный учет по ФСБУ 25/2018 доступен организациям с упрощенным бухучетом (малые предприятия, некоммерческие организации, участники проекта «Сколково»). Они вправе не признавать право пользования активом и отражать арендные платежи как обычные расходы. Остальные организации обязаны формировать обязательство по аренде и начислять амортизацию права пользования активом.
Как выбрать схему учета
Подготовьте справочники и договор
Проверьте, что в базе заведены контрагент-арендодатель (или арендатор) и договор с корректным видом. Для арендатора вид договора — «С поставщиком», для арендодателя — «С покупателем». Специального вида «аренда» для договоров в типовой бухгалтерии нет, учет ведется по стандартным видам.
В карточке договора укажите номер, дату и при необходимости срок действия. Если платежи регулярные, удобно заполнить номенклатуру услуги, например «Аренда оборудования по договору №…», чтобы она автоматически подставлялась в документы. Номенклатурная позиция должна иметь вид «Услуга», иначе программа предложит складской учет, который для арендной услуги не нужен.
Отразите ежемесячные арендные платежи у арендатора
Базовый сценарий для арендатора на упрощенном учете — ежемесячное поступление арендной услуги. Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)» или «Услуги аренды» в зависимости от релиза конфигурации.
Заполните контрагента, договор, добавьте строку с номенклатурой арендной услуги, укажите сумму и ставку НДС. Если арендодатель — плательщик НДС и выдал счет-фактуру, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа, чтобы НДС попал в книгу покупок. Если арендодатель на спецрежиме без НДС, выберите ставку «Без НДС».
Проверьте счета учета в колонке «Счета учета»: счет затрат (например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 20 «Основное производство»), счет расчетов 60.01 и счет НДС 19.04. После проведения документа откройте движения и убедитесь, что сформированы проводки Дт 26 (20, 44) Кт 60.01 и Дт 19.04 Кт 60.01.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги аренды»
- 2Укажите контрагента, договор и номенклатуру услуги аренды
- 3Введите сумму платежа и ставку НДС
- 4Проверьте счета затрат, расчетов и НДС в табличной части
- 5Зарегистрируйте счет-фактуру арендодателя
- 6Проведите документ и проверьте проводки
- 7Оплату отразите документом «Списание с расчетного счета» с видом «Оплата поставщику»
Признайте право пользования активом по ФСБУ 25/2018
Организации без права на упрощенный учет при получении оборудования в аренду признают право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии для этого используется документ «Поступление в аренду (лизинг)» в разделе «ОС и НМА» (в ряде версий — «Поступление в лизинг»). Точное название зависит от релиза, ориентируйтесь на раздел учета основных средств.
В документе укажите предмет аренды, способ отражения расходов по амортизации, срок аренды и график платежей. Программа рассчитает приведенную стоимость обязательства и сформирует проводки по счетам 01.03 (или 08) и 76.07. В дальнейшем амортизация ППА и проценты по обязательству начисляются автоматически при закрытии месяца.
Ежемесячные арендные платежи при такой схеме оформляются тем же документом поступления услуг, но они уменьшают обязательство по аренде, а не попадают целиком в расходы. Следите, чтобы программа корректно распределяла платеж между погашением обязательства и процентами — это видно в проводках.
Проведите аренду у арендодателя
Арендодатель отражает начисление арендной платы документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Если сдача имущества в аренду — обычный вид деятельности, доход проходит по счету 90.01. Если аренда разовая и не является предметом деятельности, корректнее использовать счет 91.01 «Прочие доходы» — это настраивается в счетах учета номенклатуры или вручную в документе.
Оборудование, переданное в аренду, продолжает числиться на балансе арендодателя как основное средство. Амортизация начисляется регламентной операцией «Амортизация и износ основных средств» при закрытии месяца. При этом расходы по амортизации должны попадать на тот же вид доходов: если аренда — профильная деятельность, амортизация идет на 90.02, если нет — на 91.02. Настройте способ отражения расходов в карточке ОС.
Для аналитического контроля переданного имущества можно использовать субконто или забалансовый учет у арендатора. В типовой конфигурации арендатор при желании отражает полученное оборудование на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» ручной операцией — это не обязательно, но помогает контролировать имущество при инвентаризации.
Если арендные платежи поступают регулярно и в одинаковой сумме, копируйте документ поступления или реализации прошлого месяца и меняйте только дату и номер акта. Это снижает риск ошибок в счетах учета и ускоряет ввод. Для реализации также удобна настройка шаблонов регулярных операций.
Проверьте результат и закройте период
После ввода документов проверьте взаиморасчеты: откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60.01 (арендатор) или 62.01 (арендодатель) по контрагенту. Сальдо должно соответствовать реальной задолженности по договору. Расхождения чаще всего возникают из-за незарегистрированной оплаты или дубля документа поступления.
Арендатору на упрощенном учете стоит сверить расходы по аренде с договором и актами за период. Арендатору с учетом по ФСБУ 25/2018 — проверить остаток обязательства по аренде и начисленную амортизацию ППА в справке-расчете закрытия месяца. Арендодателю важно убедиться, что амортизация сданного в аренду ОС начисляется и попадает на правильный счет расходов.
При закрытии месяца программа автоматически признает отложенный налог по разницам между бухгалтерским и налоговым учетом аренды, если применяется ПБУ 18/02. Проверяйте справки-расчеты, особенно в первый месяц после начала договора.
Как проверить результат
Сальдо равно реальной задолженности по договору
Зависшие суммы, дебетовое сальдо при полной оплате
Дт счета затрат Кт 60.01 и Дт 19.04 Кт 60.01 при наличии НДС
Неверный счет затрат или отсутствует проводка по НДС
Счет-фактура по аренде попал в нужный квартал
Документ отсутствует или попал не в тот период
Сумма начисляется ежемесячно при закрытии месяца
Амортизация не начисляется или удваивается
Типичные ошибки при учете аренды
Самая частая проблема — неверный счет затрат в документе поступления. Аренда производственного оборудования, попавшая на счет 26 вместо 20, искажает себестоимость продукции и управленческую отчетность. Вторая типичная ошибка — забытый счет-фактура: НДС не попадает к вычету, и его приходится восстанавливать корректировками.
У арендодателей встречается ошибка с двойным учетом: оборудование списывают с баланса при передаче в аренду, хотя право собственности не переходит. Это приводит к занижению активов и прекращению амортизации. Еще одна проблема — смешение аренды и лизинга: договор с выкупом по символической цене может требовать учета как лизинговой сделки.
Что важно запомнить
Схема учета аренды оборудования в 1С определяется ролью по договору и правом на упрощенный учет по ФСБУ 25/2018. Базовый документ — поступление или реализация услуг; при полном учете дополнительно признаются право пользования активом и обязательство по аренде. Всегда проверяйте счета учета, регистрацию счета-фактуры и результат закрытия месяца.
Частые вопросы
На какой счет относить арендные платежи арендатору?
Счет зависит от назначения оборудования: производственное — на 20 или 25, офисное и общехозяйственное — на 26, используемое в торговле — на 44. Счет указывается в документе поступления и может быть закреплен за номенклатурой услуги.
Нужен ли акт на арендные услуги каждый месяц?
Если договором предусмотрены ежемесячные акты, они являются первичным документом для признания расхода, и в 1С оформляется поступление на каждый период. Если договор допускает расчет без актов, опирайтесь на его условия и учетную политику организации.
Как отразить аренду у арендодателя на УСН?
Доход признается по дате поступления оплаты (кассовый метод). В 1С:Бухгалтерии реализация услуги оформляется документом реализации, а в книгу учета доходов и расходов сумма попадает при поступлении оплаты на расчетный счет или в кассу.
Что делать, если оборудование арендовано с правом выкупа?
Такой договор может квалифицироваться как лизинг или договор купли-продажи в рассрочку. Порядок учета отличается: используются документы поступления в лизинг и отдельная схема выкупа. До ввода документов согласуйте квалификацию сделки с главным бухгалтером.
Как арендатору учесть залоговый (обеспечительный) платеж?
Обеспечительный платеж не является расходом и отражается на счете 76 как депозит до возврата или зачета в счет последних платежей. В 1С оформляется оплатой поставщику с соответствующим счетом расчетов, НДС с него обычно не начисляется до зачета.
Почему амортизация по арендованному оборудованию не начисляется?
Проверьте, что право пользования активом принято к учету документом поступления в аренду, а у арендодателя — что ОС не списано и в его карточке установлен способ начисления амортизации. Также убедитесь, что операция закрытия месяца выполнена без ошибок.