Как принять к учету НМА в 1С

Нематериальные активы (НМА) — это программы, лицензии, патенты, товарные знаки и другие объекты интеллектуальной собственности, которые организация использует в деятельности дольше 12 месяцев. В 1С:Бухгалтерии 8.3 принятие НМА к учету оформляется отдельным документом «Принятие к учету НМА», в котором задаются первоначальная стоимость, срок полезного использования и способ начисления амортизации.

Ошибка на этапе постановки НМА на учет приводит к искажению амортизации, налоговой базы по налогу на прибыль и бухгалтерской отчетности. Поэтому важно заранее решить три вопроса: соответствует ли объект критериям НМА, как он приобретен (куплен, создан собственными силами, получен безвозмездно) и как отражать его в налоговом учете — ведь лимит стоимости для налогового учета (100 000 рублей) отличается от бухгалтерского.

Ниже разобран полный цикл: от проверки критериев отнесения объекта к НМА до проверки начисленной амортизации и типичных ошибок, которые чаще всего находят при аудите.

Какие объекты можно принять к учету как НМА

Прежде чем создавать документы в 1С, убедитесь, что объект действительно является нематериальным активом. По правилам бухгалтерского учета (ФСБУ 14/2022) объект должен удовлетворять критериям: не иметь материальной формы, быть идентифицируемым, приносить экономические выгоды, использоваться более 12 месяцев, не предназначаться для продажи, а организация должна контролировать объект (иметь права на его использование).

Типичные НМА: исключительные права на программы для ЭВМ и базы данных, патенты, товарные знаки, права пользования по лицензионным договорам (в пределах, допускаемых стандартом), ноу-хау. Не относятся к НМА расходы на организационное оформление, обучение персонала, а также подписки на периодические обновления — их отражают как расходы будущих периодов или текущие затраты.

Отдельный случай — неисключительные права на программы (обычные лицензии). В бухгалтерском учете их чаще учитывают как расходы будущих периодов на счете 97 с равномерным списанием, а не как НМА. В 1С для этого используется справочник «Расходы будущих периодов», а не карточка НМА.

Подготовка: справочники и настройки учетной политики

Перед принятием НМА к учету проверьте настройки программы. В разделе «Главное — Учетная политика» убедитесь, что для налогового учета корректно заданы параметры амортизации НМА. В налоговом учете объекты стоимостью до 100 000 рублей не амортизируются, а списываются в расходы единовременно — программа делает это автоматически, если первоначальная стоимость ниже лимита.

Создайте элемент справочника «Нематериальные активы и расходы на НИОКР» (раздел «ОС и НМА» или «Справочники», в зависимости от релиза). В карточке укажите наименование объекта и вид НМА — от вида зависит аналитика и отражение в отчетности. Штриховой код и инвентарный номер программа присвоит при принятии к учету.

Проверьте также счета затрат, с которых будут собираться расходы на приобретение или создание НМА. Стандартно используется счет 08.05 «Приобретение нематериальных активов». Если объект создается собственными силами (например, программу пишут штатные разработчики), затраты предварительно собираются на счетах 20, 25, 26, а затем переносятся на 08.05 документом «Операция» или «Передача материалов в эксплуатацию» — в зависимости от методики учета в организации.

Отражение поступления НМА

Покупка у поставщика

Если НМА приобретается за плату, создайте документ «Поступление НМА» (раздел «ОС и НМА — Поступление НМА»). Укажите контрагента, договор, счет учета 08.05, элемент справочника НМА и стоимость. Проводки будут: Дт 08.05 Кт 60.01 — на стоимость без НДС, Дт 19.02 Кт 60.01 — на входной НДС.

Если в вашей версии программы документа «Поступление НМА» нет, используйте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» и вручную укажите счет затрат 08.05 и аналитику по НМА. Результат тот же: затраты аккумулируются на счете 08.05 до момента принятия к учету.

Создание собственными силами

При создании НМА своими силами соберите все затраты: зарплату разработчиков, страховые взносы, услуги подрядчиков, материалы. Затраты отражаются на 08.05 либо напрямую (документом «Требование-накладная», «Поступление услуг» со счетом 08.05), либо через счета затрат с последующей корректировкой. Важно иметь документальное подтверждение связи затрат с конкретным объектом — это потребуется при проверках.

1. 1
   Создайте элемент справочника «НМА и расходы на НИОКР»
2. 2
   Оформите документ «Поступление НМА» со счетом 08.05
3. 3
   Проверьте проводки: Дт 08.05 Кт 60.01, Дт 19.02 Кт 60.01
4. 4
   Создайте документ «Принятие к учету НМА» и заполните параметры амортизации
5. 5
   Проверьте проводку Дт 04 Кт 08.05
6. 6
   Выполните закрытие месяца следующего периода и проверьте начисление амортизации

Документ «Принятие к учету НМА»: заполнение по полям

Документ находится в разделе «ОС и НМА — Принятие к учету НМА». На закладке «Внеоборотный актив» укажите способ поступления, объект НМА, счет учета 08.05. Программа автоматически подтянет остаток по счету — сверьте его с ожидаемой первоначальной стоимостью.

На закладке «Бухгалтерский учет» задайте: счет учета (04), счет амортизации (05), срок полезного использования в месяцах, способ начисления амортизации (линейный, уменьшаемого остатка или пропорционально объему продукции) и способ отражения расходов по амортизации — счет затрат и аналитику (подразделение, статью затрат).

На закладке «Налоговый учет» укажите срок полезного использования для налога на прибыль и порядок включения стоимости в состав расходов. Если стоимость ниже 100 000 рублей, выберите «Включение в состав расходов при принятии к учету» — тогда в налоговом учете объект спишется сразу, а в бухгалтерском будет амортизироваться, что создаст разницы.

После проведения документа проверьте проводку Дт 04 Кт 08.05 на полную сумму накопленных затрат. Если сумма не совпадает — ищите незакрытый остаток на 08.05 по оборотно-сальдовой ведомости с аналитикой по объекту НМА.

Начисление амортизации и проверка результата

Амортизация по НМА начинает начисляться с месяца, следующего за месяцем принятия к учету. Операция выполняется автоматически регламентной операцией «Амортизация и износ основных средств» (и НМА) при закрытии месяца: раздел «Операции — Закрытие месяца».

Проверьте результат: проводка Дт 20 (25, 26, 44) Кт 05 на сумму месячной амортизации. Сумма при линейном способе равна первоначальной стоимости, деленной на срок полезного использования в месяцах. Для контроля используйте отчет «Справка-расчет амортизации» из формы закрытия месяца и оборотно-сальдовую ведомость по счетам 04 и 05.

Если амортизация не начислилась, типичные причины: не заполнен срок полезного использования, не выбран способ начисления амортизации, документ принятия к учету проведен задним числом после закрытия периода, либо в карточке способа отражения расходов не указан счет затрат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводка принятия к учету

Норма

Дт 04 Кт 08.05 на полную стоимость, остаток на 08.05 по объекту равен нулю

Тревожный признак

Остаток на 08.05 не закрыт или проводка на другую сумму

Амортизация в следующем месяце

Норма

Проводка Дт счета затрат Кт 05, сумма равна стоимости / СПИ

Тревожный признак

Проводки нет или сумма отличается от расчетной

Налоговый учет при стоимости до 100 000 руб.

Норма

Стоимость списана в расходы НУ единовременно, отражена разница

Тревожный признак

В НУ начисляется амортизация как в БУ

НДС и налоговый учет при принятии НМА

Входной НДС по приобретенным НМА принимается к вычету в общем порядке после принятия объекта к учету и при наличии счета-фактуры. В 1С вычет формируется документом «Формирование записей книги покупок» в разделе «Операции — Регламентные операции НДС» или автоматически, если включен соответствующий режим.

В налоговом учете по налогу на прибыль амортизируемым признается имущество стоимостью свыше 100 000 рублей со сроком полезного использования более 12 месяцев. Объекты дешевле лимита списываются в материальные расходы единовременно. Срок полезного использования определяется по договору или патенту; если определить его невозможно — применяется нормативный срок в пределах, установленных НК РФ (но не более срока деятельности организации).

Организации на УСН признают расходы на НМА по мере оплаты равными долями на последнее число отчетного периода в течение налогового периода. В 1С это обрабатывается автоматически, если в учетной политике выбрана УСН и корректно заполнен статус оплаты по документу поступления.

Частые вопросы и сложные ситуации

Если НМА получен безвозмездно, первоначальная стоимость определяется по рыночной оценке, а в доходах отражается по мере начисления амортизации. В 1С это оформляется документом «Принятие к учету НМА» со способом поступления «Безвозмездное получение» и корреспонденцией со счетом 98.02.

Модернизация или доработка НМА (например, существенная переработка программы) увеличивает первоначальную стоимость. Затраты собираются на 08.05, затем оформляется документ «Модернизация НМА». Если в вашей конфигурации его нет, используйте ручную операцию с корректировкой стоимости и срока использования.

FAQ

Можно ли принять к учету НМА задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но тогда потребуется перезакрыть все месяцы с даты принятия к учету, чтобы пересчитать амортизацию и налог на прибыль. Если период уже сдан в отчетности, корректировку оформляют в текущем периоде как исправление ошибки по правилам ПБУ 22/2010.

Как учесть лицензию на программу сроком на 1 год?

Такая лицензия не соответствует критериям НМА (срок использования не превышает 12 месяцев). Отразите её как расходы будущих периодов на счете 97.21 со списанием равномерно в течение срока действия лицензии, либо сразу в расходы, если это допускает учетная политика при несущественности суммы.

Почему амортизация НМА не начисляется при закрытии месяца?

Проверьте: заполнен ли срок полезного использования и способ начисления амортизации в документе принятия к учету; указан ли способ отражения расходов по амортизации; не начисляется ли амортизация уже со следующего месяца (в месяце принятия к учету амортизации нет); нет ли ошибок в регламентной операции закрытия месяца.

Какой счет использовать для НДС по НМА?

Входной НДС по нематериальным активам отражается на счете 19.02 «НДС по приобретенным нематериальным активам». Вычет применяется после принятия объекта к учету при наличии правильно оформленного счета-фактуры или УПД.

Нужно ли регистрировать программу для ЭВМ, чтобы принять её к учету как НМА?

Государственная регистрация программ для ЭВМ не обязательна — исключительное право возникает с момента создания. Для учета важны документы, подтверждающие права: договор с автором, акт приема-передачи, договор об отчуждении или лицензионный договор. Для товарных знаков и патентов регистрация в Роспатенте обязательна.

Как списать НМА, который перестал использоваться?

Оформите документ «Списание НМА» в разделе «ОС и НМА». Остаточная стоимость (сальдо счетов 04 и 05) спишется на прочие расходы счета 91.02. В налоговом учете недоамортизированная стоимость также включается во внереализационные расходы.