Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С провести акт выполненных работ от поставщика
Пошаговая инструкция: как в 1С оформить и провести акт выполненных работ от поставщика, проверить проводки, счета-фактуры и исправить типичные ошибки.
Поступление услуг от контрагента в 1С отражается документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» — именно он формирует бухгалтерские и налоговые проводки по акту выполненных работ. Ошибка на этом этапе приводит к неверным затратам, искажённому НДС и расхождениям с поставщиком при сверке.
Порядок действий схож в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP», отличается в основном расположение разделов и названия кнопок. Ниже описан типовой сценарий на примере «1С:Бухгалтерии 8.3» с уточнениями для управленческих конфигураций.
Перед проведением акта убедитесь, что в базе корректно заведены контрагент, договор и номенклатура услуг — от этих справочников зависят счета учёта и аналитика затрат. Если данные заполнены правильно, проведение документа занимает несколько минут.
Подготовка: что проверить до ввода акта
Документ поступления берёт данные из справочников, поэтому сначала проверьте карточку контрагента: ИНН, КПП, наименование должны совпадать с бумажным актом. Если контрагента нет в базе, создайте его в разделе «Справочники → Контрагенты» — по ИНН программа подтянет реквизиты автоматически при подключённом сервисе заполнения.
Далее проверьте договор с поставщиком. У договора должен быть корректный вид («С поставщиком») и правильная организация-владелец. Если в договоре заданы счета расчётов (60.01 и 60.02), документ подставит их автоматически — это снижает риск ошибки в расчётах.
Третий элемент — номенклатура услуги. Для услуг создают элемент справочника «Номенклатура» с типом «Услуга». Именно в карточке номенклатуры или в самом документе указывается счёт затрат (20, 25, 26, 44 и т.д.) и аналитика: статья затрат, подразделение, номенклатурная группа. От этого зависит, куда попадёт сумма в учёте.
Создание документа «Поступление услуг»
Откройте раздел «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать». В поле выбора вида операции укажите «Услуги (акт)». Если акт оформляется на основании счёта или заказа поставщику, документ можно создать на его основании кнопкой «Создать на основании» — тогда часть полей заполнится автоматически.
Заполните шапку документа: номер и дату акта из бумажного оригинала (это важно для сверки и для нумерации первичных документов), контрагента, договор, организацию. В поле «Зачёт авансов» обычно оставляют «Автоматически» — тогда программа сама зачтёт ранее перечисленную предоплату.
В табличной части добавьте строки по каждой позиции акта: выберите номенклатуру услуги, укажите количество, цену и ставку НДС из документа поставщика. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически, но сверьте их с бумажным актом — расхождение даже в копейку потребует уточнения у контрагента.
- 1Откройте «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с операцией «Услуги (акт)»
- 2Заполните номер и дату акта, контрагента, договор и организацию
- 3Добавьте в табличную часть услуги с количеством, ценой и ставкой НДС
- 4Проверьте и при необходимости скорректируйте счета учёта затрат и расчётов
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа
- 6Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Настройка счетов учёта и аналитики затрат
Ключевое поле документа — счёт затрат. Для услуг основного производства это обычно 20 или 25 счёт, для общехозяйственных — 26, для торговых организаций — 44. Счёт подставляется из настроек счетов учёта номенклатуры, но его можно изменить вручную по гиперссылке «Счета учёта» в табличной части или в шапке.
Вместе со счётом заполняется аналитика: статья затрат (с правильным видом расхода для налогового учёта), подразделение, номенклатурная группа. Ошибка в статье затрат — частая причина того, что расход не принимается в налоговом учёте или попадает не в ту строку отчёта о финансовых результатах.
Счета расчётов с поставщиком (60.01 и 60.02) задаются в договоре или в настройках счетов учёта с контрагентами. Если в вашей учётной политике используются другие счета (например, 76.05 для разовых поставщиков), укажите их вручную.
Регистрация счёта-фактуры и НДС
Если поставщик — плательщик НДС, внизу документа поступления заполните поля «Номер» и «Дата» входящего счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный», который сформирует запись в книге покупок.
Если поставщик работает без НДС (упрощенец, самозанятый), ставку в табличной части укажите «Без НДС», а счёт-фактуру не регистрируйте. Внимательно проверяйте ставку: ошибочно указанные 20% вместо «Без НДС» создадут необоснованный вычет, который придётся сторнировать.
При получении УПД (универсального передаточного документа) в документе поступления укажите вид операции «Услуги (УПД)» — тогда счёт-фактура регистрируется тем же документом, отдельная запись не нужна.
Проведение и проверка результата
Нажмите «Провести» и затем кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки»), чтобы увидеть сформированные движения. Типовые проводки: Дт счёта затрат (20/26/44) — Кт 60.01 на стоимость без НДС, Дт 19.04 — Кт 60.01 на сумму НДС, при зачёте аванса — Дт 60.01 — Кт 60.02.
Дополнительно проверьте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60» по контрагенту: задолженность должна соответствовать реальному состоянию расчётов. Если аванс не зачёлся, проверьте дату оплаты, договор в платёжном документе и настройку зачёта авансов в поступлении.
Как проверить результат
Дт счёта затрат и Дт 19.04 — Кт 60.01, суммы совпадают с актом
Нет проводок, неверный счёт затрат или пустая аналитика
Остаток равен реальной задолженности или нулю при полной оплате
Аванс висит на 60.02 после поступления — зачёт не сработал
Появилась запись по счёту-фактуре поставщика
Записи нет — счёт-фактура не зарегистрирован или не проведён
Особенности в других конфигурациях 1С
В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» документ называется «Приобретение услуг и прочих активов» (раздел «Закупки»). Логика та же: контрагент, соглашение/договор, табличная часть с услугами и статьёй расходов. Дополнительно в этих конфигурациях указывается направление деятельности и может потребоваться распределение услуги на несколько статей или подразделений.
В «1С:Управление нашей фирмой» используется документ «Приходная накладная» с видом операции «Поступление от поставщика», где в табличной части выбираются позиции с типом «Услуга». Счета учёта там формируются проще, но принцип сверки сумм и НДС с бумажным актом сохраняется.
Сравнение вариантов
Документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Услуги (акт)». Подходит для бухгалтерского и налогового учёта, простой ввод.
Документ «Приобретение услуг и прочих активов». Нужен при управленческом учёте затрат по направлениям деятельности и распределении расходов.
Приходная накладная с позициями типа «Услуга». Вариант для малого бизнеса без сложного налогового учёта.
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего встречаются: неверный счёт затрат, из-за чего расход попадает не в ту аналитику; незарегистрированный счёт-фактура и потерянный вычет НДС; незачтённый аванс из-за разных договоров в оплате и поступлении; расхождение суммы с бумажным актом из-за ручного округления.
Если ошибку нашли после проведения, не удаляйте документ из закрытого периода. В открытом периоде исправьте документ и перепроведите его. Если период закрыт или документ поставщика исправлен, используйте «Корректировку поступления» — она создаёт исправленные проводки и корректировочный счёт-фактуру без ручных операций.
Частые вопросы
Чем отличается проведение акта от накладной в 1С?
Типом операции и отсутствием движений по складу. Для акта выбирается «Услуги (акт)»: проводки идут сразу на счета затрат, документ не формирует остатков на складах. Накладная на товары ставит их на счёт 41 или 10 и требует складского учёта.
Можно ли провести акт, если счёт-фактуру поставщик пришлёт позже?
Да. Проведите поступление, а счёт-фактуру зарегистрируйте позже, когда получите документ: откройте поступление, введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Вычет НДС отразится в том квартале, когда выполнены условия для вычета.
Почему аванс поставщику не зачёлся при проведении акта?
Основные причины: оплата и поступление оформлены по разным договорам или разным организациям, в документе выбран режим зачёта авансов «Не зачитывать», либо платёжное поручение проведено после даты акта. Проверьте договор в обоих документах и настройку зачёта в шапке поступления.
Как исправить акт, если период уже закрыт?
Используйте документ «Корректировка поступления», созданный на основании исходного акта. Для исправления ошибки поставщика выберите операцию «Исправление в первичных документах», для собственной технической ошибки — «Исправление собственной ошибки». Документ сформирует сторнирующие и правильные проводки текущей датой.
Куда проводить акт, если услуга относится к нескольким подразделениям?
Разбейте услугу на несколько строк табличной части с отдельной суммой для каждого подразделения и укажите в каждой строке своё подразделение и статью затрат. В ERP и Комплексной автоматизации для этого есть штатный механизм распределения расходов в документе.
Нужен ли отдельный документ для услуг от самозанятого?
Отдельный вид документа не нужен — используйте то же поступление услуг. В табличной части укажите ставку «Без НДС», счёт-фактуру не регистрируйте, а в качестве первичного документа приложите чек самозанятого из приложения «Мой налог».
Что важно запомнить
Акт выполненных работ проводится документом поступления с операцией «Услуги (акт)»: корректные договор, счета затрат и ставка НДС определяют правильность проводок. После проведения обязательно сверьте движения по кнопке «Дт/Кт», зачёт аванса по ОСВ 60-го счёта и запись в книге покупок.