Как сделать авансовый отчет в 1С: пошаговая инструкция

Авансовый отчет в 1С используется, чтобы подтвердить расходы сотрудника, которому ранее выдали деньги под отчет: на командировку, покупку материалов, хозяйственные нужды или оплату услуг. Без корректно оформленного документа у компании возникает дебиторская задолженность по сотруднику, а расходы не попадают в учет и не уменьшают налоговую базу.

Порядок действий во всех типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) похож: сначала фиксируется выдача аванса, затем сотрудник приносит подтверждающие документы, и бухгалтер оформляет авансовый отчет с их отражением. Ниже разобран каждый шаг с указанием разделов меню 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности и частые ошибки.

Подготовка: что должно быть настроено до оформления

Перед созданием авансового отчета убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к организации. Проверьте, что в учетной политике и плане счетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — в типовой конфигурации он настроен по умолчанию, но в самописных или сильно доработанных базах аналитику могли изменить.

Также важно, чтобы выдача денег сотруднику была отражена в программе: расходным кассовым ордером (при выдаче наличных) или документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Если выдача не проведена, авансовый отчет все равно можно создать, но в учете образуется отрицательный остаток по сотруднику, что исказит отчетность.

Соберите у сотрудника первичные документы: чеки, БСО, товарные накладные, акты, билеты, счета-фактуры. Каждый документ должен содержать реквизиты организации (для расходов, принимаемых в налоговом учете) и дату, попадающую в период отчета.

Шаг 1. Отражение выдачи аванса сотруднику

Если деньги выданы из кассы, создайте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Укажите сотрудника, сумму и счет учета 71.01 (рубли) или 71.21 (валюта). При проведении формируется проводка Дт 71 Кт 50.

При перечислении на карту сотрудника используйте «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу». Проводка будет Дт 71 Кт 51. Сохраните платежное поручение — оно подтверждает целевую выдачу аванса.

Если сотрудник оплатил расходы с корпоративной карты, выдача аванса документально не оформляется: расходы списываются напрямую через «Списание с расчетного счета» по операции «Покупка по корпоративной карте», а авансовый отчет нужен только для распределения суммы на счета затрат.

Шаг 2. Создание документа «Авансовый отчет»

Перейдите в раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых релизах документ также доступен из «Банк и касса»). Нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, сотрудника (поле «Физическое лицо»), дату отчета и склад по умолчанию, если сотрудник приобретал товары.

Документ содержит несколько вкладок, каждая отвечает за свой тип расходов:

• Авансы — сюда подтягиваются ранее выданные сотруднику суммы. Нажмите «Добавить» и выберите документ выдачи (РКО или списание со счета). Сумма подставится автоматически.
• Оплата — расходы на оплату поставщикам (например, сотрудник заплатил за услуги наличными). Указывается контрагент, договор и сумма; проводка Дт 60 Кт 71.
• Товары — приобретенные материалы, товары, инвентарь. Заполняйте номенклатуру, количество, цену и счет учета (10, 41 и т.д.).
• Расходы — услуги и прочие затраты: проезд, проживание, представительские расходы. Выбирается статья затрат и счет (26, 44, 91 и др.).
• Возвратная тара — если при покупке получена тара, подлежащая возврату.

1. 1
   Проверьте, что выдача аванса отражена в учете (РКО или списание со счета)
2. 2
   Создайте документ «Авансовый отчет» в разделе «Покупки»
3. 3
   Укажите сотрудника и дату, заполните вкладку «Авансы»
4. 4
   Добавьте расходы на вкладки «Товары», «Оплата», «Расходы» с реквизитами чеков и накладных
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и проведите документ
6. 6
   Сверьте остаток по счету 71 и оформите возврат или доплату разницы

Шаг 3. Заполнение расходов по подтверждающим документам

Каждую строку расхода привязывайте к конкретному первичному документу. В полях «Документ расхода» укажите номер и дату чека, накладной или БСО — эти данные попадут в печатную форму АО-1 и в регистры. Если чеков много и однотипных (например, канцтовары), их можно объединить одной строкой, но в комментарии перечислите номера документов.

Для расходов с НДС обязательно заполните ставку и сумму налога в соответствующих колонках. Чтобы принять НДС к вычету, у сотрудника должен быть счет-фактура или чек с выделенным НДС и корректными реквизитами — иначе налог относится на расходы или на счет 19 без права вычета, в зависимости от настроек.

Командировочные расходы (суточные, проезд, проживание) в 1С:Бухгалтерии удобнее оформлять отдельным документом «Командировка» с последующим авансовым отчетом, либо напрямую через вкладку «Расходы» с выбором соответствующей статьи затрат. Суточные сверх норм для НДФЛ программа начислит только при использовании зарплатной конфигурации или отдельной настройки — в чистой бухгалтерии этот момент контролируйте вручную.

Шаг 4. Проведение документа и проверка проводок

После заполнения нажмите «Провести». Типовые проводки авансового отчета:

Откройте кнопку «Дт/Кт» в проведенном документе и сверьте счета с ожидаемыми. Если счет затрат определился неверно, исправьте его в строке табличной части и перепроведите документ, а не правьте проводки вручную — ручные корректировки ломают связность с налоговым учетом и отчетами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 по сотруднику

Норма

Остаток равен нулю или соответствует реальной задолженности

Тревожный признак

Красный (отрицательный) остаток или зависшая сумма после отчета

Печатная форма АО-1

Норма

Все чеки перечислены, итог совпадает с суммой документов

Тревожный признак

Расходы без реквизитов первички, расхождение итогов

Проводки документа

Норма

Счета затрат соответствуют виду расхода

Тревожный признак

Все расходы упали на один счет по умолчанию

Шаг 5. Урегулирование разницы: возврат или доплата

После проведения отчета возможны две ситуации. Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток он возвращает в кассу — оформите «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат от подотчетного лица» (Дт 50 Кт 71). Возврат на карту отражается документом «Поступление на расчетный счет».

Если сотрудник потратил больше аванса (перерасход), компания обязана возместить разницу. Оформите РКО с операцией «Выдача денежных средств подотчетному лицу» на сумму перерасхода или перечислите на карту. Перерасход виден в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 как кредитовый остаток по сотруднику.

Печать формы АО-1 и хранение документов

Из проведенного документа доступна печать унифицированной формы АО-1 (кнопка «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)»). Форма не обязательна — организация вправе использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике, — но типовая форма закрывает все требования к реквизитам.

Распечатанный отчет подписывает сотрудник, бухгалтер и руководитель. Оригиналы чеков и накладных подкалываются к отчету. Термочеки со временем выцветают — делайте их копии сразу, иначе при проверке расходы могут снять из-за нечитаемых документов.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации документ называется «Авансовый отчет» и находится в разделе «Казначейство». Там есть дополнительные статусы согласования: отчет может требовать утверждения руководителем до проведения по учету. Также в этих конфигурациях авансовый отчет тесно связан с заявками на расходование денежных средств — выдача аванса часто инициируется заявкой сотрудника.

В 1С:ЗУП авансовые отчеты как таковые не ведутся — конфигурация отвечает за расчет суточных сверх нормы и удержание НДФЛ, а сама бухгалтерская часть передается в 1С:Бухгалтерию через синхронизацию. При обмене проверьте, что документы не задублировались в обеих базах.

Если подотчетных сумм много, полезно раз в месяц формировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разрезе сотрудников и рассылать должникам напоминания. Это дешевле, чем списывать безнадежную задолженность уволившихся сотрудников через счет 91 с доначислением страховых взносов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги сотруднику не выдавались?

Да, если сотрудник потратил собственные средства в интересах организации. В этом случае вкладка «Авансы» остается пустой, а после проведения отчета образуется кредитовое сальдо по счету 71 — задолженность компании перед сотрудником. Ее погашают выдачей из кассы или перечислением на карту. К расходам приложите заявление сотрудника на возмещение.

Как отразить покупку сотрудником через онлайн-кассу с электронным чеком?

Электронный чек приравнивается к бумажному, если содержит обязательные реквизиты (наименование продавца, ИНН, сумма, дата, признак расчета). Распечатайте его или сохраните скриншот, укажите номер и дату в строке авансового отчета. Если чек без НДС, вычет невозможен — сумма целиком идет на затраты.

Что делать, если сотрудник уволился, не отчитавшись по авансу?

Задолженность можно удержать из расчета при увольнении в пределах ограничений по удержаниям из зарплаты, либо взыскать через суд. В 1С сумма с счета 71 переводится на 73 «Расчеты по прочим операциям» или 76 как задолженность работника, а при невозможности взыскания списывается на прочие расходы (91) после истечения срока исковой давности.

Как оформить авансовый отчет в валюте при загранкомандировке?

Выдача валютного аванса отражается по счету 71.21 (или 50.21 для наличной валюты). В авансовом отчете укажите валюту документа; программа пересчитает суммы в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения отчета. Курсовые разницы между датой выдачи и датой отчета программа рассчитает автоматически при проведении.

Почему авансовый отчет не проводится с ошибкой по складу?

Если на вкладке «Товары» указана номенклатура, но не заполнен склад в шапке или в строке, документ не проведется. Заполните склад по умолчанию в шапке или в каждой строке. Также проверьте, что у номенклатуры корректно задан вид (товар или материал) — от этого зависит счет учета, и при несоответствии 1С может выдать ошибку проверки заполнения.