Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С посмотреть МОЛ основных средств
Как в 1С посмотреть МОЛ основных средств: отчёты по материально ответственным лицам, инвентарная книга, ведомость ОС и проверка закрепления имущества за сотрудниками.
Материально ответственное лицо (МОЛ) по основным средствам — это сотрудник, за которым закреплено имущество организации: оборудование, компьютеры, мебель, транспорт. В 1С эта информация хранится в регистрах местонахождения и закрепления ОС, и посмотреть её можно несколькими способами — через карточку объекта, стандартные отчёты и инвентаризационные документы.
Знание того, где искать МОЛ, нужно при инвентаризации, увольнении сотрудника, передаче имущества между подразделениями и при подготовке к проверкам. Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), а также отмечены отличия для 1С:ERP и 1С:ЗУП, где ведётся учёт имущества в руках сотрудников.
Где в 1С хранится информация о МОЛ по основным средствам
В типовых конфигурациях МОЛ не является реквизитом самого элемента справочника «Основные средства». Привязка объекта к сотруднику фиксируется документами: «Принятие к учету ОС», «Перемещение ОС», «Модернизация ОС» и другими. Эти документы записывают сведения в регистры сведений — например, «Местонахождение ОС (бухгалтерский учёт)», где хранятся организация, подразделение и материально ответственное лицо.
Из этого следует важное следствие: актуальное МОЛ определяется последним по времени документом, изменившим местонахождение объекта. Если после перемещения ОС документ не провели или провели задним числом, данные в отчётах будут отличаться от фактических. Поэтому перед поиском МОЛ полезно убедиться, что все документы движения ОС проведены и последовательность не нарушена.
Просмотр МОЛ через карточку основного средства
Самый быстрый способ узнать, кто отвечает за конкретный объект, — открыть его карточку. Перейдите в раздел «ОС и НМА» → «Основные средства» и откройте нужный элемент. В карточке отображается информация о местонахождении, подразделении и МОЛ, действующая на текущую дату.
Если в карточке сведения не видны сразу, используйте переход по связанным данным: в панели навигации карточки ОС есть ссылки на регистры, например «Местонахождение ОС». Открыв запись регистра, вы увидите историю: какой документ и когда установил текущее МОЛ и подразделение. Это удобно, когда нужно выяснить, с какого момента сотрудник отвечает за объект.
Ограничение способа — он подходит для проверки одного-двух объектов. Для массового анализа по всему имуществу сотрудника или подразделения используйте отчёты, описанные ниже.
Отчёт «Ведомость по основным средствам»
Основной инструмент для просмотра МОЛ по всем объектам — отчёт «Ведомость по основным средствам». Он находится в разделе «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Ведомость по основным средствам». Отчёт показывает по каждому объекту инвентарный номер, стоимость, амортизацию, подразделение и МОЛ на выбранную дату.
- 1Откройте «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Ведомость по основным средствам».
- 2Укажите период и организацию, при необходимости — отбор по подразделению или конкретному МОЛ.
- 3В настройках (кнопка «Показать настройки») включите группировку по полю «МОЛ», если она не выведена по умолчанию.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте, что колонка с МОЛ заполнена по всем строкам.
Чтобы сгруппировать имущество по ответственным лицам, откройте настройки отчёта, на вкладке «Группировка» добавьте поле «МОЛ» выше группировки по объектам ОС. После формирования вы получите структуру: сотрудник → список закреплённых за ним основных средств. Это удобно при увольнении работника или передаче дел.
Если колонка МОЛ пуста по части объектов, это сигнал, что при принятии к учёту или перемещении поле не заполняли. Такие объекты стоит найти и оформить документ «Перемещение ОС» с указанием ответственного лица.
Инвентарная книга ОС-6б и карточка ОС-6
Для целей документального оформления и проверок используется инвентарная книга учёта ОС (форма ОС-6б). В 1С:Бухгалтерии она доступна в разделе «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Инвентарная книга ОС». В книге по каждому объекту выводятся сведения о принятии, перемещениях и выбытии, включая МОЛ и подразделение.
Инвентарная карточка ОС-6 формируется из карточки конкретного основного средства по кнопке печати. В разделе о внутреннем перемещении видно, между какими МОЛ объект переходил за время эксплуатации. Это основной способ показать проверяющему историю закрепления имущества.
Инвентаризация ОС: как сверить МОЛ с фактом
Документ «Инвентаризация ОС» (раздел «ОС и НМА») позволяет не только сверить остатки, но и увидеть, какие объекты числятся за конкретным МОЛ. Создайте документ, укажите подразделение и МОЛ — табличная часть заполнится автоматически всеми объектами, закреплёнными за этим сотрудником по данным учёта.
После фактического пересчёта в документ вносят количество «по факту». Расхождения покажут объекты, которые числятся за МОЛ, но отсутствуют, или наоборот — находятся у сотрудника без оформления. На основании документа печатается инвентаризационная опись ИНВ-1, где МОЛ расписывается в получении имущества.
Как проверить результат
После выбора МОЛ таблица заполнилась объектами с корректными инвентарными номерами
Таблица пустая или содержит объекты другого сотрудника — проверьте документы перемещения
По всем строкам указано ответственное лицо
Пустые значения — при принятии к учёту МОЛ не заполняли
Последняя запись соответствует фактическому держателю объекта
Последняя запись устарела — перемещение не оформлено документом
МОЛ и имущество сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:ERP
В 1С:Зарплата и управление персоналом учёт ведётся с позиции сотрудника: какое имущество ему выдано. Используйте документы «Выдача материальных ценностей» и «Возврат материальных ценностей» (раздел «Кадры» или «Настройка» в зависимости от версии), а также отчёт «Имущество сотрудников» — он показывает, что закреплено за каждым работником и не возвращено.
В 1С:ERP учёт МОЛ по ОС организован через эксплуатационные документы: «Принятие к учету ОС», «Перемещение ОС», отчёт «Ведомость ОС» с группировкой по МОЛ и подразделению. Кроме того, в ERP есть справочник договоров о материальной ответственности, который связывает сотрудника с допустимыми видами ответственности.
Где искать МОЛ в разных конфигурациях
Ведомость по ОС, инвентарная книга, регистр «Местонахождение ОС». Подходит для бухгалтерского учёта, нет кадрового блока ответственности.
Отчёт «Имущество сотрудников» и документы выдачи/возврата. Ведётся учёт от сотрудника, а не от объекта ОС.
Ведомость ОС с группировкой по МОЛ, договоры материальной ответственности, документы перемещения. Самый полный контур учёта.
Частые ошибки и как их исправить
Типичная ситуация — сотрудник уволен, а имущество за ним числится. Перед увольнением сформируйте ведомость по ОС с отбором по этому МОЛ и оформите «Перемещение ОС» на нового ответственного или на склад. Если сотрудник уже уволен, документ всё равно можно провести, указав его как передающую сторону, но лучше делать это до удаления доступа и кадровых документов.
Вторая ошибка — изменение МОЛ «задним числом» в старом документе. Это переписывает историю и может исказить данные прошлых отчётов и инвентаризаций. Корректный способ — новый документ «Перемещение ОС» текущей датой.
Частые вопросы
Почему в ведомости по ОС у объекта не указано МОЛ?
Поле МОЛ не было заполнено в документе, которым установлено текущее местонахождение (принятие к учёту или перемещение). Откройте последний такой документ из карточки ОС, проверьте поле ответственного лица и при необходимости оформите новое перемещение с указанием МОЛ.
Как посмотреть всё имущество, закреплённое за одним сотрудником?
Сформируйте «Ведомость по основным средствам» с отбором по полю МОЛ либо создайте документ «Инвентаризация ОС» с указанием сотрудника — табличная часть заполнится всеми числящимися за ним объектами. В ЗУП используйте отчёт «Имущество сотрудников».
Можно ли изменить МОЛ без документа перемещения?
Нет, корректный способ — только документ «Перемещение ОС» (или аналогичный в вашей конфигурации). Ручная правка регистра в обход документа нарушает связность учёта и не отразится в печатных формах ОС-6 и инвентарной книге.
Как узнать, когда и кем был изменён МОЛ по объекту?
В карточке ОС откройте регистр «Местонахождение ОС» — там видна история записей с указанием документов-регистраторов. По каждому документу через журнал можно определить автора изменений, если включён стандартный аудит действий пользователей.
Что делать, если МОЛ уволен, а ОС за ним числятся?
Сформируйте список таких объектов ведомостью с отбором по уволенному сотруднику и оформите документы «Перемещение ОС» на нового ответственного. Если фактическое имущество не найдено, проводите инвентаризацию и отражайте недостачу по регламенту.
Что важно запомнить
МОЛ по основным средствам в 1С хранится в регистрах местонахождения и устанавливается документами. Смотрите его через ведомость по ОС с группировкой по МОЛ, карточку объекта, инвентарную книгу или документ инвентаризации. Изменять ответственное лицо нужно только документом перемещения, а перед увольнением сотрудника — обязательно передавать закреплённое имущество.