Как в 1С проверить задолженность по контрагенту

Задолженность контрагента в 1С видна несколькими способами: через карточку контрагента, через стандартные отчёты по расчётам и через акт сверки взаиморасчётов. Какой инструмент выбрать, зависит от задачи — быстро посмотреть текущий остаток, разложить долг по договорам и документам или подготовить официальный документ для сверки с партнёром.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8.3 и 1С: Управление нашей фирмой / Комплексная автоматизация. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика везде одинаковая: задолженность формируется регистрами расчётов, а отчёты лишь показывают их остатки в разных разрезах.

Что именно считается задолженностью в 1С

В 1С задолженность — это разница между тем, что отгружено (получено) по документам, и тем, что оплачено. Программа ведёт расчёты в разрезе контрагентов, договоров и документов расчётов (накладных, счетов, заказов). Поэтому один и тот же контрагент может одновременно быть должником по одному договору и иметь переплату (аванс) по другому.

Различают дебиторскую задолженность (нам должны покупатели) и кредиторскую (мы должны поставщикам). В отчётах 1С эти суммы могут показываться свёрнуто (итоговое сальдо) или развёрнуто — отдельно долг и отдельно аванс. Для анализа почти всегда нужен развёрнутый вариант: свёрнутое сальдо скрывает реальную картину, когда аванс по одному договору перекрывает долг по другому.

Быстрая проверка через карточку контрагента

Самый короткий путь — открыть справочник «Контрагенты» (раздел «Справочники» или «Покупки»/«Продажи» → «Контрагенты»), найти нужную организацию и открыть её карточку. Во многих типовых конфигурациях прямо в карточке доступна команда «Расчёты» или «Отчёты по расчётам», а также панель с текущим сальдо.

Из карточки обычно доступны переходы к отчётам: «Задолженность покупателя», «Задолженность перед поставщиком», «Акт сверки». Отчёт откроется уже с установленным отбором по этому контрагенту — останется выбрать период и нажать «Сформировать».

У этого способа есть ограничение: карточка показывает итоговую цифру, но не всегда объясняет, из каких документов она сложилась. Если сумма вызывает вопросы, переходите к детальным отчётам по расчётам.

Отчёты по задолженности: дебиторка и кредиторка

Основной рабочий инструмент — стандартные отчёты. В 1С: Бухгалтерии они находятся в разделах «Продажи» → «Задолженность покупателей» и «Покупки» → «Задолженность поставщикам». В УНФ и КА аналогичные отчёты называются «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность» и находятся в разделах «Продажи»/«Закупки» или «Деньги».

Порядок работы одинаковый: укажите организацию, период (обычно — на текущую дату), при необходимости установите отбор по контрагенту или договору и сформируйте отчёт. В настройках (кнопка «Показать настройки») выберите детализацию: по договорам, по документам расчётов, по срокам долга.

Отчёт с группировкой по срокам задолженности (интервалы «до 30 дней», «30–60 дней» и т.п.) помогает отделить текущую задолженность от просроченной. Сроки интервалов задаются в настройках отчёта и должны соответствовать условиям оплаты в договорах.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Задолженность покупателей» (или «Покупки» → «Задолженность поставщикам»).
2. 2
   Установите дату, на которую нужно увидеть долг, и выберите организацию.
3. 3
   Добавьте отбор по контрагенту, если нужен один партнёр.
4. 4
   В настройках включите группировку по договорам и документам расчётов.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму и её состав.

Акт сверки взаиморасчётов

Акт сверки — официальный документ, который подписывают обе стороны. В 1С: Бухгалтерии он создаётся в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки» → «Создать». Укажите контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам), период сверки и организацию.

После заполнения шапки нажмите «Заполнить» — программа подберёт все документы расчётов за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты. В табличной части вы увидите обороты и сальдо: начальное и конечное. Документ можно распечатать в типовой форме и отправить контрагенту.

Важный нюанс: акт сверки показывает данные только вашего учёта. Если контрагент вернул акт с расхождениями, сравнивайте построчно — чаще всего разница возникает из-за непроведённых у вас документов оплаты, разной датировки документов или возвратов, оформленных только у одной стороны.

Оборотно-сальдовая ведомость по счетам расчётов

Для бухгалтера универсальный способ — ОСВ по счетам 60 «Расчёты с поставщиками» и 62 «Расчёты с покупателями» (раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»). Установите период, счёт и в настройках включите группировку по контрагентам и договорам.

Здесь критично смотреть развёрнутое сальдо: дебетовое сальдо по 60 счёту — это ваши авансы поставщикам, кредитовое — долг перед ними. По 62 счёту наоборот: дебет — долг покупателей, кредит — полученные авансы. Если в настройках отчёта сальдо свёрнуто, включите «Развёрнутое сальдо» в настройках группировки.

ОСВ удобна тем, что показывает и обороты за период: по ним видно, за счёт каких операций изменился долг. Из ячейки отчёта можно провалиться в карточку счёта по контрагенту и увидеть каждый документ, сформировавший сумму.

Как проверить корректность цифр

Прежде чем предъявлять долг контрагенту или принимать решения по цифрам из отчёта, убедитесь, что данные в программе полные. Самая частая причина «неправильной» задолженности — непроведённые или незагруженные документы: платёжки, не выгруженные из банка, реализации, оформленные черновиком, корректировки и возвраты.

Сверьте остаток по расчётному счёту с банковской выпиской — если они расходятся, то и расчёты с контрагентами могут быть искажены. Затем сравните данные отчёта по задолженности с ОСВ по 60/62 счетам на ту же дату: суммы по контрагенту должны совпадать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по отчёту «Задолженность покупателей» и по ОСВ 62

Норма

Суммы по контрагенту совпадают

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые документы или ручные операции мимо расчётов

Наличие платёжных документов за период

Норма

Все оплаты из банковской выписки проведены и разнесены по договорам

Тревожный признак

Выписка не загружена, оплаты висят неразнесёнными

Состав долга по документам

Норма

Каждая сумма раскрывается до конкретной накладной или счёта

Тревожный признак

Есть «подвисшие» суммы без документа расчётов

Типичные ошибки и ограничения

Частая ситуация: отчёт показывает одновременно долг и переплату по одному контрагенту. Обычно это не ошибка, а следствие того, что аванс получен по одному договору, а отгрузка прошла по другому, и зачёт аванса не выполнен. В таких случаях проводят зачёт взаимозадолженности документом «Корректировка долга» (в УНФ — «Взаимозачёт»).

Вторая типичная проблема — дубли контрагентов в справочнике: расчёты размазаны по двум карточкам одного партнёра, и ни одна не показывает полной картины. Перед анализом проверьте справочник поиском по ИНН и объедините дубли штатной обработкой «Поиск и удаление дублей».

Частые вопросы

Почему отчёт показывает долг, хотя контрагент всё оплатил?

Чаще всего оплата проведена, но не зачтена на конкретный документ расчётов или договор — сумма висит как аванс. Проверьте детализацию по документам в отчёте и при необходимости выполните зачёт через «Корректировку долга».

Как посмотреть задолженность по всем контрагентам сразу?

Сформируйте отчёт «Задолженность покупателей» (или «поставщикам») без отбора по контрагенту — получите полный список должников с суммами. Для общей картины по обеим сторонам удобна ОСВ по счетам 60 и 62 с группировкой по контрагентам.

Можно ли проверить долг на прошлую дату?

Да, все перечисленные отчёты формируются на любую дату — укажите её в параметре периода. Учтите: если после той даты документы перепроводились задним числом, цифры могут отличаться от тех, что вы видели раньше.

Чем отличается акт сверки от отчёта по задолженности?

Отчёт — внутренний аналитический инструмент для просмотра остатков. Акт сверки — документ, который оформляется на бумаге, подписывается обеими сторонами и служит подтверждением состояния расчётов, в том числе для суда и претензионной работы.

Долг по контрагенту не совпадает с данными ОСВ — что делать?

Проверьте, нет ли ручных операций по счетам 60/62 без указания документа расчётов — они попадают в ОСВ, но не всегда корректно отражаются в отчётах по расчётам. Также убедитесь, что в обоих случаях выбрана одна организация и одна дата.