Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С посмотреть задолженность подотчетного лица
Как в 1С посмотреть задолженность подотчетного лица: отчеты по счету 71, оборотно-сальдовая ведомость, анализ субконто и проверка расчетов с сотрудниками.
Задолженность подотчетных лиц в 1С отражается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сотрудник получил деньги и не отчитался — на счете висит дебетовое сальдо; компания должна сотруднику за перерасход — сальдо кредитовое. Посмотреть эти суммы можно несколькими способами: через оборотно-сальдовую ведомость, карточку счета, анализ счета или специализированные отчеты по расчетам.
Выбор инструмента зависит от задачи. Если нужен быстрый ответ «сколько должен конкретный сотрудник» — проще всего открыть оборотно-сальдовую ведомость по счету 71. Если нужно понять, из каких документов сложилась сумма — потребуется карточка счета или анализ счета с детализацией до документа. Ниже разобраны все рабочие способы для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3, а также отличия для ЗУП и УНФ.
Где в 1С хранится информация о расчетах с подотчетными лицами
Все операции по подотчетным суммам собираются на счете 71. Выдача денег из кассы или с расчетного счета формирует проводку Дт 71 — Кт 50 (51), то есть возникает дебиторская задолженность сотрудника. Когда работник приносит авансовый отчет с чеками, бухгалтер проводит документ «Авансовый отчет», и задолженность закрывается проводкой Дт 10 (26, 44 и др.) — Кт 71.
Если сотрудник потратил больше, чем получил, образуется перерасход — кредитовое сальдо по счету 71. Его организация обязана возместить работнику. Поэтому при проверке задолженности важно смотреть не только итоговое сальдо, но и его знак по каждому сотруднику отдельно: свернутое сальдо по счету в целом может скрывать одновременно долги одних работников и перерасходы других.
Аналитический учет на счете 71 ведется по субконто «Работники организации». Именно это субконто позволяет отчетам показывать задолженность в разрезе каждого подотчетного лица.
Как посмотреть долг через оборотно-сальдовую ведомость по счету 71
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — основной инструмент для проверки задолженности подотчетных лиц. Она показывает остатки на начало и конец периода, а также обороты по каждому сотруднику.
- 1Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
- 2Укажите период проверки и счет 71
- 3В настройках («Показать настройки») на вкладке «Группировка» включите субконто «Работники организации»
- 4Сформируйте отчет и найдите нужного сотрудника
- 5Посмотрите колонку «Сальдо на конец»: дебет — долг сотрудника, кредит — долг организации
Признак корректного результата: в отчете видна строка по каждому подотчетному лицу с суммами на начало, оборотами по дебету и кредиту и конечным сальдо. Если сотрудника нет в отчете за период, значит, по нему не было ни остатков, ни движений — задолженности нет.
Чтобы видеть только сотрудников с непогашенными суммами, в настройках отчета можно задать отбор: на вкладке «Отбор» добавьте условие по конечному сальдо. Это удобно при большом штате, когда листать полную ведомость долго.
Как проверить расчеты через анализ счета и карточку счета 71
Анализ счета 71 (раздел «Отчеты» → «Анализ счета») показывает, с какими счетами корреспондировал счет 71 по конкретному сотруднику. Это помогает понять структуру расчетов: сколько было выдано (корреспонденция с 50 и 51 счетами) и сколько закрыто авансовыми отчетами (корреспонденция со счетами затрат и материалов).
Карточка счета 71 (раздел «Отчеты» → «Карточка счета») дает максимальную детализацию: каждая проводка с указанием документа, даты и суммы. Именно карточка нужна, когда требуется выяснить, каким именно документом выданы деньги и каким авансовым отчетом они должны были закрыться.
Какой отчет выбрать
Быстрый ответ по остаткам и оборотам в разрезе сотрудников. Не показывает документы
Структура расчетов по корреспондирующим счетам. Подходит для общей картины
Полная детализация до каждого документа. Выбирайте, когда нужно найти конкретную операцию
Во всех трех отчетах в шапке можно указать отбор по конкретному сотруднику в поле «Работники организации» — тогда отчет сформируется только по нему.
Как перейти к документу из отчета
Двойной щелчок по сумме в карточке счета или расшифровка ячейки в ОСВ открывает детализацию до документа. Из детализации можно открыть сам документ (расходный кассовый ордер, авансовый отчет) и проверить его содержимое. Это стандартный механизм расшифровки во всех типовых отчетах 1С.
Как найти подотчетников, не отчитавшихся в срок
По правилам ведения кассовых операций сотрудник обязан отчитаться по выданным суммам в установленный организацией срок (его закрепляют во внутреннем положении о подотчетных средствах). В 1С нет автоматического контроля этого срока в базовом функционале, поэтому просроченную задолженность выявляют вручную.
Практический прием: сформируйте карточку счета 71 по сотруднику за длительный период (например, квартал или год) и посмотрите даты выдачи, которые не перекрыты последующими авансовыми отчетами. Если деньги выданы давно, а авансового отчета после них нет — задолженность просрочена.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 все описанные отчеты находятся в разделе «Отчеты» и работают одинаково. В 1С:ЗУП подотчетные суммы как таковые не учитываются — там ведется расчет задолженности по зарплате, поэтому для подотчета нужна бухгалтерская программа.
В 1С:УНФ и 1С:ERP есть дополнительные рабочие места. В УНФ расчеты с подотчетными лицами видны в отчете «Расчеты с подотчетными лицами» (раздел «Деньги»), который сразу показывает долг по сотрудникам без настройки группировок. В ERP используется отчет «Задолженность подотчетных лиц» в разделе казначейства — он дополнительно показывает сроки отчетности и выделяет просроченные суммы.
| Конфигурация | Основной инструмент | Особенность |
|---|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 8.3 | ОСВ по счету 71 | Нужно включить группировку по сотрудникам |
| 1С:УНФ | Отчет «Расчеты с подотчетными лицами» | Готовый отчет в разделе «Деньги» |
| 1С:ERP | «Задолженность подотчетных лиц» | Показывает просрочку и сроки отчетности |
Частые ошибки при проверке задолженности
Еще одна распространенная ситуация — задолженность «не сходится» с данными сотрудника. Чаще всего причина в непроведенном или проведенном задним числом авансовом отчете. Проверьте журнал авансовых отчетов за период и убедитесь, что все документы проведены и попадают в нужный период.
Как проверить результат и что делать с выявленным долгом
Как проверить результат
Нулевое или соответствует выданной сумме
Сумма не совпадает с данными кассовых документов
Каждая выдача закрыта авансовым отчетом или возвратом
Есть выдачи без последующего закрытия
Дебет и кредит показаны по каждому сотруднику отдельно
Сальдо свернуто по счету в целом
Если долг подтвержден, у организации есть несколько законных способов его взыскать: сотрудник может вернуть деньги в кассу, сумму можно удержать из заработной платы с согласия работника, а при увольнении — учесть при окончательном расчете. Без согласия сотрудника удержания из зарплаты ограничены нормами трудового законодательства, поэтому при спорных суммах лучше получить письменное согласие.
Для профилактики полезно регулярно (например, перед закрытием месяца) формировать ОСВ по счету 71 и сверять остатки с кассовыми документами. Это занимает несколько минут и позволяет не накапливать «висящие» суммы.
Что важно запомнить
Задолженность подотчетного лица смотрят по счету 71: ОСВ — для остатков, карточка счета — для документов, анализ счета — для структуры расчетов. Всегда включайте группировку по сотрудникам и различайте дебетовое и кредитовое сальдо. Не исправляйте суммы ручными операциями без первичного документа.
Частые вопросы
Что означает кредитовое сальдо по счету 71?
Кредитовое сальдо означает, что организация должна сотруднику: он потратил на нужды компании больше, чем получил под отчет, и перерасход подтвержден авансовым отчетом. Эту сумму нужно возместить работнику через кассу или на карту.
Почему сотрудника нет в отчете по счету 71?
Если у сотрудника за выбранный период не было ни остатков, ни движений по счету 71, он не попадет в отчет. Также проверьте настройки отбора: возможно, в поле «Работники организации» установлен фильтр, который исключает нужного человека.
Как посмотреть задолженность по всем подотчетным лицам сразу?
Сформируйте ОСВ по счету 71 с группировкой по субконто «Работники организации» без отбора по конкретному сотруднику. Отчет покажет всех подотчетных лиц с ненулевыми остатками и оборотами за период.
Можно ли посмотреть долг подотчетника в 1С:ЗУП?
Нет, в ЗУП учет подотчетных сумм не ведется — эта программа рассчитывает зарплату и кадровый учет. Данные по счету 71 формируются в бухгалтерской программе (1С:Бухгалтерия, УНФ или ERP), куда выгружаются документы выдачи денег и авансовые отчеты.
Что делать, если задолженность висит давно, а сотрудник уволен?
Сначала восстановите документальную цепочку: найдите документ выдачи и проверьте, был ли авансовый отчет. Если долг подтвержден, а взыскать его невозможно, задолженность списывается по решению руководства после инвентаризации расчетов — с истекшим сроком исковой давности она относится на финансовый результат. Конкретный порядок списания согласуйте с бухгалтером, отвечающим за методологию учета.