Как в 1С посмотреть забалансовый счет

Забалансовые счета в 1С используются для учета имущества и обязательств, которые не принадлежат организации на праве собственности: арендованные основные средства, товары на комиссии, материалы в переработке, списанная задолженность. Данные по ним не попадают в баланс, но контролировать их нужно не менее тщательно — именно по забалансовым счетам чаще всего возникают вопросы при инвентаризации и проверках.

Посмотреть остатки и обороты по забалансовому счету в 1С можно несколькими способами: через оборотно-сальдовую ведомость, отчет «Анализ счета», «Обороты счета» или карточку счета. Выбор зависит от того, что нужно получить: только итоговое сальдо, детализацию по контрагентам и объектам или полный список проводок за период.

Ниже разобраны конкретные способы для «1С:Бухгалтерии 8.3» — самой распространенной конфигурации, а также особенности для других типовых решений. Все действия выполняются штатными средствами, без доработки конфигурации.

Какие забалансовые счета есть в типовой 1С

В плане счетов «1С:Бухгалтерии» забалансовые счета имеют признак «Забалансовый» — он установлен в карточке счета. Типовые примеры: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 007 «Списанная в убыток задолженность», 008 «Обеспечения обязательств полученные», 009 «Обеспечения обязательств выданные». Также встречаются счета с буквенными кодами, например МЦ «Материальные ценности в эксплуатации».

Открыть полный список можно через раздел «Главное» → «План счетов». Чтобы быстро увидеть только забалансовые, установите отбор по колонке «Забалансовый» или просто пролистайте список — такие счета обычно сгруппированы в конце плана. Если в колонке «Забалансовый» стоит галочка, счет не участвует в валюте баланса.

Как посмотреть забалансовый счет через оборотно-сальдовую ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — основной инструмент. Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость». Укажите период и организацию, затем перейдите в «Показать настройки» (кнопка в шапке отчета). На закладке «Отбор» добавьте условие: поле «Счет», вид сравнения «Равно» (или «В списке», если счетов несколько), значение — нужный забалансовый счет, например 001.

После нажатия «Сформировать» вы увидите сальдо на начало и конец периода, а также обороты по дебету и кредиту. Если у счета включен аналитический учет (субконто), на закладке «Группировка» добавьте нужные измерения — контрагенты, номенклатура, договоры — и отчет покажет остатки в разрезе каждого объекта.

Обратите внимание: в общей ОСВ без отбора забалансовые счета тоже отображаются, но их итоги не сворачиваются в общие итоги по дебету и кредиту — равенства оборотов между собой у забалансовых счетов нет, и это нормально.

1. 1
   Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость»
2. 2
   Укажите период и организацию
3. 3
   В настройках на закладке «Отбор» добавьте условие по забалансовому счету
4. 4
   На закладке «Группировка» добавьте субконто для детализации
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо на конец периода

Анализ счета и карточка счета для детальной проверки

Анализ счета

Отчет «Анализ счета» («Отчеты» → «Анализ счета») показывает, с какими счетами и по каким объектам аналитики формировались обороты. Выберите забалансовый счет, задайте период и сформируйте. Отчет удобен, когда нужно понять, за счет чего изменился остаток: какие контрагенты, договоры или номенклатурные позиции дали приход и расход.

Карточка счета

«Карточка счета» выводит полный перечень проводок по счету за период: дата, документ, содержание операции, сумма. Это основной инструмент поиска ошибки, когда сальдо не сходится с первичными документами. Из карточки можно двойным щелчком открыть документ-источник и проверить его заполнение.

Оба отчета поддерживают отборы по субконто. Например, чтобы посмотреть арендованные основные средства только по конкретному арендодателю, добавьте в настройках отбор по субконто «Контрагенты».

Какой отчет выбрать

Оборотно-сальдовая ведомость

Нужны только остатки и обороты за период, в том числе в разрезе аналитики. Не показывает отдельные документы

Анализ счета

Нужно понять структуру оборотов — с какими счетами и объектами шло движение

Карточка счета

Нужна расшифровка до документов и поиск конкретной ошибочной проводки

Как вывести все забалансовые счета сразу

Если нужна сводная картина по всем забалансовым счетам, в ОСВ сформируйте отчет без отбора по счету и найдите забалансовый блок в конце ведомости. Альтернатива — отбор по условию «Счет.Забалансовый = Да», если ваша версия конфигурации поддерживает отбор по реквизиту счета. В некоторых релизах такой отбор доступен непосредственно в настройках ОСВ.

Еще один вариант — отчет «Обороты счета»: он показывает обороты счета в корреспонденции с другими счетами. Для забалансовых счетов корреспонденций обычно нет, поэтому отчет фактически даст итоги прихода и расхода по субконто.

Особенности в других конфигурациях 1С

В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексной автоматизации» забалансовый учет ведется через те же стандартные бухгалтерские отчеты, если в конфигурации есть раздел бухгалтерского учета. Путь к отчетам может отличаться: ищите «Оборотно-сальдовую ведомость» в разделах «Компания», «Финансы» или «Отчеты».

В «1С:Зарплата и управление персоналом» полноценного плана счетов нет — забалансовые счета там не смотрят, данные выгружаются в бухгалтерскую программу. В «1С:ERP» забалансовые счета доступны через отчеты раздела «Регламентированный учет», логика настройки отборов аналогична Бухгалтерии.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространенная проблема — пустой отчет при наличии операций. Причины: неверный период, отбор по другой организации, либо операции отражены на другом счете (например, пользователь ищет аренду на 001, а учет велся на счете, добавленном вручную). Проверьте проводки через «Операции, введенные вручную» и журналы документов.

Вторая типичная ситуация — минусовое сальдо по забалансовому счету. Это почти всегда ошибка: списание объекта, который не был оприходован, или двойное списание. Найдите виновную проводку через карточку счета и исправьте документ, а не сальдо напрямую.

Как проверить корректность данных по забалансовому счету

Сверьте сальдо по забалансовому счету с первичными документами: договорами аренды, актами приема-передачи, инвентаризационными описями. Для счета 001 суммарная арендная оценка по договорам должна совпадать с дебетовым сальдо. Для счета 002 — остатки должны соответствовать складским остаткам ценностей на ответхранении.

При инвентаризации используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с группировкой по всем субконто — она дает максимально детальный срез для сверки с фактическим наличием объектов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в ОСВ

Норма

Совпадает с данными договоров и инвентаризационных описей

Тревожный признак

Расхождение с первичными документами или отрицательное значение

Обороты по дебету и кредиту

Норма

Каждое движение подтверждено документом в карточке счета

Тревожный признак

Есть проводки без документов или с пустой аналитикой

Аналитика (субконто)

Норма

Все объекты заполнены: контрагенты, договоры, номенклатура

Тревожный признак

Позиции с пустыми субконто — отчет в разрезе аналитики не сойдется

Частые вопросы

Почему забалансовый счет не виден в общей оборотно-сальдовой ведомости?

Чаще всего установлен отбор или настройка «По забалансовым счетам» отключена в используемом варианте отчета. Откройте настройки, сбросьте отборы или сформируйте отчет с явным отбором по нужному счету. Также проверьте, что за выбранный период по счету были движения — счета без оборотов и сальдо могут скрываться настройкой «Не показывать нулевые строки».

Можно ли посмотреть забалансовый счет по конкретному контрагенту?

Да. В настройках ОСВ или «Анализа счета» добавьте на закладке «Отбор» условие по субконто «Контрагенты» с нужным значением. Дополнительно включите группировку по контрагентам, чтобы видеть разбивку внутри отчета.

Что делать, если по забалансовому счету висит минус?

Откройте «Карточку счета» за период возникновения минуса и найдите проводку списания без предшествующего оприходования. Обычно причина — ошибочный или задвоенный документ списания, либо приход оформлен на другой счет или с другой аналитикой. Исправьте документ, а не вводите корректирующую операцию вручную без необходимости.

Как распечатать обороты по забалансовому счету для проверки?

Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» с группировкой по всем субконто и используйте стандартную команду печати (Ctrl+P или кнопка с принтером). При необходимости сохраните отчет в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить копию».

Видны ли забалансовые счета в регламентированной отчетности?

В бухгалтерский баланс забалансовые остатки не включаются, но отдельные показатели (арендованные ОС, обеспечения) раскрываются в пояснениях и справках к отчетности. В 1С эти данные подтягиваются из забалансовых счетов при автозаполнении соответствующих форм, если учет велся корректно.