Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С посмотреть задолженность по поставщикам
Как в 1С посмотреть задолженность по поставщикам: отчёты по расчётам с контрагентами, акт сверки, анализ субсчетов 60 и 76, проверка сроков оплаты.
Кредиторская задолженность перед поставщиками в 1С отражается на счетах расчётов с контрагентами — прежде всего на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», а также на счетах 76 и авансовых субсчетах. Посмотреть её можно несколькими способами: через стандартные отчёты по расчётам, оборотно-сальдовую ведомость по счёту, акт сверки и специализированные отчёты раздела «Покупки».
Выбор инструмента зависит от задачи. Если нужна общая сумма долга по всем поставщикам — достаточно ОСВ по счёту 60. Если требуется разбивка по договорам, документам и срокам оплаты — используют отчёты «Задолженность поставщикам» или «Расчёты с контрагентами». Для подтверждения суммы перед контрагентом формируют акт сверки.
Ниже разобраны основные способы на примере типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Комплексная автоматизация / ERP. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но логика поиска сохраняется.
Определите, какая именно задолженность нужна
Прежде чем формировать отчёт, важно понять, какой показатель вы ищете. В учёте существуют разные представления о «долге поставщику», и от этого зависит выбор отчёта и корректность результата.
Кредиторская задолженность — сумма, которую организация должна поставщику за полученные товары и услуги. Дебиторская задолженность поставщика — наоборот, его долг перед вами, например по выданному авансу, за который товар ещё не поставлен. В отчётах по счёту 60 обе суммы могут встречаться одновременно: по одному контрагенту — кредитовое сальдо, по другому — дебетовое.
Также различайте задолженность по срокам: текущую (срок оплаты ещё не наступил) и просроченную. Для управленческих задач обычно важна именно просроченная часть — её показывают отчёты с анализом по срокам долга.
Посмотрите долг через отчёт «Задолженность поставщикам»
Самый наглядный способ — специализированный отчёт. В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Покупки» — «Отчёты» — «Задолженность поставщикам». В 1С:Комплексной автоматизации и ERP аналогичный отчёт доступен в разделе «Закупки» или через «Отчёты» — «Расчёты с партнёрами».
Порядок действий прост: откройте отчёт, укажите период (обычно «на дату»), при необходимости установите отбор по организации или конкретному контрагенту и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет суммы долга в разрезе поставщиков и договоров.
Полезная возможность — группировка по срокам долга. В настройках отчёта можно задать интервалы (например, до 30 дней, 30–60, свыше 60), и программа разнесёт задолженность по «возрастным» группам. Это позволяет сразу увидеть просроченные обязательства и спланировать платежи.
- 1Откройте раздел «Покупки» — «Отчёты» — «Задолженность поставщикам»
- 2Укажите дату, на которую нужен остаток долга
- 3При необходимости задайте отбор по организации или контрагенту
- 4Включите группировку по срокам долга в настройках отчёта
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму по колонке «Кредиторская задолженность»
Проверьте задолженность через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — универсальный инструмент бухгалтера. Она есть во всех конфигурациях: раздел «Отчёты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Выберите счёт 60, укажите период и сформируйте.
Кредитовое сальдо на конец периода по субсчёту 60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» — это и есть ваша задолженность. Дебетовое сальдо по субсчёту 60.02 «Расчёты по авансам выданным» показывает предоплаты, за которые поставка ещё не выполнена. Важно смотреть сальдо развёрнуто, по субсчетам и контрагентам: свёрнутое сальдо по счёту в целом может скрывать одновременно и долг, и аванс по разным договорам.
В настройках ОСВ включите группировку по субконто: контрагенты, договоры, документы расчётов. Тогда отчёт покажет, по какому конкретному документу поступления висит долг. Двойной щелчок по сумме (или кнопка расшифровки) откроет карточку счёта с движениями — так можно дойти до первичного документа.
Сформируйте акт сверки с конкретным поставщиком
Когда нужно подтвердить сумму долга перед конкретным контрагентом или разобраться в расхождениях, используют акт сверки. В 1С:Бухгалтерии: раздел «Покупки» (или «Продажи») — «Акты сверки расчётов с контрагентами» — «Создать».
В документе укажите контрагента, договор (или оставьте «по всем договорам»), период сверки и нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов: поступления, оплаты, возвраты, корректировки. На вкладке с данными контрагента можно внести его цифры, и программа автоматически покажет расхождения.
Акт сверки — это ещё и способ найти ошибки в учёте: незакрытые авансы, задвоенные документы, оплаты, отнесённые не на тот договор. Если акт показывает расхождение с данными поставщика, сначала проверьте свой учёт по карточке счёта 60, прежде чем оспаривать сумму.
Используйте отчёт «Анализ субконто» и карточку счёта для детализации
Если нужно посмотреть расчёты по нестандартному разрезу — например, все расчёты с конкретным контрагентом по всем счетам сразу (60, 76, 66, 67) — удобен отчёт «Анализ субконто» (раздел «Отчёты»). Выберите вид субконто «Контрагенты», укажите нужного поставщика и период.
Отчёт покажет сальдо и обороты по всем счетам, где участвует этот контрагент: вы увидите и долг за поставку, и авансы, и возможные расчёты по претензиям. Это полезно, когда с одним поставщиком ведутся разные виды расчётов.
Карточка счёта 60 по контрагенту даёт хронологическую ленту операций: каждое поступление увеличивает долг, каждая оплата уменьшает. По ней удобно отследить, какая оплата не зачлась на нужный документ — типичная причина «фантомной» задолженности.
Сравнение вариантов
Подходит для быстрой оценки общей картины и анализа по срокам долга. Ограничение: не всегда показывает расчёты по прочим счетам (76 и др.).
Универсальный бухгалтерский инструмент, показывает сальдо по субсчетам и контрагентам. Требует понимания структуры счетов и развёрнутого сальдо.
Нужен для подтверждения суммы с конкретным поставщиком и поиска расхождений. Неудобен для обзора всех поставщиков сразу.
Даёт полную картину расчётов с одним контрагентом по всем счетам. Не показывает сроки долга.
Учтите особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 расчёты с поставщиками ведутся на счёте 60 с субконто «Контрагенты», «Договоры», «Документы расчётов». Основные отчёты собраны в разделах «Покупки» и «Отчёты». Способ зачёта авансов (автоматически, по документу) задаётся в документе оплаты и влияет на то, как закрывается задолженность.
В 1С:Комплексной автоматизации, ERP и Управлении торговлей расчёты ведутся по партнёрам и соглашениям, а ключевые отчёты — «Ведомость расчётов с партнёрами», «Задолженность поставщикам», «Карточка расчётов с партнёром». Там же доступен платёжный календарь, где задолженность видна в разрезе планируемых дат оплаты.
Во всех конфигурациях работает правило: управленческие отчёты по расчётам могут отличаться от бухгалтерских, если ведётся несколько видов учёта или есть разницы во времени признания операций. Для отчётности и сверок ориентируйтесь на данные бухгалтерского учёта.
Проверьте результат и устраните типичные ошибки
После формирования отчёта сверьте итоговую сумму с данными баланса: кредиторская задолженность перед поставщиками должна соответствовать кредитовому сальдо счёта 60.01 (плюс авансы полученные, если поставщик одновременно является покупателем — смотрите по ситуации). Расхождение отчёта и ОСВ — сигнал проверить настройки отбора и период.
Частая ситуация — «зависшие» суммы из-за неправильного зачёта авансов: оплата проведена, но не закрыла конкретный документ поступления, и по отчёту одновременно числятся и долг, и аванс по одному поставщику. Лечится ручным указанием документа расчётов в платёжном документе или документом «Корректировка долга» («Взаимозачёт», «Списание задолженности»).
Ещё одна ошибка — задвоенные контрагенты в справочнике: один и тот же поставщик заведён дважды, и долг «размазан» между двумя карточками. Перед анализом задолженности полезно проверить справочник на дубли по ИНН.
Как проверить результат
Совпадает с кредитовым сальдо 60.01 в ОСВ за тот же период
Суммы расходятся — проверьте отборы, период и непроведённые документы
Либо кредитовое (долг), либо дебетовое (аванс) по каждому договору
Одновременно дебет и кредит по одному договору — не зачтён аванс
Расхождений нет или они объяснены документами в пути
Необъяснённые разницы — ищите задвоение или пропуск документов
Частые вопросы
Где в 1С:Бухгалтерии быстро посмотреть долг по одному поставщику?
Откройте справочник «Контрагенты», найдите нужного поставщика и используйте ссылку отчётов в карточке (например, «Расчёты с контрагентом») либо сформируйте ОСВ по счёту 60 с отбором по этому контрагенту. Так вы увидите сальдо по всем его договорам сразу.
Почему отчёт показывает долг, хотя мы всё оплатили?
Чаще всего оплата проведена, но не зачлась на конкретный документ поступления, либо платёжное поручение не проведено или не загружено из банка. Откройте карточку счёта 60 по контрагенту и проверьте, какие документы расчётов остались незакрытыми.
Как посмотреть только просроченную задолженность?
В отчёте «Задолженность поставщикам» включите в настройках группировку по срокам долга и задайте интервалы. Программа разнесёт суммы по «возрасту» задолженности, и вы увидите просроченную часть. В ERP аналогичную информацию даёт отчёт по расчётам с партнёрами с контролем дат оплаты.
В чём разница между задолженностью по данным бухгалтерии и по акту поставщика?
Бухгалтерская задолженность формируется вашими документами, а у поставщика — его. Расхождения возникают из-за документов в пути (товар отгружен, но ещё не оприходован), разницы в датах оплаты и ошибок ввода. Акт сверки как раз и нужен, чтобы выявить и документально зафиксировать эти разницы.
Можно ли выгрузить задолженность по поставщикам в Excel?
Да, любой табличный отчёт в 1С сохраняется через «Файл» — «Сохранить как» (или кнопку сохранения) в формате Excel. Удобно сначала сформировать отчёт с нужными группировками, а затем выгрузить его для дальнейшего анализа и планирования платежей.
Что делать, если один поставщик заведён в базе дважды?
Найдите дубли поиском по ИНН в справочнике контрагентов. Затем перенесите документы с дублирующей карточки на основную (вручную или специальной обработкой поиска и замены дублей) и пометьте лишнюю карточку на удаление. После этого пересформируйте отчёты — задолженность соберётся в одном месте.
Что важно запомнить
Задолженность перед поставщиками смотрят через отчёт «Задолженность поставщикам», ОСВ по счёту 60 с развёрнутым сальдо и акт сверки с контрагентом. Сверяйте результат с сальдо 60.01, следите за зачётом авансов и не вносите исправления в закрытые периоды без резервной копии базы.