Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С посмотреть оплаты поставщикам
Как в 1С посмотреть оплаты поставщикам: журнал банковских документов, отчеты по задолженности, акт сверки и анализ расчетов с контрагентами шаг за шагом.
Информация об оплатах поставщикам в 1С хранится в нескольких местах: в банковских и кассовых документах, в регистрах взаиморасчетов и в отчетах по задолженности. В зависимости от задачи — найти конкретный платеж, проверить долг по контрагенту или сверить расчеты за период — используются разные инструменты. Ниже разобраны основные способы для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация / ERP.
Важно понимать различие между платежным документом и фактом оплаты в учете. Списание с расчетного счета формируется документом «Списание с расчетного счета», а зачет оплаты в задолженность поставщику происходит при проведении этого документа по регистрам расчетов. Поэтому искать оплаты можно и по документам, и по отчетам взаиморасчетов — результаты должны согласовываться.
Где в 1С хранятся документы оплаты поставщикам
Все оплаты контрагентам оформляются денежными документами. В 1С:Бухгалтерии 8 это «Списание с расчетного счета» и «Расходный кассовый ордер», в УНФ и ERP — «Расход со счета», «Расход из кассы» и «Операция по платежной карте». Каждый такой документ содержит вид операции, который определяет, как проводка повлияет на расчеты: «Оплата поставщику», «Возврат поставщику», «Прочие расчеты с контрагентами» и другие.
Найти журнал документов можно через раздел «Банк и касса» → «Банк» → «Банковские выписки» или «Безналичные платежи» (в зависимости от конфигурации). Кассовые оплаты находятся в разделе «Банк и касса» → «Касса» → «Кассовые документы». В открывшемся списке установите отбор по виду операции «Оплата поставщику» и при необходимости по контрагенту — получите полный перечень оплат за выбранный период.
Если в программе ведется учет по нескольким организациям или расчетным счетам, добавьте в отбор организацию и банковский счет. Без этого фильтра в журнале будут смешаны платежи разных юрлиц, и итоги будут вводить в заблуждение.
- 1Откройте Банк и касса → Банк → Банковские выписки
- 2Установите период и отбор по виду операции «Оплата поставщику»
- 3Добавьте отбор по контрагенту через кнопку «Ещё» → «Настроить список»
- 4Проверьте, что документ проведен и не помечен на удаление
- 5Откройте документ и сверьте сумму, назначение платежа и счет поставщика
Как посмотреть оплаты через отчеты по расчетам с поставщиками
Журнал документов показывает сами платежи, но не отвечает на вопрос, на какую сумму закрыт долг и сколько осталось оплатить. Для этого служат отчеты по взаиморасчетам. В 1С:Бухгалтерии они находятся в разделе «Покупки» или «Отчеты»: «Задолженность поставщикам», «Анализ расчетов с поставщиками», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60».
Отчет «Анализ расчетов с поставщиками» показывает по каждому контрагенту и договору сальдо на начало периода, поступления, оплаты и сальдо на конец. Это удобный способ увидеть все оплаты конкретному поставщику в разрезе договоров и документов расчетов. Двойной щелчок по сумме раскрывает расшифровку до первичного документа.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дает ту же картину с точки зрения бухгалтерского учета: кредитовый оборот — поступления товаров и услуг, дебетовый оборот — оплаты и зачеты авансов. Субсчет 60.01 показывает расчеты по поставкам, 60.02 — выданные авансы. Если аванс не зачелся автоматически, вы увидите одновременно дебетовое сальдо по 60.02 и кредитовое по 60.01 по одному контрагенту.
Какой инструмент выбрать
Подходит для поиска конкретного платежа по дате, сумме или контрагенту. Не показывает состояние задолженности.
Показывает оплаты и долги в разрезе договоров и документов. Ограничение: требует корректного заполнения договоров в документах.
Дает бухгалтерскую картину расчетов и авансов. Не показывает управленческие детали вроде сроков оплаты по заказам.
Подходит для сверки с контрагентом и печати документа. Неудобен для оперативного ежедневного контроля.
Как сформировать акт сверки с поставщиком
Акт сверки — стандартный способ подтвердить оплаты и задолженность перед контрагентом. В 1С:Бухгалтерии откройте «Покупки» → «Акты сверки расчетов» (или «Продажи» → «Акты сверки» в зависимости от настроек интерфейса) и создайте новый документ. Укажите контрагента, договор (или оставьте сверку по всем договорам) и период.
После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Табличная часть заполнится всеми документами расчетов: поступлениями, оплатами, возвратами и корректировками. Проверьте, что в акт попали именно те оплаты, которые вы ожидаете увидеть — расхождения обычно означают, что платеж проведен с ошибкой в договоре или виде операции.
Сформированный акт можно распечатать по кнопке «Печать» → «Акт сверки расчетов». Если поставщик прислал свой акт и данные расходятся, сначала сопоставьте документы построчно: чаще всего причина в непроведенном платеже, платеже на другой договор или банковской комиссии, списанной отдельно.
Как проверить, зачлась ли оплата в задолженность
Проведенный платеж не всегда означает погашенный долг. Зачет зависит от корректности реквизитов: контрагента, договора, документа расчетов и способа зачета авансов. В типовых конфигурациях документ оплаты при проведении автоматически зачитывает задолженность по указанному договору, но при ручном вводе документов расчетов возможны разрывы.
Признак незачтенного платежа — одновременное существование долга и аванса по одному поставщику. В отчете «Задолженность поставщикам» это видно как отрицательная и положительная сумма по одному контрагенту. В ОСВ по счету 60 — сальдо одновременно на 60.01 и 60.02. Для исправления откройте документ оплаты, проверьте договор и таблицу зачета авансов, затем перепроведите документ. В некоторых конфигурациях есть отдельный документ «Зачет авансов» или обработка закрытия месяца, выполняющая зачет автоматически.
Как проверить результат
После оплаты долг уменьшился на сумму платежа или закрылся полностью
Долг не изменился, а появился аванс — платеж не зачелся
Сальдо либо по 60.01 (долг), либо по 60.02 (аванс), но не по обоим
Развернутое сальдо на обоих субсчетах по одному договору
Документ проведен, в движениях есть записи по регистрам расчетов
Документ не проведен, помечен на удаление или создан вручную без движений
Типичные ошибки при поиске оплат и их последствия
Самая частая ошибка — искать оплату только в платежных поручениях. В 1С платежное поручение — это лишь заявка на платеж; факт оплаты фиксирует документ списания с расчетного счета, загруженный из банк-клиента или созданный вручную. Если платежное поручение создано, а выписка не загружена, оплаты в учете нет, хотя деньги могли уйти из банка.
Вторая распространенная ситуация — платеж разнесен на другой договор или другую организацию. В этом случае в акте сверки с поставщиком оплаты не видно, а по другому договору висит необоснованный аванс. Исправляется это редактированием документа оплаты: замените договор на правильный и перепроведите документ, затем проверьте отчет по расчетам повторно.
Третья ошибка — неверный период отбора. Оплата могла пройти на границе периодов, а банк провел ее следующим днем. Если платеж не находится, расширьте период поиска на несколько дней в обе стороны и проверьте журнал «Банковские выписки» без отбора по контрагенту, отсортировав по сумме.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 основной путь — раздел «Банк и касса» и отчеты по счету 60. В 1С:Управление нашей фирмой оплаты видны в разделе «Деньги» → «Расходы со счета» и «Расходы из кассы», а расчеты с поставщиками анализируются отчетами «Расчеты с поставщиками» и «Долги по поступлениям». В ERP и Комплексной автоматизации используйте раздел «Казначейство» → «Безналичные платежи» и отчеты «Ведомость расчетов с поставщиками», «Задолженность поставщикам по срокам долга».
В конфигурациях с заказами поставщикам (УНФ, ERP, УТ 11) оплату удобно искать прямо из заказа: откройте заказ поставщику и перейдите по связанным документам — там будут поступления и оплаты, а также текущий статус расчетов по заказу. Это быстрее, чем строить отчет, когда нужно проверить расчеты по одной конкретной сделке.
Как выбрать действие
Ограничения и меры предосторожности
Не редактируйте банковские документы прошлых закрытых периодов без необходимости: перепроведение выписок за закрытый квартал может изменить регламентированную отчетность и книгу покупок/продаж. Если ошибка найдена в прошлом периоде, согласуйте исправление с главным бухгалтером и при необходимости оформите корректировку текущей датой.
Помните, что данные 1С — это отражение учета, а не гарантия факта платежа. Окончательным подтверждением оплаты служит банковская выписка. При спорах с поставщиком сверяйте не только акт в 1С, но и реквизиты платежа в выписке: номер, дату, назначение, счет получателя. Оплата на реквизиты, не совпадающие с договором, — отдельный риск, который учет не выявит автоматически.
Что важно запомнить
Факт оплаты в 1С фиксирует документ списания с расчетного счета или расходный кассовый ордер, а не платежное поручение. Для поиска платежей используйте журнал банковских выписок, для анализа долгов — отчеты по расчетам и ОСВ по счету 60, для подтверждения перед контрагентом — акт сверки. Если оплата проведена, но долг не закрылся, проверяйте договор и зачет авансов.
Частые вопросы
Почему платежное поручение есть, а в отчете по расчетам оплаты нет?
Платежное поручение в 1С — это только документ-заявка, оно не делает движений по регистрам расчетов. Оплата появится в учете после создания и проведения документа «Списание с расчетного счета», обычно при загрузке выписки из банк-клиента. Проверьте раздел банковских выписок и загрузите выписку за нужную дату.
Как посмотреть оплаты поставщику по конкретному договору?
Сформируйте отчет «Анализ расчетов с поставщиками» или акт сверки, указав в настройках отбор по контрагенту и договору. В ОСВ по счету 60 включите группировку по субконто «Договоры». Если оплата попала на другой договор, исправьте его в документе оплаты и перепроведите.
Оплата проведена, но долг перед поставщиком не закрылся. Что делать?
Откройте документ оплаты и проверьте вид операции, договор и таблицу зачета авансов. Убедитесь, что поступление и оплата относятся к одному договору и одной организации. После исправления перепроведите документ и проверьте отчет по задолженности — развернутое сальдо по счету 60 должно исчезнуть.
Как выгрузить список оплат поставщику в Excel?
Сформируйте нужный отчет (например, «Анализ расчетов с поставщиками») или отфильтруйте журнал банковских выписок, затем используйте «Файл» → «Сохранить» или кнопку «Ещё» → «Вывести список» с сохранением в формате табличного документа. Полученный файл открывается в Excel.
Где посмотреть оплаты наличными поставщикам?
Наличные оплаты оформляются расходными кассовыми ордерами. Откройте «Банк и касса» → «Касса» → «Кассовые документы» и установите отбор по виду операции «Оплата поставщику». В отчетах по расчетам такие оплаты отражаются наравне с безналичными, поэтому акт сверки покажет полную картину.
Данные акта сверки расходятся с актом поставщика. С чего начать проверку?
Сопоставьте документы построчно за весь период. Чаще всего расхождения вызваны непроведенным платежом, оплатой на другой договор, банковской комиссией, списанной отдельно, или разницей в датах проведения платежа банком. Проверьте также возвраты и корректировки, которые могли быть учтены только одной из сторон.