Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С посмотреть затраты за месяц
Как в 1С посмотреть затраты за месяц: отчёты по затратам в 1С:Бухгалтерии, УПП и ERP, проверка счетов 20, 25, 26, 44, типичные ошибки и способы контроля.
Затраты за месяц в 1С смотрят через стандартные отчёты по счетам затрат: оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета и карточку счета. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, УПП, ERP, Комплексная автоматизация) набор отчётов и названия меню отличаются, но логика одна: выбрать период, указать счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44 и др.) и сгруппировать данные по статьям затрат или подразделениям.
Прежде чем смотреть цифры, важно понимать, какие именно затраты нужны: прямые производственные, общехозяйственные, коммерческие или все сразу. От этого зависит выбор счёта и настройки группировки. Если просто открыть оборотку по всем счетам, легко получить свалку цифр, из которой сложно сделать вывод.
Ниже разобраны основные способы просмотра затрат за месяц в типовых конфигурациях, настройки отчётов, проверка корректности данных и типичные ошибки, из-за которых суммы «не сходятся».
Какие счета использовать для просмотра затрат
Затраты в бухгалтерском учёте собираются на нескольких счетах, и выбор счёта определяет, что именно вы увидите. Счёт 20 «Основное производство» показывает прямые затраты на выпуск продукции или оказание услуг. Счёт 23 — затраты вспомогательных производств, 25 — общепроизводственные расходы, 26 — общехозяйственные, 44 — расходы на продажу (коммерческие). Счёт 91.02 отражает прочие расходы, не связанные с основной деятельностью.
Если нужна полная картина всех затрат за месяц, смотрите обороты по дебету перечисленных счетов. Если интересует конкретное направление — например, сколько потратило производство или отдел продаж, — выбирайте только соответствующий счёт. Уточнить состав используемых счетов можно в плане счетов вашей базы: иногда организации добавляют субсчета под свои нужды.
Просмотр затрат через оборотно-сальдовую ведомость по счёту
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — универсальный способ увидеть затраты за месяц с детализацией. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Укажите период (например, с 1-го по последнее число месяца), выберите счёт — 20, 25, 26 или 44 — и нажмите «Сформировать».
В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» отметьте нужные разрезы: «Подразделения», «Номенклатурные группы», «Статьи затрат». Тогда в отчёте будет видно, какая сумма приходится на каждую статью и каждое подразделение. На закладке «Отбор» можно ограничить данные конкретным подразделением или статьёй.
Обращайте внимание на колонку «Обороты за период» по дебету — это и есть сумма затрат, отражённых за месяц. Сальдо на конец по счетам 25 и 26 в большинстве учётных политик должно быть нулевым: эти затраты распределяются и списываются в конце месяца. По счёту 20 ненулевое сальдо означает незавершённое производство.
- 1Откройте «Отчёты» → «Анализ счета» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
- 2Установите период — нужный месяц
- 3Укажите счёт затрат: 20, 25, 26 или 44
- 4В настройках включите группировку по статьям затрат и подразделениям
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте обороты по дебету
- 6Для детализации до документов откройте «Карточку счета»
Анализ счета и карточка счета: детализация до документов
Отчёт «Анализ счета» удобен, когда нужно увидеть не только суммы затрат, но и их корреспонденции — откуда затраты пришли. Например, по счёту 20 будет видно, сколько списано материалов (кредит 10), начислено зарплаты (кредит 70), амортизации (кредит 02) и услуг подрядчиков (кредит 60). Отчёт находится там же: «Отчёты» → «Анализ счета».
Если по какой-то статье сумма вызывает вопросы, откройте «Карточку счета» — она показывает каждую проводку с указанием документа-основания, даты и суммы. Двойной щелчок по строке открывает сам документ, и можно проверить, правильно ли он заполнен. Это основной инструмент для поиска ошибочных или дублирующих записей.
Полезный приём: в анализе счета включите периодичность «По дням» или «По неделям» — тогда видно, в какие дни месяца затраты отражались. Резкий всплеск в один день часто указывает на документ с ошибочной суммой или на пакетное внесение документов задним числом.
Затраты в 1С:УПП, ERP и Комплексной автоматизации
В производственных конфигурациях (УПП, ERP, КА) помимо бухгалтерских отчётов есть специализированные отчёты по затратам. В ERP и КА ищите их в разделе «Финансовый результат и контроллинг» или «Бюджетирование и планирование»: отчёты «Затраты», «Анализ затрат», «Производственные затраты». В УПП — раздел «Учёт затрат» и отчёт «Анализ затрат».
Эти отчёты показывают затраты в разрезе подразделений, статей затрат, заказов и видов деятельности, причём как в управленческом, так и в регламентированном учёте. Это важно: управленческие и бухгалтерские суммы могут различаться из-за разных правил распределения и курсов валют.
Если в вашей базе ведётся только бухгалтерский учёт, универсальные отчёты («Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета») работают в любой конфигурации на платформе 8.3 — это запасной вариант, когда специализированный отчёт не настроен или показывает не то, что нужно.
Какой отчёт выбрать
Быстрый обзор сумм по статьям и подразделениям. Ограничение: не видно корреспонденций и документов.
Показывает, откуда пришли затраты (корсчета). Подходит для анализа структуры затрат.
Детализация до каждой проводки и документа. Неудобна для общей картины — много строк.
Управленческий разрез, заказы, переделы. Требуют корректной настройки учётной политики.
Проверка корректности данных перед анализом
Цифры в отчётах корректны только если закрыт месяц и выполнены регламентные операции. До закрытия месяца затраты на счетах 25 и 26 могут «висеть» нераспределёнными, а себестоимость по счёту 20 — быть неполной. В 1С:Бухгалтерии проверьте обработку «Закрытие месяца» (раздел «Операции»): все операции должны быть выполнены без ошибок.
Также проверьте, что все первичные документы за месяц введены и проведены. Непроведённые документы в отчёты не попадают. Быстрый способ найти их — журнал документов с отбором по признаку «не проведён» или отчёт «Проверка ведения учёта» («Отчёты» → «Анализ учёта» в некоторых версиях).
Как проверить результат
Нулевое — затраты распределены
Ненулевое — не выполнено закрытие месяца или ошибка в настройках распределения
Суммы совпадают
Различаются — проверьте отборы и период в настройках отчётов
Каждая сумма подтверждена проведённым документом
Проводки без понятных документов или с неверной аналитикой
Типичные ошибки при просмотре затрат
Самая частая ошибка — неверно заданный период. Если в отчёте стоит квартал или год, суммы будут больше ожидаемых, и пользователь думает, что затраты «задвоились». Всегда проверяйте поле периода первым делом. Вторая ошибка — сравнение отчётов с разными отборами: в одном включено подразделение, в другом нет, и итоги не сходятся.
Ещё одна проблема — организация в отборе. В базах с несколькими организациями отчёт по умолчанию может строиться по одной из них. Если затраты «пропали», проверьте поле «Организация» в шапке отчёта. Наконец, не забывайте про кнопку «Сформировать» после изменения настроек: 1С не пересчитывает отчёт автоматически.
Как сохранить и выгрузить данные по затратам
Любой сформированный отчёт можно сохранить в файл: «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» — доступны форматы табличного документа (mxl), Excel, PDF. Это удобно для передачи руководству или сравнения с прошлыми периодами. Сравнение затрат по месяцам удобно делать в одном отчёте, задав период квартал и включив группировку «По месяцам» в настройках.
Если отчёт нужен регулярно, сохраните его настройки: кнопка «Сохранить настройки» в форме отчёта. В следующий раз достаточно выбрать сохранённый вариант и поменять только период. В некоторых конфигурациях отчёты можно отправлять по расписанию через подсистему рассылки отчётов.
Частые вопросы о просмотре затрат в 1С
Почему по счетам 25 и 26 есть остаток на конец месяца?
Чаще всего не выполнена операция закрытия месяца по списанию общепроизводственных и общехозяйственных расходов. Откройте «Операции» → «Закрытие месяца» и выполните регламентные операции. Если остаток остаётся, проверьте учётную политику: метод распределения затрат и наличие базы распределения (например, выручки по номенклатурным группам).
Как посмотреть затраты по конкретному подразделению?
В настройках отчёта на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» нужному подразделению. Либо включите группировку по подразделениям и смотрите нужную строку в общем отчёте. Второй способ удобнее, если нужно сравнить несколько подразделений между собой.
Почему суммы в ОСВ и в анализе счета не совпадают?
Проверьте, что в обоих отчётах задан одинаковый период, организация и отборы. Также убедитесь, что после формирования первого отчёта не проводились новые документы — тогда второй отчёт покажет уже другие данные. Переформируйте оба отчёта заново для чистоты сравнения.
Можно ли посмотреть затраты за месяц в разрезе контрагентов?
Напрямую по счетам затрат аналитики по контрагентам обычно нет. Используйте отчёт «Обороты между субконто» с видом субконто «Контрагенты» и корсчетами затрат, либо анализируйте через счета расчётов (60, 76) с переходом к документам поступления. В ERP для этого есть управленческие отчёты по поставщикам.
Что делать, если документ есть, а в отчёт по затратам не попадает?
Проверьте, проведён ли документ, попадает ли его дата в период отчёта и указана ли в нём правильная статья затрат и счёт. Если документ проведён, но проводок нет — возможно, вид операции не формирует затраты (например, авансовый платёж). Откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» и посмотрите, какие проводки он реально создаёт.
Что важно запомнить
Затраты за месяц смотрят через «Анализ счета» и «ОСВ по счету» по счетам 20, 25, 26, 44 с группировкой по статьям и подразделениям. Достоверные цифры — только после закрытия месяца и проведения всех документов. Несовпадение отчётов почти всегда объясняется разными периодами или отборами.