Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С посмотреть задолженность по авансовому платежу
Пошаговая инструкция: как в 1С посмотреть задолженность по авансовому платежу через отчёты, оборотно-сальдовую ведомость и акт сверки с контрагентом.
Авансовые платежи — одна из самых частых причин расхождений во взаиморасчётах: деньги перечислены, а отгрузка ещё не прошла, или наоборот, документ реализации проведён, а аванс не зачтён. Чтобы понять, кто кому должен и в какой сумме, в 1С есть несколько штатных инструментов, и все они доступны без доработки конфигурации.
Ключевой принцип: авансы в бухгалтерском учёте учитываются на отдельных субсчетах. В типовой 1С:Бухгалтерии это 62.02 «Расчёты по авансам полученным» и 60.02 «Расчёты по авансам выданным». Именно по этим счетам строится основная аналитика, а оборотно-сальдовая ведомость и отчёты по взаиморасчётам показывают остатки в разрезе контрагентов, договоров и документов расчётов.
Ниже разобраны конкретные способы посмотреть задолженность по авансам в 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности для «Управления торговлей» и «Комплексной автоматизации». Отдельно рассмотрены типичные ошибки, из-за которых авансы «зависают» и искажают картину задолженности.
Где в 1С хранится информация об авансах
В типовых конфигурациях авансы отделены от основной задолженности на уровне плана счетов. Полученные от покупателей авансы отражаются по кредиту счёта 62.02, выданные поставщикам — по дебету 60.02. Когда проходит отгрузка или поступление, программа при проведении документа автоматически выполняет зачёт аванса: формируются проводки Дт 62.02 Кт 62.01 или Дт 60.01 Кт 60.02.
Аналитика на этих счетах ведётся по субконто «Контрагенты», «Договоры» и «Документы расчётов с контрагентами». Именно третье субконто позволяет увидеть, к какому конкретному платёжному поручению или счёту привязан аванс и почему он не закрылся. Если аналитика по документам расчётов заполнена некорректно, аванс будет числиться «в воздухе» даже после реальной отгрузки.
Понимание этой структуры важно для интерпретации отчётов: остаток по кредиту 62.02 означает, что вы должны покупателю товар или возврат денег, а остаток по дебету 60.02 — что поставщик должен вам. Развёрнутое сальдо по 62 счёту (одновременно дебетовое и кредитовое) как раз и показывает смесь долга и аванса по одному контрагенту.
Как посмотреть авансы через оборотно-сальдовую ведомость
Самый универсальный способ — оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 62.02 для авансов полученных или 60.02 для авансов выданных, задайте период и нажмите «Сформировать». В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») включите группировку по субконто: контрагенты, договоры, документы расчётов.
В результате вы увидите по каждому контрагенту остаток аванса на начало и конец периода, а также обороты — поступление оплат и их зачёты. Конечное сальдо по кредиту 62.02 — это непогашенная задолженность перед покупателями по полученным авансам. Если развернуть строку до документов расчётов, станет видно, какие платёжные поручения ещё не закрыты реализациями.
Для общей картины по всем взаиморасчётам удобен отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» по счетам 60 и 62 с настройкой «По субсчетам». Она покажет раздельно 62.01 (долг покупателя за отгрузку) и 62.02 (авансы), что позволяет сразу отличить задолженность по авансовому платежу от обычной дебиторки.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите счёт 62.02 или 60.02 и нужный период
- 3В настройках добавьте группировку по субконто: контрагенты, договоры, документы расчётов
- 4Сформируйте отчёт и разверните строки с ненулевым сальдо
- 5Проверьте, к каким документам привязаны незакрытые авансы
Отчёты по взаиморасчётам и задолженности
Помимо ОСВ, в 1С:Бухгалтерии есть специализированные отчёты. «Задолженность покупателей по срокам долга» и «Задолженность поставщикам по срокам долга» (раздел «Продажи» и «Покупки» соответственно) показывают долги с детализацией по договорам и срокам оплаты. Авансы в этих отчётах отображаются с минусом или в отдельной колонке — в зависимости от версии конфигурации.
Отчёт «Анализ субконто» (раздел «Отчёты») даёт гибкую выборку: выберите вид субконто «Контрагенты», укажите конкретного покупателя или поставщика, добавьте отбор по счетам 62.02/60.02 — и получите все движения по авансам этого партнёра за период. Это удобно, когда нужно разобраться с одним проблемным контрагентом.
Ещё один полезный инструмент — «Карточка счёта». Сформировав её по 62.02 с отбором по контрагенту, вы увидите хронологию: каждая оплата и каждый зачёт с указанием документа и суммы. По карточке легко определить, на каком документе цепочка расчётов прервалась.
| Отчёт | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| ОСВ по счёту 62.02 / 60.02 | Остатки и обороты авансов по контрагентам и документам | Общая картина и быстрый поиск незакрытых авансов |
| Анализ субконто | Все операции по выбранному контрагенту или договору | Детальный разбор расчётов с одним партнёром |
| Карточка счёта | Хронология проводок по счёту с отборами | Поиск конкретного «зависшего» документа |
| Акт сверки взаиморасчётов | Расшифровка долга по документам для стороны контрагента | Сверка с покупателем или поставщиком |
Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом
Когда нужно подтвердить задолженность по авансу перед контрагентом или получить подтверждение от него, используется документ «Акт сверки взаиморасчётов». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчётов». Создайте новый документ, выберите контрагента, договор (или оставьте по всем договорам), укажите период и нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов.
В табличной части акта будут видны и отгрузки, и оплаты, включая авансовые. Сальдо на конец периода покажет итоговое состояние расчётов: положительное значение — долг контрагента, отрицательное — ваш долг (в том числе незачтённый аванс). По кнопке печати формируется стандартная форма акта для подписания второй стороной.
Учтите: акт сверки показывает сводное сальдо по счетам 62.01 и 62.02. Если нужно разделить долг и аванс, смотрите расшифровку по документам внутри акта или дополнительно формируйте ОСВ по субсчетам.
Как посмотреть авансы в 1С:Управление торговлей и ERP
В управленческих конфигурациях логика та же, но инструменты другие. В «1С:Управление торговлей 11» откройте раздел «Продажи» → «Отчёты» → «Взаиморасчёты с клиентами» (или «Расчёты с партнёрами»). Отчёт показывает по каждому партнёру сумму долга, сумму аванса и итоговое сальдо. Отдельно есть отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» с детализацией до заказов и накладных.
Для расчётов с поставщиками используется аналогичный отчёт «Взаиморасчёты с поставщиками» в разделе «Закупки». Авансы выданные там выводятся отдельной позицией, и видно, под какой заказ или поступление они ещё не закрыты. В ERP и «Комплексной автоматизации» эти отчёты находятся в разделе «Казначейство» или «Продажи/Закупки» → «Отчёты по расчётам».
Если в управленческом отчёте аванс виден, а в бухгалтерской ОСВ — нет (или наоборот), это признак рассинхронизации управленческого и регламентированного учёта. В таком случае проверяйте проведение документов оплаты и корректность отражения их в бухгалтерском учёте.
Сравнение способов
Подходит для бухгалтерской картины по всем контрагентам сразу; требует понимания плана счетов
Удобны для менеджеров: долг и аванс показаны отдельными колонками без бухгалтерской терминологии
Нужен для документального подтверждения задолженности перед контрагентом, а не для оперативного контроля
Почему аванс «зависает» и как это исправить
Самая частая причина некорректной задолженности по авансам — документ оплаты не зачтён автоматически. Это происходит, когда в документе реализации или поступления не указан документ расчётов, отключён автоматический зачёт авансов, либо оплата и отгрузка проведены по разным договорам. В результате по 62.01 висит долг покупателя, а по 62.02 — его же аванс.
Вторая типичная ситуация — ручные операции по зачёту авансов, сделанные с ошибками в аналитике. Например, операция «Зачёт аванса» (или корректировка долга) проведена не по тому договору. Тогда в ОСВ по контрагенту в целом сальдо правильное, а в разрезе договоров — искажённое.
Для исправления используйте документ «Корректировка долга» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Покупки» или «Продажи») с операцией «Зачёт авансов» или «Перенос задолженности». Перед любыми ручными корректировками сформируйте ОСВ и сохраните её — это позволит проверить результат и при необходимости откатить изменения. После корректировки повторно сформируйте отчёты и убедитесь, что сальдо по субсчетам соответствует реальному состоянию расчётов.
Как проверить корректность данных по авансам
После просмотра или исправления данных полезно выполнить контрольную проверку. Сформируйте ОСВ по счёту 62 целиком с детализацией по субсчетам: сумма сальдо 62.01 и 62.02 должна совпадать с развёрнутым сальдо по контрагентам. Если по одному контрагенту одновременно есть дебетовое сальдо по 62.01 и кредитовое по 62.02 при отсутствии реальных оснований — это сигнал к зачёту.
Дополнительно сверьте остатки по 60.02 и 62.02 с данными банковских выписок за период: каждая незакрытая оплата в выписке должна иметь отражение в авансах. Расхождения обычно означают непроведённый или ошибочно проведённый банковский документ.
Как проверить результат
Каждый остаток соответствует реальному неотгруженному авансу
Есть остатки по контрагентам, которым товар давно отгружен
Либо долг, либо аванс — не оба одновременно без оснований
Одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по одному договору
Каждая незакрытая оплата из выписки видна в отчёте
Оплата в банке есть, а в учёте аванс не отражён
Частые вопросы
Почему в отчёте по задолженности аванс показан с минусом?
Отрицательная сумма в отчётах по дебиторской задолженности означает, что по контрагенту преобладает кредиторская часть — то есть полученный, но не зачтённый аванс. Это нормальное отображение: программа показывает, что по факту вы должны контрагенту, а не он вам.
Можно ли посмотреть авансы только по одному договору?
Да. В ОСВ по счёту, «Анализе субконто» и «Карточке счёта» есть отборы по субконто. Установите отбор по нужному договору (и при необходимости контрагенту) — отчёт покажет движения и остатки авансов только в рамках этого договора.
Что делать, если аванс не зачёлся автоматически при проведении реализации?
Проверьте, совпадают ли контрагент и договор в документе оплаты и реализации, и не снят ли флаг автоматического зачёта в документе. Если документы уже проведены, используйте «Корректировку долга» с операцией зачёта авансов либо перепроведите реализацию после исправления аналитики.
Как увидеть авансы в разрезе конкретных платёжных поручений?
Сформируйте ОСВ по счёту 62.02 или 60.02 и в настройках группировки добавьте субконто «Документы расчётов с контрагентами». Каждая строка отчёта будет соответствовать конкретному платёжному документу с его незакрытым остатком.
Влияет ли незакрытый аванс на налоги?
Да. С полученных авансов в общем случае начисляется НДС, а после отгрузки он принимается к вычету. Если аванс ошибочно «завис» после реальной отгрузки, возможны искажения в книге продаж и декларации по НДС, поэтому такие остатки стоит регулярно контролировать.
Чем отличается просмотр авансов в бухгалтерском и управленческом учёте?
Бухгалтерские отчёты (ОСВ, карточка счёта) опираются на проводки и план счетов, управленческие отчёты УТ/ERP — на регистры взаиморасчётов. Данные могут отличаться из-за непроведённых документов или разной детализации, поэтому при расхождениях сверяйте оба контура.
Что важно запомнить
Задолженность по авансам смотрят по субсчетам 62.02 и 60.02 через ОСВ по счёту с группировкой по контрагентам и документам расчётов. Для детального разбора используют «Анализ субконто» и «Карточку счёта», для подтверждения перед партнёром — акт сверки. Зависшие авансы чаще всего вызваны разрывом аналитики между оплатой и отгрузкой и исправляются корректировкой долга после проверки отчётами.